En este artículo te explicamos cómo configurar recordatorios puntuales y recurrentes en Personio para realizar un seguimiento de los eventos más importantes.

¿Qué son los recordatorios en Personio? 

Los recordatorios son notificaciones que se muestran en la bandeja de entrada y que puedes configurar para recordar determinados eventos a los empleados.

Personio te permite crear flujos de trabajo de recordatorio para los siguientes eventos creados por el sistema:

• Fecha de finalización del período de prueba.
• Fecha de contratación
• Último día de trabajo
• Finalización del contrato
• Fecha de rescisión
• Último cambio salarial
• Próxima ausencia
• Fecha de nacimiento
• Fecha de vencimiento del visado

También es posible crear un workflow de recordatorio para todos los atributos personalizados de tipo fecha.

¿Dónde puedo ver los recordatorios?

De forma predeterminada, Personio muestra recordatorios en la Bandeja de entrada, a la que se puede acceder desde cualquier lugar de la herramienta en la esquina derecha. A la hora definida para el recordatorio, la entrada relevante para el evento desencadenante aparece en la Bandeja de entrada de todos los empleados que están configurados como destinatarios del recordatorio. También tiene la opción de enviarles una notificación por correo electrónico. 

Ciertos usuarios con permisos de acceso de “Gestionar cuenta” pueden ver o configurar recordatorios en la pestaña Recordatorios del perfil del empleado.

Encontrarás más información sobre la bandeja de entrada en el artículo Global Task Management.

Creación de un workflow de recordatorios en los ajustes

1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
2. En Roles, selecciona el rol que corresponda y haz clic en Recordatorios.
3. A continuación, haz clic en Añadir workflow de recordatorio.
4. En el menú desplegable Recordar a, selecciona a qué rol de empleado se enviará el recordatorio.
5. Luego, en el menú desplegable Acerca de, selecciona un evento de activación, que será el que desencadene todo el proceso.
6. Por último, en el campo de, selecciona a qué grupo de empleados se aplicará el recordatorio. 
   

   Distinga entre los siguientes grupos de empleados:

   Grupo	Descripción
   Todos los empleados	Todos los empleados activos en Personio.
   Mis subordinados	Todos los empleados que comparten el mismo supervisor directo o indirecto.
   Mis empleados directos	Todos los empleados que comparten el mismo supervisor directo.
   Especial	Un grupo específico, definido por un conjunto de filtros para cualquier atributo del tipo "lista de opciones". Si se elige la opción propio, los empleados reciben recordatorios para otros empleados con la misma opción para el atributo. Por ejemplo, con el filtro "subempresa igual a propio", el empleado recibe recordatorios para otros empleados de la misma subempresa.

7. Ahora selecciona cuándo quieres que se envíe el recordatorio (al cabo de cuántos días/semanas antes o después del evento).
   

   
   Los recordatorios se muestran según la siguiente lógica en la Bandeja de entrada:
   ▶︎ Los recordatorios programados para ser enviados antes de o el mismo día de un evento permanecen en la Bandeja de entrada hasta un día después del evento.
   Los recordatorios programados para enviarse después de un evento desaparecen automáticamente de la bandeja de entrada una semana después de que se muestre el recordatorio.Si hay algún recordatorio que no quieres que desaparezca automáticamente después de las fechas límite explicadas previamente, selecciónalo como notificación sin vencimiento. Estas notificaciones se muestran hasta que son confirmadas activamente por el usuario correspondiente.

8. Determina si quieres configurar una Notificación con vencimiento automático o una Notificación sin vencimiento.
9. En Frecuencia marca la casilla si quieres que el recordatorio se envíe cada año. 
10. Añade una nota con información adicional sobre el recordatorio.
11. Haz clic en Agregar.

Gestión de los flujos de trabajo de recordatorios

Modificación de un workflow de recordatorios

1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
2. Selecciona un rol y haz clic en Recordatorios.
3. A continuación, haz clic en el icono junto al workflow que quieras modificar y realiza los cambios necesarios.
4. -
5. Para guardar los cambios, haz clic en Editar.

Eliminación de un workflow de recordatorio

1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
2. Selecciona un rol y haz clic en Recordatorios.
3. Haz clic en el icono junto al workflow que quieras eliminar.
4. A continuación, en la ventana de confirmación, pulsa en Eliminar.

Creación de recordatorios personales

Además, los empleados tienen la opción de guardar recordatorios personales en Ajustes personales > Recordatorios:

Cuando agregas un recordatorio personal para un atributo que se aplica a Todos los empleados, solo recibirás un recordatorio para los empleados cuya información puedes ver o editar. En el ejemplo a continuación, al empleado de muestra solo se le recordará el Último día de trabajo de los empleados para los que tiene permisos de visualización y/o edición para la sección Información de recursos humanos, donde se encuentra el atributo. Descubre cómo configurar los permisos de acceso correspondientes en el artículo Permisos de acceso generales.

Además de los recordatorios personales, todos los recordatorios de roles aplicables a un empleado se muestran en la configuración personal:

Recordatorios ligados a empleados específicos

Para configurar un recordatorio para un empleado específico, ve a su perfil de empleado, haz clic en la pestaña Recordatorios e ingresa la fecha y nota relevantes en Agregar un recordatorio. Esto crea un recordatorio individual para cualquier fecha que elijas sin hacer referencia a un atributo.

Nota
Para ver la pestaña Recordatorios, los empleados necesitan permisos de visualización para la sección Gestionar cuentas a través deConfiguración > Personas > Roles de empleado > Permisos de acceso.