Este artículo explica cómo configurar recordatorios únicos y recurrentes en Personio. Los recordatorios soy muy útiles a la hora de recordar eventos importantes. Los recordatorios son notificaciones que se muestran en la bandeja de entrada. Puedes crear:

• Recordatorios específicos de roles, para cualquier empleado con un rol específico
• Recordatorios para ti mismo
• Recordatorios para otros empleados específicos

Puedes crear workflows de recordatorio para cualquiera de los siguientes eventos, que ya están configurados en el sistema:

• Fecha de nacimiento
• Finalización del contrato
• Fecha de contratación
• Último día de trabajo
• Último cambio salarial
• Próxima ausencia
• Fecha de finalización del período de prueba.
• Fecha de rescisión
• Fecha de vencimiento del visado

También puedes crear un workflow de recordatorio desencadenado por cualquier atributo personalizado del tipo Fecha.

Crear recordatorios específicos de roles

Para crear un recordatorio para un rol de empleado específico, sigue los pasos a continuación. Recuerda que los empleados con un rol específico solo pueden recibir recordatorios de los atributos para los que tienen al menos permisos de visualización.

1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
2. En Roles, selecciona un rol y haz clic en Recordatorios.
3. Haz clic en Añadir recordatorio de rol.
4. En el menú desplegable Recordar, selecciona el rol de empleado que debe recibir el recordatorio.
5. En el menú desplegable Acerca de, selecciona el evento desencadenante.Este es el evento que se recordará a los destinatarios.
6. En el menú desplegable De, selecciona el grupo de empleados sobre el que deseas recordar a los destinatarios. Puedes elegir las siguientes opciones:

   Todos los empleados	Todos los empleados activos en Personio.
   Mis subordinados	Todos los empleados que comparten el mismo supervisor directo o indirecto.
   Mis empleados directos	Todos los empleados cuyo supervisor directo es un empleado en el rol relevante.
   Especial	Un grupo específico, definido por un conjunto de filtros para cualquier atributo del tipo Lista de opciones.Si eliges propio, los empleados reciben recordatorios para otros empleados con la misma opción para ese atributo. Por ejemplo, con el filtro “entidad legal es igual a propia”, el empleado recibe recordatorios para otros empleados de la misma entidad legal.

7. En Cuándo, selecciona cuántos días o semanas antes o después del evento desencadenante se enviará el recordatorio.
8. Selecciona si deseas que el recordatorio adopte la forma de una Notificación con vencimiento automático o una Notificación sin vencimiento. Estos últimos no serán eliminados hasta que sean removidos activamente por el empleado.
9. Si deseas repetir el recordatorio todos los años, marca la casilla de verificación junto a Frecuencia.
10. Agrega una descripción para los destinatarios del recordatorio.
11. Haz clic en Añadir.

Administrar recordatorios específicos de roles

Editar un recordatorio de rol

Para editar un recordatorio específico de un rol ya configurado, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes> Personal > Roles de empleados.
2. Selecciona un rol y haz clic en Recordatorios.
3. Haz clic en el junto al workflow que deseas editar.
4. -
5. Haz clic en Editar.

Eliminar un recordatorio de rol

Para eliminar un recordatorio específico de un rol, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes> Personal > Roles de empleados.
2. Selecciona un rol y haz clic en Recordatorios.
3. Haz clic en el junto al workflow que deseas eliminar.
4. En la ventana de confirmación, haz clic en Eliminar.

Crea recordatorios para ti

Puedes crear recordatorios para ti mismo sobre los eventos que suceden para otros grupos de empleados. Sigue estos pasos:

1. Haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda y luego en Ajustes personales > Recordatorios.
2. Haz clic en Añadir un recordatorio personal.
3. Rellena la información en la ventana como lo harías con un recordatorio de rol específico.
4. Haz clic en Añadir.

Ten en cuenta que, cuando creas un recordatorio personal para un atributo que se aplica a todos los empleados, solo recibirás un recordatorio para los empleados a cuya información estás autorizado a acceder.

Para saber cómo configurar los permisos de acceso relevantes, lee nuestro artículo Permisos de acceso generales.

Los empleados pueden configurar recordatorios personales sobre eventos que suceden para otros grupos de empleados a través de Ajustes personales > Recordatorios. El área Recordatorios en Ajustes personales muestra recordatorios personales y recordatorios de funciones que se aplican a ese empleado.

Crear recordatorios para empleados específicos

Para establecer un recordatorio para un empleado específico:

1. Ve al perfil del empleado correspondiente y haz clic en Recordatorios.
2. En Añadir un recordatorio, selecciona la fecha de recordatorio adecuada.
3. Ingresa una Nota para proporcionar información adicional.
4. Haz clic en Añadir.

Esto crea un recordatorio individual para cualquier fecha que elijas, sin hacer referencia a un atributo específico.

Nota
Para ver la pestaña Recordatorios, los empleados necesitan permisos de visualización para la sección Gestionar cuentas a través de Ajustes > Empleados > Roles de empleado > Permisos de acceso.

Notificaciones de recordatorio

De forma predeterminada, Personio muestra recordatorios en la bandeja de entrada, a la que se puede acceder desde cualquier lugar de la herramienta en la parte superior de la barra de menú principal. A la hora definida para el recordatorio, la entrada relevante para el evento desencadenante aparece en la bandeja de entrada de todos los empleados que están configurados como destinatarios del recordatorio. También puedes enviarles una notificación por correo electrónico.

• Los recordatorios programados para enviarse antes o el mismo día de un evento permanecen en la bandeja de entrada hasta el día posterior al evento.
• Los recordatorios programados para enviarse después de un evento se eliminan automáticamente de la bandeja de entrada una semana después de que se envió.

Para obtener más información sobre la bandeja de entrada, visita nuestro artículo sobre la bandeja de entrada de Personio.