Este artículo explica cómo configurar los permisos y los roles de empleado. Los dos están estrechamente relacionados en Personio, ya que los permisos no se pueden otorgar directamente a personas, sino que siempre se gestionan a través de roles de empleado. Al finalizar este artículo, sabrá cómo crear roles de empleado, asignar los permisos adecuados y gestionar quién pertenece a cada rol.

Antes de empezar

• Si no estás familiarizado con los roles de empleado , lee primero el artículo " Resumen de los permisos y los roles de empleado" . Explica los conceptos clave que necesitarás antes de configurar roles y permisos en Personio.
• Permisos: Necesitas un rol de administrador para configurar los permisos.

Crea un nuevo rol de empleado y configura los permisos.

Para configurar permisos para un rol de empleado, siga estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Haga clic en Crear rol.
4. Agregue un nombre de rol y una descripción opcional.
5. Haz clic en cada permiso para evaluar y configurar el acceso necesario en el panel lateral. Para obtener orientación, consulte:
   • Concede permisos para las tareas diarias en Personio
   • - Resumen de los roles de empleado y permisos más comunes
   • Resumen de permisos
6. Seleccione las personas que se asignar al rol siguiendo los pasos que se indican a continuación . 
7. Revisa el resumen y guarda el nuevo rol.

Para verificar los permisos de un empleado en todos sus roles asignados, vaya a la pestañaAsignados .

Añadir empleados a un rol de empleado

Para empleados individuales

Cuando añadir empleados individuales a un rol, aparecen en la sección "Personas siempre incluidas" y se agregan al rol independientemente de las reglas condicionales que hayas establecido. Para añadir empleados individuales a un rol:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Seleccione un rol de la lista y, a continuación, haga clic en Editar > Editar miembros .
4. En la pestañaAgregar personas , en Seleccionar miembros , buscar y seleccione los empleados que desea añadir. Los empleados seleccionados aparecen en la sección "Personas siempre incluidas" y se añaden al rol independientemente de las reglas condicionales que hayas establecido.
5. Los miembros añadidos aparecen automáticamente en la pestaña Miembros del panel lateral. Haz clic en la pestaña Cambios para ver quién se ha añadido o eliminado.
6. Guarda los cambios.

Agregar varios empleados según las condiciones

En lugar de agregar empleados uno por uno, puede establecer reglas basadas en atributos para asignar automáticamente a los empleados a un rol. Por ejemplo, puedes crear una regla que agregue a todos los miembros de un departamento o ubicación específicos. Cualquier persona que cumpla con la regla se agrega automáticamente, incluidos los nuevos empleados que se incorporan más tarde y cumplen con la misma regla.

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Seleccione un rol de la lista y, a continuación, haga clic en Editar > Editar miembros .
4. En la pestañaAgregar personas , en Personas agregadas según condiciones , haga clic en + Agregar regla .
5. Seleccione un atributo y defina sus criterios. Por ejemplo, al configurar "El lugar de trabajo contiene Londres", se asigna automáticamente a todos los empleados con sede en Londres a ese rol. Puedes seleccionar varios valores para un mismo atributo ; el rol incluirá a los empleados que coincidan con cualquiera de esos valores. No se puede añadir más de una regla para el mismo atributo.
6. Los miembros añadidos aparecen automáticamente en la pestaña Miembros del panel lateral. Haz clic en la pestaña Cambios para ver quién se ha añadido o eliminado.
7. Guarda los cambios.

Ten en cuenta que: Para excluir a personas específicas del grupo, selecciónelas en la pestañaExcluir personas . Si añadir manualmente a un empleado excluido al rol, su exclusión se sobrescribirá.

Atributos que puede utilizar en condiciones

Puedes añadir reglas utilizando los siguientes atributos predefinidos:

• Departamento
• Equipo
• Tipo de empleo
• Entidad legal
• Centro de trabajo
• Estado
• estado del supervisor (utilice esta opción para añadir automáticamente a todos los supervisores a un rol).
• Fecha de contratación
• Fecha de rescisión

También puede utilizar atributos personalizado con una única selección, fecha o tipo numérico.

Ten en cuenta que: Si establece una regla para excluir una opción específica, por ejemplo, "El departamento no contiene Ventas", el rol también incluirá a los empleados sin valor asignado para ese atributo, no solo a los de otros departamentos.

Retirar empleados de un rol del empleado

Puedes retirar a los empleados de un rol de diferentes maneras. Antes de guardar, evaluar la pestaña Cambios en el panel lateral para asegurarse de que ha eliminado a los empleados correctos.

Eliminar a un empleado individual

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Seleccione un rol de la lista y, a continuación, haga clic en Editar > Editar miembros .
4. En el panel lateral, buscar al empleado, coloque el cursor sobre su estado y haga clic en Excluir . Como alternativa, en la sección Personas siempre incluidas , haga clic en la "x" que aparece junto a su nombre.
5. Guarda los cambios.

Eliminar a varios empleados según las condiciones

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Seleccione un rol de la lista y, a continuación, haga clic en Editar > Editar miembros .
4. En la pestañaAgregar personas , ajuste o eliminar las reglas que haya configurado para retirar a los empleados que cumplan esas condiciones.
5. Guarda los cambios.

Excluir a empleados específicos de un grupo basado en condiciones

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Seleccione un rol de la lista y, a continuación, haga clic en Editar > Editar miembros .
4. En la pestañaExcluir personas , buscar y seleccione los empleados que desea excluir.
5. Guarda los cambios.

Eliminar un rol de empleado

Puedes eliminar los roles que ya no necesites. Eliminar un rol es una acción permanente e irreversible. Los empleados que desempeñen ese rol perderán los permisos que se les habían asignado.

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Haz clic en el rol que deseas eliminar. En la columna Acciones , haga clic en el icono de los tres puntos.
4. Haz clic en Eliminar rol.
5. Confirma la eliminación.

Pasos siguientes

Después de añadir empleados a un rol y establecer permisos, puede:

• Configurar el acceso al Calendario de equipo para cada rol de empleado.
• Activar la autenticación de dos factores (2FA) para cada rol de empleado. Los empleados con ese rol necesitan un código de su dispositivo móvil, un correo electrónico y una contraseña para iniciar sesión.
• Configurar recordatorios para cada rol para simplificar el trabajo diario de los empleados. Por ejemplo, puedes configurar un recordatorio relativo al final de los periodos de prueba de los empleados. Obtén más información sobre cómo configurar recordatorios específicos de cada rol con mejores prácticas.