En este artículo se explica cómo crear plantillas de documentos y contratos que se pueden firmar electrónicamente. Para que el proceso de solicitud y obtención de firmas electrónicas funcione, las plantillas deben contener los marcadores de posición de firma necesarios. Puedes utilizar estas plantillas de documentos para los documentos de los empleados o para las propuestas de contrato que envíes durante el proceso de oferta.

Crear plantillas

Para utilizar firmas electrónicas en un documento, debes crear una plantilla de contrato con marcadores de posición de firma. Puedes crear la plantilla de documento en cualquier procesador de texto, y subir el archivo en formato DOC, DOCX, ODT u OTT. Obtén más información sobre cómo administrar categorías de documentos y plantillas.

Ten en cuenta que:
Independientemente del formato del archivo original, una vez el documento se firme electrónicamente, se generará una copia en PDF. Podrás ver y descargar estos documentos directamente en el perfil del empleado o candidato correspondiente.

Crear un marcador de posición de firma

Para crear un marcador de posición en la plantilla, introduce @@ antes y después de la designación. Puede añadir hasta 25 marcadores de posición de firma por documento y escoger libremente sus designaciones. Por ejemplo, @@Candidato@@, @@Empleado@@ o @@Reclutador@@.

Utilizar designaciones coherentes

Si una persona necesita iniciar sesión en más de un lugar, sé coherente al usar la misma designación, incluida la misma ortografía y mayúsculas. Debes incluir una única designación por cada firmante.

Asignar firmantes manualmente

La palabra que usas dentro de los caracteres @@ no garantiza automáticamente que se asigne al empleado correcto el marcador de posición de firma durante el proceso de firma. Debes asignarlos manualmente al solicitar una firma. Sin embargo, las designaciones te ayudarán a identificar a quién se debe asignar un marcador de posición durante este paso.

Deja espacio para las firmas

Los marcadores de posición de firma también determinan con precisión dónde deben firmar los firmantes un documento. Asegúrate de dejar suficientes líneas en blanco en la ubicación deseada para poder incluir las firmas electrónicas correspondientes. Recomendamos un mínimo de dos líneas en blanco después del marcador de posición.

Evita encabezados y pies de página

Asegúrate de que el marcador de posición de la firma no se haya colocado en el encabezado o pie de página del documento. El sistema solo reconoce los marcadores de posición de firma incluidos en el cuerpo del texto.

Evitar el ajuste de línea

Para subir un documento correctamente en Personio, asegúrate de que el marcador de posición no se envuelva en una nueva línea. Esto puede suceder con marcadores de posición dentro de una mesa si una celda de mesa no es lo suficientemente grande. El marcador de posición no debe colocarse al final de una línea o dentro de una celda de mesa pequeña.

Incluir marcadores de posición adicionales para reclutamiento

Para que la función de firma funcione, la plantilla debe contener al menos otro marcador de posición (p. ej., {{first_name}}) junto al marcador de posición de firma en cualquier plantilla de contrato que quieras usar durante el proceso de oferta de la sección de reclutamiento.

Ten en cuenta que:
Los marcadores de posición de firma no pueden contener umlauts (por ejemplo, ä, ö, ü) o espacios en blanco. Use "ae", "oe" o "ue" en lugar de umlauts.

Crear un marcador de posición para la fecha y la ubicación de la firma

Para agregar una ubicación y una fecha para cada firmante dentro de un documento, añade marcadores de posición a la plantilla. Ten en cuenta lo siguiente:

• Estos marcadores de posición no reemplazan el marcador de posición de firma. Tienes que tener un marcador de posición específico para la firma en el documento. Por ejemplo: @@Empleado@@. Si solo incluyes marcadores de posición para la ubicación y la fecha, el destinatario no podrá firmar el documento. 
• El marcador de posición de ubicación define en qué parte del documento un firmante puede introducir la ubicación donde firmó el documento. 
• El marcador de posición de la fecha en el documento se completa automáticamente con la fecha en que el documento fue creado y enviado para su firma. La fecha se introduce en el formato DD/MM/AAAA. Actualmente no es posible editar el formato o la fuente. 

En la siguiente tabla te mostramos cómo se ven los marcadores de posición de firma, lugar y fecha en las diferentes fases de creación y firma del documento.  

Vista de plantilla de documento	Vista del proceso de firma	Vista PDF

Usar los marcadores de posición

Crea los marcadores de posición en el lugar exacto en el que quieres que aparezcan en el documento. A continuación, encontrarás algunos ejemplos:

• Marcador de posición de lugar: @@designationcity@@ 
  Ejemplo: @@Mitarbeiter##city@@
• Marcador de posición de fecha: @@designationdate@@
  Ejemplo: @@Mitarbeiter##date@@

Los marcadores de posición ##city@@ y ##date@@ deben estar minúsculas para funcionar correctamente. Cuando utilices marcadores de posición para la ubicación y la fecha, no necesitas dejar un espacio en blanco en la plantilla de tu documento como lo harías con los marcadores de posición para las firmas. La designación que utilices para los marcadores de posición de lugar y fecha debe coincidir con la elegida para el marcador de posición de firma para asegurar su correcta correlación.

Corrección de errores en los marcadores de posición

La asignación automática de un documento no funciona correctamente, o el documento puede mostrarse de forma incorrecta si se usa una ortografía incorrecta en los marcadores de posición para las firmas o para la ubicación y la fecha.  

Esta tabla muestra ejemplos de por qué pueden producirse errores de marcador de posición.

Si los errores anteriores no se aplican a tu situación, consulta nuestra lista de otros errores comunes de plantilla.

Pasos siguientes

Una vez creada la plantilla de documento, consulta cómo subir la plantilla a Personio.