Este artículo explica el área Automatizaciones en Personio. Con esta área, puedes:

• Crear flujos de trabajo automatizados para tareas repetitivas en Personio como on- y offboarding, aprobaciones, solicitudes de firma y flujos de trabajo personalizados basados en las necesidades de tu Organización. 
• Gestiona tus flujos de trabajo existentes. 
• Consulta la actividad reciente de los flujos de trabajo en Personio.

Acceder al área Automatizaciones

Los empleados pueden acceder a hasta tres pestañas dentro de Automatizaciones: Vista general, flujos de trabajo y actividad. Consulta a continuación los permisos que requiere cada pestaña.

Ten en cuenta que:
Sólo los administradores pueden ver los widgets de firmas activas y solicitudes de aprobación en la pestaña vista general, y acceder a la información o acciones relacionadas con la aprobación. Los no administradores no pueden ver elementos relacionados con la aprobación en las pestañas Actividad o Flujos de trabajo. Los empleados con permiso de flujos de trabajo personalizados (pero sin permiso vista general de automatizaciones) pueden seguir accediendo al área de Automatizaciones, pero no verán la pestaña Vista general.

Pestaña Vista general

Esta pestaña tiene un panel de control que muestra información clave sobre los workflows del ciclo de vida de los empleados de tu organización, como onboarding, offboarding, solicitudes de aprobación y solicitudes de firma electrónica. Puedes configurar estos workflows en los ajustes de tu cuenta.

El panel de control le ayuda a seguir el progreso de estos workflows, comprobar el estado de cada tarea e identificar cualquier cuello de botella. Los widgets aparecen en el panel de control en función de los permisos de los usuarios y cada widget está relacionado con un workflow específico. 

Nota:
La pestaña Vista general no muestra los datos de los workflows nuevos y personalizados que creas con el generador de workflows. Para realizar un seguimiento de estos, usa las pestañas Workflows y Actividad. 

Widgets de onboarding y offboarding

Estos widgets muestran todos los empleados que están en estos momentos asignados a las rutas de onboarding u offboarding. Puede ver el número total de rutas activas y las rutas que están atrasadas y al día. Desde estos widgets, puede: 

• Supervisa el progreso de los workflow de onboarding y offboarding haciendo clic en Ver todos los empleados en onboarding/offboarding en la parte inferior del widget correspondiente.
• Detecte cualquier ruta retrasada debido a pasos atrasados y póngase en contacto con el empleado responsable para obtener más información.
• Gestiona tus plantillas de onboarding y offboarding haciendo clic en el icono con forma de engranaje situado en la esquina superior derecha del widget (visible solo para los administradores).
• Añade integraciones de Marketplace a tus workflows de onboarding y offboarding haciendo clic en el icono con forma de rayo situado en la esquina superior derecha del widget. Esto le permite automatizar ciertos procesos, como conceder a los usuarios acceso a las herramientas.

Widget de solicitudes de aprobación

Solo los administradores pueden ver el widget Solicitudes de aprobación abiertas. Haga clic en un tipo de aprobación para ver una vista más detallada de todas las solicitudes que están pendientes de decisión y los empleados designados como responsables de aprobación para cada una de ellas. Desde este widget, puedes:

• Detecta cualquier solicitud de aprobación atrasada para que puedas ponerte en contacto con el responsable de aprobación principal para obtener más información.

Consulta Gestionar aprobaciones para obtener más información.

Widget de firmas activas

Este widget muestra una vista general de todas las solicitudes de firma abiertas para todos los empleados. Incluye el número de solicitudes de firma firmadas, denegadas, pendientes y entregadas sin éxito debido a un correo electrónico no válido. Desde este widget, puedes:

• Detectar cualquier solicitud de firma vencida, y ponerte en contacto con el firmante para obtener más información, o solucionar rápidamente cualquier solicitud de firma fallida.
• Acceda a una vista más detallada de todas las solicitudes de firma abiertas haciendo clic en Ver todas las firmas.
• Para descargar el documento que contiene una firma abierta, haga clic en el nombre del documento.
• Vaya al perfil del empleado del firmante haciendo clic en el nombre del firmante.
• Accede al área de ajustes para gestionar tus plantillas de documentos haciendo clic en el icono de engranaje situado en la esquina superior derecha (solo disponible para administradores).
• Puedes registrar mejor todas las firmas incluidas en tu plan de Personio.

Solo los administradores pueden vista el widget Firmas activas. Si eres administrador y no puedes ver el widget, asegúrate de que tu Organización cumple todos los requisitos. 

Pestaña Workflows

La pestaña Workflows muestra todos los workflows creados en el generador de workflows, organizados por tipo de desencadenante. Para ver un tipo específico de workflow, haz clic en la categoría de la izquierda. Puede encontrar detalles clave como la cantidad de workflows, sus nombres, quién los ha creado, su estado y la cantidad de ejecuciones. 

Haz clic en Crear un workflow para configurar más workflows personalizados que se ajusten a las necesidades de tu empresa.

Puede activar, desactivar, copiar o eliminar los workflows personalizados que ha creado en esta pestaña. Consulta Supervisar y gestionar los workflows para obtener más información.

Si su Organización utiliza flujos de trabajo de aprobación para datos de empleados o asistencias, los administradores pueden cambiar el orden de prioridad de esos flujos de trabajo aquí. 

Para las aprobaciones de ausencias, selecciona un tipo de ausencia para cambiar el orden de prioridad de las reglas de aprobación específicas del grupo para ese tipo ausencia.

Pestaña Actividad

Después de crear workflows, usa la pestaña Actividad para monitorear la actividad de los workflow de tu Organización de los últimos 30 días. Selecciona un flujo de trabajo de la lista para ver los detalles, incluidos cuándo se activó el flujo de trabajo, qué empleado está afectado y qué pasos se han completado o siguen pendientes.

Consulte Supervisar y gestionar los workflows para obtener más información. 

La pestaña Actividad no incluye información sobre los workflows del ciclo de vida de los empleados, como el onboarding, el offboarding, las firmas electrónicas y las solicitudes de aprobación. Para supervisar el progreso de estos workflows, ve a Automatizaciones > Vista general y haz clic en Ver todo en la parte inferior del widget correspondiente. 

Solo los administradores pueden ver la actividad relacionada con los flujos de trabajo de aprobación en esta pestaña.

Pestaña Recordatorios

La pestaña Recordatorios te permite ver, crear y gestionar recordatorios para roles específicos. Usa el menú desplegable para seleccionar un rol y ver o editar los recordatorios de ese rol. Para más información, consulta el artículo Crear recordatorios.

Más información

Para obtener más información sobre el área de Automatizaciones, consulte los siguientes recursos:

• Crear workflows
• Vista general de aprobaciones
• Gestionar los procesos de aprobación
• Crear recordatorios