Para solicitar la firma de documentos, el empleado que la solicita tiene que tener los permisos de acceso necesarios.

• Permiso de visualización para el perfil público
• Permiso de edición para la categoría del documento pertinente

Puedes definir qué permisos se requieren durante el proceso de oferta de trabajo utilizando los roles de Reclutamiento. Como mínimo, se requieren permisos de vista para Candidaturas y permisos de edición para Ofertas de trabajo.

Puedes utilizar firmas electrónicas para documentos almacenados en Personio que estén en uno de estos formatos compatibles: PDF, DOCX, DOC, TXT, CSV, HTML, DOTX, OTT, RTF, ODT y OTM.

Para saber más sobre el uso de firmas en documentos de los empleados, consulta Firmas para documentos del empleado. Para más información sobre el proceso de oferta de trabajo, consulta Firmas en el proceso de oferta de trabajo.

Nota:
Si tienes preguntas sobre la seguridad jurídica y el efecto de las firmas electrónicas, ponte en contacto con un abogado o un asesor legal. Personio proporciona los requisitos técnicos previos y la herramienta para las firmas. Personio no asume ninguna responsabilidad por su uso.

El estado de los empleados que han de firmar documentos tiene que ser uno de los siguientes: activo, onboarding o inactividad temporal. También tiene que figurar un correo electrónico válido en el perfil del empleado. No se pueden solicitar firmas a empleados inactivos.

En el área Reclutamiento, puedes solicitar firmas digitales a los candidatos y a los empleados participantes para documentos como las ofertas de trabajo. El correo electrónico que figura en el perfil de los candidatos tiene que ser válido. Consulta Firmas en el proceso de oferta de trabajo para saber más.

Personio colabora con DocuSign para ofrecer tres tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada. Para obtener más información sobre la validez legal de cada tipo, consulta Validez legal de las firmas electrónicas.

El Reglamento eIDAS regula las firmas electrónicas en la UE. Define tres tipos de firma electrónica, cada una con diferentes requisitos de cumplimiento. El tipo de firma que tienes que usar depende de las leyes de tu país.

Consulta la sección Validez legal de las firmas electrónicas para más información.

Personio proporciona las herramientas para las firmas electrónicas. Personio no asume ninguna responsabilidad por cómo se utilicen. Los clientes tienen que solicitar asesoramiento legal ajustado a sus circunstancias específicas.

Las firmas electrónicas cualificadas son un complemento de pago disponible en el plan Core Pro. Personio cobra 6 € por firmante y por documento en cada intento de verificación de identidad del firmante, independientemente del resultado. El sistema factura el uso mensualmente a mes vencido.

Consulta Firmas electrónicas cualificadas para más información.

Personio cobra por las firmas cualificadas para cubrir el proceso de verificación de identidad. Este cargo se aplica independientemente del resultado.

Tras un intento fallido, el sistema bloquea el sobre. El solicitante recibe una notificación sobre el intento fallido y los motivos a través de una tarea de la bandeja de entrada de Personio. A partir de ahí, puede volver a enviar la solicitud para que el firmante intente verificar la identidad de nuevo.

Si el uso de la firma electrónica es limitado, puedes ver cuántas firmas digitales incluye el plan mensual y cuántas has utilizado ya. La información está en la página de resumen de firmas, a la que se accede a través del área Automatizaciones.