En este artículo te explicamos los workflows. Puedes comenzar a crear y monitorear todos tus workflows desde el área Automatizaciones.

En este artículo te explicamos cómo crear plantillas de documentos y contratos con un apartado específico para las firmas electrónicas. Para que el proceso de solicitud y obtención de firmas funcione, las plantillas deben contener los marcadores de posición de firma necesarios. Puedes utilizar estas plantillas de documentos para los documentos de los empleados o para las propuestas de contrato que envíes durante el proceso de oferta.

Crear plantillas

Para utilizar firmas electrónicas en un documento, debes crear una plantilla de contrato con marcadores de posición de firma. Puedes crear la plantilla de documento en cualquier procesador de texto, y subir el archivo en formato DOC, DOCX, ODT u OTT. Obtén más información sobre cómo administrar categorías de documentos y plantillas.

Nota Una vez que un documento se ha finalizado y firmado electrónicamente, Personio lo almacena como un archivo PDF, independientemente del formato del archivo original. Podrás ver y descargar estos documentos directamente en el perfil del empleado o candidato correspondiente.

Crear un marcador de posición de firma

Para crear un marcador de posición en la plantilla, introduce @@ antes y después de la designación. Puedes incluir varios marcadores de posición en el documento, y especificar quiénes serán los firmantes, por ejemplo: @@Candidate@@, @@Employee@@ o @@Recruiter@@.

Consejos

• Si una persona necesita iniciar sesión en más de un lugar, sé coherente al usar la misma designación, incluida la misma ortografía y mayúsculas. Debes incluir una única designación por cada firmante.
• La palabra que usas dentro de los caracteres @@ no garantiza automáticamente que se asigne al empleado correcto el marcador de posición de firma durante el proceso de firma. Debes asignarlos manualmente al solicitar una firma. Sin embargo, las designaciones te ayudarán a identificar a quién se debe asignar un marcador de posición durante este paso.
• Los marcadores de posición de firma también determinan con precisión dónde deben firmar los firmantes un documento. Asegúrate de dejar suficientes líneas en blanco en la ubicación deseada para poder incluir las firmas electrónicas correspondientes. Te recomendamos que, en un documento con fuente Arial y un tamaño de fuente de 11 puntos, dejes como mínimo dos líneas en blanco después de cada marcador.
  
• Asegúrate de que el marcador de posición de la firma no se haya colocado en el encabezado o pie de página del documento. El sistema solo reconoce los marcadores de posición de firma incluidos en el cuerpo del texto.
• También debes comprobar que el marcador de posición que has introducido no continúe en la siguiente línea. De lo contrario, el documento no se subirá correctamente. Esto es algo que puede suceder si introduces un marcador de posición al final de una línea o dentro de una tabla en una celda pequeña.
• Para que la función de firma funcione, la plantilla debe contener al menos otro marcador de posición ( por ejemplo, {{first_name}}) junto al marcador de posición de firma en cualquier plantilla de contrato que quieras usar durante el proceso de oferta de la sección de reclutamiento.

Crear un marcador de posición para la fecha y la ubicación de la firma

Además del marcador de posición de firma, también puedes añadir un marcador de posición de fecha y lugar de la firma. El marcador de posición de lugar permite introducir la ubicación exacta en la que se produjo la firma (ciudad, país, etc). El marcador de posición de fecha se rellena automáticamente con la fecha en la que se añade la firma durante el proceso de firma. La fecha se introduce con el formato DD-MM-AAAA. Por el momento, no es posible modificar el formato ni la fuente. 

En la siguiente tabla te mostramos cómo se ven los marcadores de posición de firma, lugar y fecha en las diferentes fases de creación y firma del documento. 

Cómo utilizar los marcadores de posición:

Crea los marcadores de posición en el lugar exacto en el que quieres que aparezcan en el documento. A continuación, encontrarás algunos ejemplos:

Marcador de posición de lugar: @@designación##city@@
Example: @@Mitarbeiter##city@@

Marcador de posición de fecha: @@designación##date@@
Example: @@Mitarbeiter##date@@

Consejo: para los marcadores de posición de lugar y fecha no necesitas dejar espacio en la plantilla. Eso sí, la designación que utilices para los marcadores de posición de lugar y fecha debe coincidir con la elegida para el marcador de posición de firma para asegurar su correcta correlación.

Corrección de errores en los marcadores de posición

Cuando añadas marcadores de posición de firma, lugar y fecha a una plantilla de documento, asegúrate de escribirlos de forma correcta. Si existe algún tipo de errata, la asignación automática del documento no funcionará, y el documento no se verá correctamente. 

A continuación, te mostramos algunos de los errores más comunes:

Si los errores anteriores no se aplican a tu situación, consulta nuestra lista de otros errores comunes de plantilla.

Subir plantillas

Una vez creada la plantilla de documento, consulta cómo subir la plantilla a Personio.