Este artículo explica el área Automatizaciones en Personio. Aquí puedes hacer lo siguiente:

• Crear workflows automatizados para tareas repetitivas en Personio, como el onboarding y el offboarding, las aprobaciones, las solicitudes de firma y los workflows personalizados, según las necesidades de la organización. 
• Gestionar los workflows y las aprobaciones existentes. 
• Consulta el historial de actividad de los workflows y las aprobaciones.
• Crear y gestionar recordatorios para los roles de empleado.

Acceder al área Automatizaciones

Puedes acceder a hasta cuatro pestañas en Automatizaciones: Resumen, Workflows, Recordatorios y Actividad. Consulta a continuación los permisos que requiere cada pestaña.

Ten en cuenta que:
Los empleados con permiso de acceso a Workflows personalizados > Crear y gestionar workflows, pero sin permiso de acceso a Resumen de automatizaciones, pueden acceder al área Automatizaciones, pero no pueden consultar la pestaña Resumen.

Pestaña Vista general

Esta pestaña tiene un panel de control que muestra información clave sobre los workflows del ciclo de vida de los empleados de tu organización, como onboarding, offboarding, solicitudes de aprobación y solicitudes de firma electrónica. Puedes configurar estos workflows en los ajustes de tu cuenta.

El panel de control le ayuda a seguir el progreso de estos workflows, comprobar el estado de cada tarea e identificar cualquier cuello de botella. Los widgets aparecen en el panel de control en función de los permisos de los usuarios y cada widget está relacionado con un workflow específico. 

Nota:
La pestaña Resumen no muestra los datos de los workflows personalizados que creas con el generador de workflows. Utiliza las pestañas Workflows y Actividad para registrar esta información. 

Widgets de onboarding y offboarding

Estos widgets muestran todos los empleados que están en estos momentos asignados a las rutas de onboarding u offboarding. Puedes ver el número total de rutas activas y las rutas que tienen los estados Atrasada y Al día. Desde estos widgets, puede: 

• Haz clic en Ver todos los empleados que están en onboarding/offboarding en la parte inferior del widget para supervisar el progreso de los workflows de onboarding y offboarding.
• Detecte cualquier ruta retrasada debido a pasos atrasados y póngase en contacto con el empleado responsable para obtener más información.
• Haz clic en el icono del engranaje para gestionar las plantillas de onboarding y offboarding.
• Haz clic en el icono del rayo para añadir integraciones de Marketplace a los workflows de onboarding y offboarding. Esto le permite automatizar ciertos procesos, como conceder a los usuarios acceso a las herramientas.

Widget de solicitudes de aprobación

Solo los administradores pueden ver el widget Solicitudes de aprobación abiertas. Pueden usarlo para identificar las solicitudes de aprobación atrasadas por tipo de aprobación. Haz clic en un tipo de aprobación para ir a la pestaña Actividad y ver una lista de las solicitudes de aprobación de ese tipo. Selecciona una instancia de la lista para revisar los detalles. 

Consulta Gestionar aprobaciones para obtener más información.

Widget de firmas activas

Solo los administradores pueden vista el widget Firmas activas. Este widget muestra una vista general de todas las solicitudes de firma abiertas de todos los empleados. Incluye el número de solicitudes de firma firmadas, denegadas, pendientes y entregadas sin éxito debido a un correo electrónico no válido. Desde este widget, puedes:

• Detectar solicitudes de firma atrasadas y ponerte en contacto con el firmante para obtener más información, o solucionar rápidamente problemas con las solicitudes de firma fallidas.
• Haz clic en Ver todas las firmas para acceder a una vista más detallada de todas las solicitudes de firma abiertas.
• Haz clic en el nombre del documento para descargar el archivo cuya firma está pendiente.
• Haz clic en el nombre de la persona firmante para abrir el perfil del empleado.
• Haz clic en el icono del engranaje para gestionar las plantillas de documentos.
• Puedes registrar mejor todas las firmas incluidas en tu plan de Personio.

Si eres administrador y no puedes ver el widget, comprueba que la organización cumpla todos los requisitos. 

Pestaña Workflows

La pestaña Workflows muestra todos los workflows creados en el generador de workflows, organizados por tipo de desencadenante. En esta pestaña puedes hacer lo siguiente: 

• Hacer clic en una categoría de la izquierda para ver un tipo específico de workflow. 
• Encontrar detalles clave como el número de workflows, el nombre, quién los ha creado, el estado y la cantidad de ejecuciones. 
• Haz clic en Crear un workflow para configurar más workflows personalizados que se ajusten a las necesidades de tu empresa.
• Puedes activar, desactivar, copiar o eliminar los workflows personalizados que has creado en esta pestaña. Consulta Supervisar y gestionar los workflows para obtener más información.
• Si la organización utiliza workflows de aprobación para los cambios en los datos de los empleados o para el registro de jornada, los administradores pueden cambiar el orden de prioridad de esos workflows aquí. 
• Para las aprobaciones de ausencias, selecciona un tipo de ausencia para cambiar el orden de prioridad de las reglas de aprobación específicas del grupo para ese tipo ausencia.

Pestaña Actividad

Después de crear workflows y aprobaciones, usa la pestaña Actividad para supervisar la actividad de workflows y aprobaciones de tu organización. Para los usuarios con permisos, la pestaña tiene dos vistas: Workflows y Aprobaciones. Cambia de una a otra usando el botón de selección de la parte superior. 

• En la vista Workflows, selecciona una ejecución de workflow de la lista para ver los detalles, como el evento desencadenante, el empleado afectado, las personas asignadas y una línea temporal de los pasos completados y pendientes.
• En la vista Aprobaciones, selecciona una aprobación de la lista para ver los detalles de la solicitud y la línea temporal de cada paso de aprobación. 
• Utiliza las opciones de filtro para refinar los resultados de la tabla. Ajusta el rango de fechas para ver las ejecuciones dentro de un periodo de tiempo específico. Haz clic en Vistas para guardar una combinación de filtrado y orden que utilices con frecuencia.

Consulte Supervisar y gestionar los workflows para obtener más información. 

La pestaña Actividad no incluye información sobre los workflows del ciclo de vida de los empleados, como el onboarding, el offboarding o las firmas electrónicas. Para supervisar el progreso de estos workflows, ve a Automatizaciones > Vista general y haz clic en Ver todo en la parte inferior del widget correspondiente. 

Pestaña Recordatorios

La pestaña Recordatorios te permite ver, crear y gestionar recordatorios para roles específicos. Usa el menú desplegable para seleccionar un rol y ver o editar los recordatorios de ese rol. Para más información, consulta el artículo Crear recordatorios.

Más información

Para obtener más información sobre el área de Automatizaciones, consulta los siguientes artículos:

• Crear workflows
• Supervisar y gestionar los workflows
• Vista general de aprobaciones
• Gestionar procesos de aprobación
• Crear recordatorios