Tal vez quieras integrar entidades legales nuevas en la cuenta de Personio en otro momento, a medida que la empresa crezca, se expanda o adquiera otras empresas. Este artículo describe cómo incorporar empleados y procesos nuevos a la configuración de la cuenta.
1. Análisis de las necesidades
Como primer paso, analiza en detalle las estructuras de la entidad legal nueva para obtener una vista general de los procesos en los que se basa. A continuación, decide cómo asignar la entidad legal a Personio en función de las necesidades existentes de la organización. En este proceso, te sugerimos que te plantees estas preguntas:
- ¿La estructura de la entidad legal nueva se adaptará a la cuenta de Personio?
- ¿O adaptarás las configuraciones existentes en Personio a las estructuras de la entidad legal nueva?
Esta decisión estratégica se tiene que tomar en el inicio de la integración de una o varias entidades legales nuevas. La siguiente tabla te proporciona varios puntos que se tienen que tener en cuenta en el análisis y que pueden afectar a los ajustes de la cuenta:
| Pregunta | Posibles implicaciones en Personio | |
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Empleado Grupos |
¿Se añadirán tipos de empleo nuevos? Por ejemplo, empleados cubiertos por convenios colectivos, autónomos, estudiantes en prácticas o aprendices. |
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Ausencia Normas |
¿Habrá normas diferentes para la inactividad temporal o para otorgar la inactividad temporal? |
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2. Planificación de la implementación
Elabora un calendario de implementación de la integración que tenga en cuenta estos puntos:
| Recursos humanos | Planifica los recursos humanos internos para recopilar y preparar los datos, además de preparar la cuenta. |
| Sistemas heredados | ¿La entidad legal nueva funciona con otros sistemas de HRIS que se sustituirán? |
| Análisis de las partes interesadas | ¿Qué partes interesadas hay que incluir en la integración de la entidad legal nueva? |
| Programación | Evitar periodos críticos, como el fin del año financiero o de nómina, o los periodos de inactividad temporal |
| Definición del proceso | Definiciones de procesos nuevos o integración con procesos existentes, como onboarding, contratación, cambios en curso, preparación de nóminas, bajas voluntarias, etc. |
| Comunicación con los empleados | Preparación de las comunicaciones internas adecuadas y ayuda a la gestión de los cambios |
| Puesta en marcha | Planificación del material de formación para los gestores de recursos humanos, reclutadores, supervisores y/o empleados. |
3. Implementación
Se tienen que completar varios pasos previos antes de empezar a adaptar los ajustes de la cuenta de acuerdo con lo que se haya descubierto en el análisis de las necesidades.
Activar entidades legales
Si nunca has utilizado la funcionalidad de entidad legal, actívala en la cuenta de Personio a través de Ajustes. En la sección Cuenta y ayuda, haz clic en Valores predeterminados de la empresa.
Para asignar empleados a una entidad legal, edita en bloque el atributo de entidad legal de la Lista de personal o importa los datos de un archivo Excel.
Importar empleados nuevos
Sigue los primeros pasos de la configuración inicial de la cuenta para integrar empleados nuevos en la cuenta de Personio. Presta especial atención al área de nómina preliminar, sobre todo si nunca antes has gestionado entidades legales en la nómina preliminar. Comprueba que todos los atributos que puedan afectar a los informes estándar o a la nómina preliminar cuenten con fechas exactas:
| Atributo | Implicaciones |
| Establecimiento permanente | Se tiene que asignar a cada empleado a una entidad legal para incluirlo en la nómina preliminar. |
| Estado | Solo se incluye a empleados internos en la nómina preliminar. |
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Grupo contable (si es necesario) |
Se pueden especificar diferentes periodos de nómina para distintos grupos contables. |
Ten en cuenta que:
Es posible que haya que actualizar los datos históricos. Se puede hacer a través del historial del empleado.
4. Comunicación y puesta en marcha
Integrar entidades legales y empleados nuevos conlleva (parcialmente) poner en marcha otra vez Personio. Utiliza nuestros consejos y recursos para facilitar las actividades que tienes que llevar a cabo internamente en este proceso de cambio. Son los mismos que para la puesta en marcha inicial de Personio.