Si tu organización ha establecido políticas de conservación de datos para los documentos, Personio notifica automáticamente a los administradores en la bandeja de entrada sobre los documentos que se tienen que evaluar. Los administradores pueden escoger entre eliminar o conservar cada documento. Durante la evaluación, los administradores tienen que seleccionar todos los documentos que desean eliminar.
Antes de empezar
- Al crear e implementar políticas de conservación, Personio las ejecuta automáticamente cada 28 días.
- Si te saltas una ejecución, Personio no elimina ningún documento. Para eliminar documentos más adelante, tienes que volver a ejecutar la política y evaluar los documentos que cumplan los requisitos.
- Durante una evaluación, tienes que seleccionar todos los documentos que desees eliminar. Tras confirmar la eliminación, Personio conserva los documentos que no hayas seleccionado.
- Puede recuperar los documentos eliminados durante 30 días. Para recuperar documentos, ponte en contacto con Personio.
- El registro de actividad no guarda los ajustes de la política que se hayan utilizado en el momento de la eliminación. Si necesitas un certificado de finalización claro, puedes crear otra política en lugar de editar las existentes.
Ver los documentos que cumplen los requisitos para su eliminación
Puede ver los documentos que se pueden eliminar de dos maneras:
- Abre la notificación de la bandeja de entrada cuando Personio ejecute automáticamente una política de conservación y encuentre los documentos que cumplan los requisitos.
- Ejecuta una política manualmente en cualquier momento durante el ciclo de 28 días.
Revisar los documentos que cumplen los requisitos para su eliminación
- Abre la bandeja de entrada y selecciona la notificación para ver los resultados de la política.
- Haz clic en Revisar.
- Si no desea eliminar ningún documento, omita la ejecución. Para eliminar documentos, selecciona la casilla de verificación situada junto a cada uno de los documentos que quieras eliminar. Haz clic en Eliminar.
- Confirma la eliminación.
Recibirás una notificación en la bandeja de entrada una vez que se haya completado la eliminación. Los documentos que no se hayan seleccionado para su eliminación volverán a aparecer la próxima vez que se ejecute la política.
Ejecutar manualmente una política de conservación de datos
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos.
- Seleccione la política que desea ejecutar y, a continuación, haga clic en Ejecutar política.
- Decide qué documentos quieres eliminar:
- Para no eliminar ningún documento que cumpla los requisitos, haga clic en Omitir ejecución.
- Escoge los documentos específicos que desee eliminar marcando la casilla de verificación situada junto a cada documento relevante.
- Haz clic en Eliminar y confirma la eliminación.
Omitir la eliminación de documentos que cumplen los requisitos
Si no quieres eliminar ningún documento que cumpla los requisitos, haz clic en Omitir ejecución. Personio conserva todos los documentos.
- Los documentos siguen cumpliendo los requisitos para su eliminación.
- Personio vuelve a enviar una notificación a los administradores cada 28 días.
Para evitar que se repitan las notificaciones de los documentos que quieres conservar, puedes hacer lo siguiente:
- Actualiza la política para excluir determinadas categorías de documentos o personas.
- Exime a empleados específicos de una política o de todas las políticas.
- Pausa temporalmente el cronograma de 28 días convirtiéndolo en un borrador.
Ver la actividad de las políticas de conservación de datos
Los administradores pueden ver un registro de la actividad de las políticas, que incluye cuándo se han ejecutado, quién las ha ejecutado y qué medidas se han tomado. Para ver la actividad, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos.
- Haz clic en la pestaña Actividad.
- Revisa los detalles de cada política (ejemplos: No se han encontrado documentos, Número de documentos eliminados, Evaluación omitida).
Para obtener más información sobre los documentos eliminados, utiliza los detalles de la pestaña Actividad para buscar en el registro de auditoría de Personio (por ejemplo, el usuario que ha ejecutado la política y el plazo) y evaluar las entradas de eliminación relacionadas.
Revisar las normas de una política de conservación de datos
Para evaluar los detalles, las normas y las personas incluidas en una política de conservación de datos, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos.
- Selecciona la política que quieres evaluar.
- Haz clic en la pestaña Resumen.