Crear documentos con marcadores de posición de firma

 

 

Workflow_Hub.png Este artículo está relacionado con los flujos de trabajo. Puedes supervisar y empezar a configurar todos tus flujos de trabajo desde el Centro de workflows.

En este artículo te explicamos cómo crear plantillas de documentos y contratos con un apartado específico para las firmas electrónicas. Para que el proceso de solicitud y obtención de firmas funcione, las plantillas deben contener los marcadores de posición de firma necesarios. Puedes utilizar estas plantillas de documentos para los documentos de los empleados o para las propuestas de contrato que envíes durante el proceso de oferta.

 

Crear plantillas

Lo primero que debes hacer es crear la correspondiente plantilla de contrato, en la que más tarde añadirás los marcadores de posición necesarios. Para crear una plantilla de documento, tendrás que usar un procesador de texto. Personio admite plantillas creadas con Microsoft Word (.docx/.doc) y OpenOffice (.odt/.ott). Encontrarás más información al respecto en el artículo Cómo configurar categorías de documentos y añadir plantillas.

Ten en cuenta que, independientemente del formato del archivo original, una vez que el documento se firme electrónicamente, se generará una copia en PDF. Podrás ver y descargar estos documentos directamente en el perfil del empleado o candidato correspondiente.

Consejo: para añadir firmas electrónicas a plantillas ya existentes, tendrás que modificarlas y subirlas de nuevo siguiendo las instrucciones que te indicamos a continuación.

 

Crear un marcador de posición de firma

Para crear un marcador de posición en la plantilla, tendrás que introducir @@ antes y después de cada designación. Puedes incluir varios marcadores de posición en el documento, y especificar quiénes serán los firmantes, por ejemplo: @@Candidato@@, @@Empleado@@ o @@Reclutador@@.

Consejos

  • Si necesitas que la misma persona firme en varios lugares, utiliza la misma designación en todo el documento. Debes incluir una única designación por cada firmante.
  • Ten en cuenta que, la asignación de los firmantes a los distintos marcadores de posición de firma no es automática, sino que debe hacerse de forma manual. Por tanto, aunque hayas incluido el nombre del firmante entre estos caracteres @@, el sistema no asignará el marcador de posición al empleado correspondiente. Las designaciones son simples indicaciones de qué persona debe firmar, y dónde.
  • Los marcadores de posición de firma también determinan con precisión dónde deben firmar los firmantes un documento. Asegúrate de dejar suficientes líneas en blanco en la ubicación deseada para poder incluir las firmas electrónicas correspondientes. Te recomendamos que, en un documento con fuente Arial y un tamaño de fuente de 11 puntos, dejes como mínimo dos líneas en blanco después de cada marcador.
  • También debes comprobar que el marcador de posición que has introducido no continúe en la siguiente línea. De lo contrario, el documento no se subirá correctamente. Esto es algo que puede suceder si introduces un marcador de posición al final de una línea o dentro de una tabla en una celda pequeña.
  • Para que la función de firma funcione, la plantilla debe contener al menos otro marcador de posición (p. ej., {{first_name}}) junto al marcador de posición de firma en cualquier plantilla de contrato que quieras usar durante el proceso de oferta de la sección de reclutamiento.

 

Crear un marcador de posición para la fecha y el lugar de la firma

Además del marcador de posición de firma, también puedes añadir un marcador de posición de fecha y lugar de la firma. El marcador de posición de lugar permite introducir la ubicación exacta en la que se produjo la firma (ciudad, país, etc). El marcador de posición de fecha se rellena automáticamente con la fecha en la que se añade la firma durante el proceso de firma. La fecha se introduce con el formato DD-MM-AAAA. Por el momento, no es posible modificar el formato ni la fuente. 

En la siguiente tabla te mostramos cómo se ven los marcadores de posición de firma, lugar y fecha en las diferentes fases de creación y firma del documento. 

Vista de plantilla de documento Vista del proceso de firma Vista PDF
e-signature-placeholder-document-template_es.png e-signature-placeholder-signing-document_es.png e-signature-placeholder-final-pdf_es.png

 

Cómo utilizar los marcadores de posición:

Crea los marcadores de posición en el lugar exacto en el que quieres que aparezcan en el documento. A continuación, encontrarás algunos ejemplos:

Marcador de posición de lugar: @@designación##city@@
Example: @@Mitarbeiter##city@@

Marcador de posición de fecha: @@designación##date@@
Example: @@Mitarbeiter##date@@

Consejo: para los marcadores de posición de lugar y fecha no necesitas dejar espacio en la plantilla. Eso sí, la designación que utilices para los marcadores de posición de lugar y fecha debe coincidir con la elegida para el marcador de posición de firma para asegurar su correcta correlación.

 

Corrección de errores en los marcadores de posición

Cuando añadas marcadores de posición de firma, lugar y fecha a una plantilla de documento, asegúrate de escribirlos de forma correcta. Si existe algún tipo de errata, la asignación automática del documento no funcionará, y el documento no se verá correctamente. 

A continuación, te mostramos algunos de los errores más comunes:

Incorrecto Correcto Explicación
@@Designación##city##date@@ @@Designación##city@@ @@Designation##date@@ Para mostrar tanto el lugar como la fecha de la firma, hay que crear dos marcadores de posición. No es posible combinar ##city y ##date en un mismo marcador de posición.
@@Designación##cities@@ @@Designación##city@@ El marcador de posición no acepta ##cities como parámetro. 
@@designación##@@
@@Designación@@ o
@@Designación##city@@ o
@@Designación##date@@
El marcador de posición no admite la doble almohadilla ##, a menos que vaya seguida de "city" o "date".

 

Subir plantillas

Una vez creada la plantilla de documento, sigue estos pasos para subirla a tu cuenta:

  1. Ve a Ajustes > Personal > Documentos.
  2. Haz clic en Añadir plantilla para subir la plantilla a tu cuenta.
  3. Selecciona la categoría, introduce un nombre para la plantilla y define el idioma que corresponda.

    Ten en cuenta que para poder usar las plantillas de contrato durante el proceso de reclutamiento, estas deberán subirse dentro de la categoría Contratos de trabajo.

  4. Selecciona un archivo con el formato adecuado y haz clic en Subir.
  5. Una vez completado el proceso, haz clic en la plantilla que acabas de subir y, en ¿Quién lo firmará primero?, determina el orden en el que se solicitarán las firmas a los firmantes.

    También podrás ver de inmediato cuántos marcadores de posición de firma contiene el documento para cada firmante. 

 

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