Este artículo proporciona una introducción a la funcionalidad de firma electrónica de Personio, con tecnología de DocuSign. Con esta funcionalidad, puedes solicitar, registrar y firmar documentos de empleado y candidato a través de Personio.
Acceso a firmas electrónicas
Para acceder a la funcionalidad de firma electrónica para documentos en Personio, la organización necesita un plan Core o superior.
Necesitas acceder a diferentes áreas de Personio dependiendo de las acciones que quieras realizar:
- Solicitar firmas electrónicas
- Firmar documentos
- Supervisar y gestionar solicitudes de firma
Solicitar firmas
Puedes solicitar firmas electrónicas en Personio de varias maneras:
- Al crear documentos a partir de una plantilla.
- Al subir un documento al perfil de un empleado.
- En un documento ya guardado en el perfil de un empleado.
- Al ver todos los documentos en el centro de documentos.
- Al enviar cartas de oferta de trabajo a los solicitantes a través de Reclutamiento de Personio.
El número de firmantes que puedes solicitar por documento depende de cómo vas a crear el documento.
El plan de Personio y el número de licencias determinan cuántas solicitudes de firma puede crear su organización cada mes. Más información sobre cómo comprobar el uso de la firma electrónica.
Tipos de firma
Al solicitar una firma, puedes escoger entre tres tipos de firma diferentes, según el plan que tengas. Cada tipo ofrece un nivel diferente de validez legal y seguridad:
- Firmas electrónicas sencillas: un proceso de un solo paso perfecto para documentos con requisitos legales menos estrictos.
- Firmas electrónicas avanzadas: ofrece un mayor nivel de seguridad a través de la verificación de varios pasos.
- Firmas electrónicas cualificadas: el máximo nivel de seguridad. Este es el único tipo de firma que, según el Reglamento eIDAS de la UE, equivale legalmente a una firma manuscrita con tinta fresca. Requiere verificación de identidad, se paga por uso y solo está disponible en el plan Core Pro. Descubre más sobre cómo solicitar una firma electrónica cualificada.
Descubre más sobre la validez legal de las firmas electrónicas.
Firmar documentos
El proceso de firma depende de si los firmantes pueden iniciar sesión en Personio:
- Los empleados activos con un inicio de sesión de Personio o los empleados invitados a Personio firmar directamente en Personio.
- Los empleados con estado Onboarding o Inactividad temporal, los empleados activos sin inicio de sesión o los candidatos de Reclutamiento firman los documentos mediante una solicitud por correo electrónico de DocuSign.
Vea cómo firmar un documento con firma electrónica
Supervisar el estado de las solicitudes de firma
Los administradores y los usuarios con permisos pueden hacer lo siguiente:
- Comprobar el estado de las solicitudes de firma.
- Realizar un seguimiento del progreso de cada solicitud.
- Enviar recordatorios a los firmantes sobre las solicitudes que están a punto de vencer.
Vea cómo supervisar las solicitudes de firma en Personio.
El widget de firmas activas
Los administradores pueden acceder al widget Firmas activas para hacer un seguimiento de las solicitudes de firma electrónica de toda la organización, gestionarlas y solucionar problemas relacionados con ellas. Para acceder al widget, vaya a Automatizaciones > Resumen.
Desde este widget, puedes:
- Ver cuántas solicitudes están firmadas, denegadas, pendientes o fallidas.
- Hacer clic en un estado para ver los documentos, los firmantes y las fechas de vencimiento relacionados.
- Ve a la página Resumen de las firmas.
- Haz clic en el nombre de un firmante para abrir su perfil del empleado.
- Gestionar las plantillas de documentos haciendo clic en el icono de engranaje.
Página de resumen de las firmas
Utilice la página Resumen de las firmas para hacer un seguimiento de todas las solicitudes de firma electrónica de la organización y controlar el uso del mes en curso. Filtra y ordena las solicitudes por estado, tipo, remitente, fecha de solicitud, fecha de vencimiento y más.
En esta página, puede:
- Haz un seguimiento del uso mensual de firmas de la organización, incluidos los cargos por firmas electrónicas cualificadas si la organización ha activado la aplicación.
- Obtener una vista previa de los documentos haciendo clic en su nombre.
- Descargar un certificado de finalización de los documentos firmados.
- Ver cuándo vence cada solicitud (cuatro semanas después de haberlas enviado).
- Enviar recordatorios para solicitudes de firma pendientes.
Vea cómo gestionar solicitudes de firma en Personio.
Más información
Para descubrir más sobre las firmas electrónicas, consulta lo siguiente:
- Resumen de las firmas electrónicas cualificadas
- Solicitar firmas electrónicas en documentos
- Firmar un documento con firma electrónica
- Firmar un documento con una firma electrónica cualificada y verificar la identidad
- Supervisar y gestionar solicitudes de firma
- Resumen de la validez legal y los tipos de firmas electrónicas