Este artículo explica cómo importar datos de empleados a Personio, ya sea utilizando nuestra plantilla de importación o subiendo tu propio archivo. Si subes tu propio archivo, nuestra IA te ayudará a garantizar que todo importe correctamente.

Antes de empezar

Acceso y permisos

Para importar los datos de los empleados, necesitas los siguiente:

• Permisos de edición para importar datos de empleados en Configuraciones > Importaciones. 
• Permisos de edición para las secciones pertinentes del perfil en Datos personales para los empleados cuyos datos deseas importar (por ejemplo, la sección Perfil público). Obtén más información sobre los permisos de importación.
• Permisos de edición para añadir empleados nuevos si quieres crear más empleados.

Antes de seguir leyendo, ten en cuenta estos puntos clave:

• Al importar datos, no puedes establecer una fecha en “Válido a partir del” para los atributos. Ponte en contacto con el servicio de asistencia para activar esta opción en tu cuenta.
• Las importaciones no se pueden revertir. Asegúrate de que los datos que vas a importar sean correctos y prueba a importar primero un pequeño conjunto de datos para comprobar los resultados.
• Asegúrate de que todos los elementos del archivo, como los departamentos o los equipos, ya existan en Personio antes de importarlos. Si el archivo incluye un valor que aún no está en Personio y tienes permiso para crear o editar ese tipo de datos, Personio te avisa de que se creará otro valor.
• Si la importación incluye valores de supervisor, los supervisores tienen que existir en Personio como empleados para que la importación se lleve a cabo. Si aún no existen, puedes dejar en blanco la columna Supervisor y añade valores de supervisor en una segunda importación una vez que existan todos los empleados.
• Si el archivo contiene un departamento o un equipo que no existe en Personio y no tienes los permisos necesarios, aparecerá un error de validación. Descubre cómo solucionar este error.
• Formatea todas las fechas de tu archivo de importación como AAAA-MM-DD (por ejemplo, 2025-05-01). Otros formatos de fecha provocan errores de importación. Si utilizas nuestras plantillas de importación, asegúrate de descargar y utilizar las versiones más recientes.

Importar datos de empleados rellenando nuestra plantilla

1. Configurar secciones y atributos de los empleados

Si eliges importar datos de empleados utilizando nuestra plantilla, se requiere cierta preparación.

Antes de descargar y rellenar la plantilla, asegúrate de haber configurado las secciones personalizadas y los atributos necesarios en tu cuenta de Personio. 

Esto garantiza que todos los perfiles de empleados contengan las secciones y campos necesarios para tus datos.

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic en Datos personales.
3. Haz clic en + Crear > Crear sección o Añadir atributo para crear secciones y atributos personalizados.
4. Si es necesario, añade traducciones para los atributos personalizados en todos los idiomas relevantes.

Ten en cuenta que:
Puedes crear estas secciones y atributos personalizados en cualquier idioma para el que tengas configuradas traducciones. Esto incluye tu idioma de usuario, el idioma predeterminado de la empresa o cualquier otro idioma con traducciones disponibles.

2. Descargar la plantilla de importación 

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
3. Selecciona el tipo de archivo Empleados.
4. En Ver plantilla, descarga el archivo.

3. Completar la plantilla de importación

1. Abre la plantilla de Excel y lee la hoja de trabajo de Pautas.
2. Introduce los datos de tus empleados en las columnas, siguiendo estas directrices:

• Idioma: Puedes rellenar los valores de los atributos en cualquier idioma para el que tengas configuradas las traducciones. Esto incluye tu idioma de usuario, el idioma predeterminado de la empresa o cualquier otro idioma con traducciones disponibles. 
• Filas: Cada fila representa a un empleado identificado por su dirección de correo electrónico. Tienes que proporcionar un correo electrónico para cada empleado, ya que Personio lo utiliza para la importación de datos. No uses varios identificadores a la vez.
• Columnas: Completa las columnas resaltadas en amarillo, ya que son necesarias para los perfiles de empleado nuevos. Si no puedes completar todas las columnas inicialmente, puedes actualizar la plantilla más adelante. Simplemente proporciona una identificación única y los atributos que deseas importar. No es necesario incluir atributos ni atributos del sistema que ya hayas rellenado. Para crear nuevos atributos de empleado personalizados, añade columnas adicionales directamente a la hoja de cálculo. Puedes añadir hasta sesenta columnas.
• Tipos de atributos:
  - Para los atributos Lista de opciones, los nombres de columna aparecen en cursiva. Para importarlos, incluye los nombres originales de cada opción (valores de la base de datos) en el archivo de importación.
  - Para importar atributos de relación (por ejemplo, varios supervisores), tienes que añadir el correo electrónico del empleado en cuestión. Si deseas importar varios empleados relacionados, utiliza un punto y coma para separar los correos electrónicos.
  - Para importar atributos de selección múltiple, separa los valores individuales con una coma, no con un punto y coma (ejemplo: "Inglés, alemán, francés").
• Supervisores No es posible designar a dos empleados como supervisores el uno del otro. Si un empleado (como un director ejecutivo) no tiene supervisor, deja esa columna en blanco. Si un empleado tiene varios supervisores, crea un nuevo atributo de tipo Relación en Personio, y añade una columna a la hoja de cálculo con el mismo nombre de atributo.
• Centro de costes Solo se puede importar un centro de costes por empleado. Puedes agregar manualmente varios centros de costes más adelante en el perfil del empleado.
• Estado: Para importar empleados inactivos, incluye los atributos Estado, Fecha de rescisión y Tipo de rescisión. Para evitar errores en el paso tres, asegúrate de agregar tanto la fecha de rescisión como el tipo de rescisión.

4. Subir la plantilla de importación

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
3. Selecciona Empleados.
4. EnSubir archivo, no actives el botón para proceder con la carga manual.
5. Selecciona la primera fila de tu hoja para que los campos que contiene coincidan con los atributos de Personio. 
6. Asigna las columnas de tu archivo a los atributos correspondientes de Personio.
7. Si hay errores, aparecerá una ventana emergente a la derecha. Revisa y corrige cada error. Una vez resueltos, un mensaje confirmará que el archivo está listo para importar. Si ves La celda requiere atención, haz clic en el campo para resaltarlo y luego haz doble clic para editar el valor.
8. Haz clic en Importar para completar el proceso.

Consejo:
Si se producen errores al importar, consulta nuestros pasos para solucionar problemas relacionados con la importación de datos de empleados. 

Importa los datos de los empleados subiendo tu propio archivo

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
3. Selecciona Empleados.
4. En Subir archivo, activa el botón para usar importación asistida por IA.
5. Selecciona la primera fila de tu hoja para que los campos que contiene coincidan con los atributos de Personio. 
6. Asigna las columnas de tu archivo a los atributos correspondientes de Personio.
7. Si hay errores, aparecerá una ventana emergente a la derecha. Revisa y corrige cada error. Una vez resueltos, un mensaje confirmará que el archivo está listo para importar.
8. Haz clic en Importar para completar el proceso.