Configurar centros de trabajo y entidades legales – Personio

En este artículo te explicamos cómo mapear la estructura de tu empresa en Personio añadiendo tanto centros de trabajo como entidades legales, y cómo asignarles empleados. Añadir centros de trabajo en Personio te permite organizar a los empleados por su ubicación física, y generar informes específicos para cada ubicación. Además, añadir entidades legales permite gestionar el cumplimiento de las leyes locales y asegura una administración precisa de la nómina y las prestaciones.

Antes de empezar

Si utilizas Personio Payroll, es fundamental configurar correctamente la estructura de tu empresa. Más información sobre cómo configurar la estructura de tu empresa para Personio Payroll.

Configurar un centro de trabajo

Tienes que configurar cada ubicación del centro de trabajo como un lugar de trabajo distinto en Personio. Esto te permitirá configurar la dirección, la moneda, la zona horaria y, si es necesario, un calendario público de días festivos personalizado para cada lugar de trabajo.

Para configurar un centro de trabajo, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Organización , haz clic en Centros de trabajo.
Haz clic en Añadir centro de trabajo.
Una vez añadido el centro de trabajo, podrás completar los siguientes campos:
- (0): cuántos empleados activos están asignados. Si no hay ninguno, puedes eliminar el centro de trabajo.
- Nombre del centro de trabajo: el nombre que acabas de introducir.
- Divisa: La moneda del centro de trabajo. Esto aparecerá en los perfiles de los empleados para salario y nómina.
- Zona horaria: La zona horaria del centro de trabajo. Es importante para los procesos de importación y para los recordatorios por correo electrónico.
- Dirección: la dirección del centro de trabajo es esencial si vas a utilizar portales de empleo.
- Días festivos: El calendario de días festivos del centro de trabajo. Esto solo es relevante si es diferente al calendario de festivos de la empresa, y es clave para calcular los saldos de ausencias.

Ten en cuenta que:
El atributo de empleado Centro de trabajo generalmente se crea automáticamente cuando importas los datos de empleados a Personio. Sin embargo, es recomendable revisar y actualizar esta información manualmente después.

Activar geolocalización en el centro de trabajo

Si haces un seguimiento de la ubicación de tus empleados en relación con los lugares de trabajo, tienes que activar las geovallas. Sigue estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Organización , haz clic en Centros de trabajo.
Haz clic en una ubicación del centro de trabajo y luego en Editar.
Busca una dirección y arrastra el pin para ajustar la ubicación.
Desplázate hacia abajo y activa la opción de geovalla.
Establece un radio de perímetro. Esto definirá cuán cerca del centro de trabajo tienen que estar tus empleados cuando fichen la entrada o salida.
Guarda los cambios.

Configurar entidades legales

Configura las entidades legales para que reflejen las empresas registradas que componen tu organización. Por ejemplo, es posible que tengas filiales diferentes según el país. Al definirlas como parte de tu estructura organizativa, sientas las bases para los procesos y la generación de informes en Personio.

La siguiente tabla muestra cómo las entidades legales influyen en las funcionalidades de Personio.

Funcionalidad	Impacto de la entidad legal
Perfil de empleado	Asigne empleados a su empleador intermediario correspondiente mediante el atributo Entidad legal. También puedes hacerlo para varios empleados a través de la Lista de personal.
Lista de personal	Muestra las entidades legales asignadas a los empleados y utilízalas para filtrar y segmentar los resultados. Por ejemplo, utiliza filtros para mostrar únicamente a los empleados de la “Entidad legal A”.
Organigrama
Análisis
Flujos de trabajo	Define workflows para entidades legales específicas. Esto te ayuda a mapear los procesos.
Reclutamiento	Puedes crear un portal de empleo de Personio independiente para cada entidad legal y asignarle empleos.
Nómina	Puedes crear exportaciones de nóminas independientes para cada una de tus entidades legales. Las entidades legales se separan automáticamente en los procesos preparatorios de nómina. Obtén más información sobre el proceso de la nómina mensual en Personio. No obstante, cuando se activan más entidades legales, los periodos de nómina previamente aprobados dejarán de estarlo, y no se podrá acceder a las exportaciones efectuadas con anterioridad.
DATEV	Puedes configurar la integración con DATEV para diferentes entidades legales. Al activar las entidades legales, el sistema elimina los ajustes de empleador de DATEV y revoca la autorización. Tendrás que volver a autorizar la integración con DATEV. El objetivo es garantizar que los ajustes sean los correctos para cada entidad legal y que los datos lleguen al destinatario adecuado.

Para configurar una entidad legal en Personio, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Organización, haz clic en Entidades legales.
Haz clic en Añadir nueva.
Selecciona un país.
En la barra de búsqueda de entidades legales, busque el nombre completo de la entidad legal y seleccione la entidad correcta. Personio rellena los detalles automáticamente. Si lo prefieres, puedes añadir los detalles manualmente. Consulte las instrucciones que figuran a continuación para rellenar los detalles correctamente.
Haz clic en Crear.

Repite este proceso para cada entidad legal.

Instrucciones para rellenar los detalles de la entidad legal

Para evitar errores al rellenar los atributos de una entidad legal, consulte la tabla que figura a continuación. Si tu empresa tiene su sede en Alemania, también puede consultar estas directrices relativas a la nómina.

Atributo	Requisitos
Nombre	El tipo de empresa (GmbH, AG, etc.) tiene que estar al final por sí solo y es sensible a mayúsculas. Ejemplos: PERSONIO GROUP SE, Personio SE & Co KG. Se incluyen todas las palabras. Las palabras están en el orden correcto. La ortografía es correcta. El valor tiene una longitud mínima de 3 caracteres. El primer carácter no es uno de los siguientes: espacio, guion bajo, signo menos, signo más, coma, punto y coma, dos puntos, asterisco, punto o almohadilla. El valor no es el número de registro de la empresa.
Número de registro	El valor tiene una longitud de exactamente 8 caracteres. Obtén más información sobre el número de registro de la empresa para entidades legales con sede en Alemania.
Correo electrónico	El valor tiene menos de 70 caracteres. El carácter @ aparece solo una vez. El valor no contiene caracteres especiales.
Teléfono	El valor tiene una longitud de entre 7 y 20 caracteres. Solo se pueden utilizar los siguientes caracteres: números, guiones, barras inclinadas, paréntesis, espacios y el signo más. El primer carácter es un signo más, un cero o un paréntesis de apertura. El valor no contiene un signo más seguido de un cero ni está compuesto únicamente por ceros.
Dirección postal	El valor tiene una longitud de entre 2 y 33 caracteres. Excepción: Puede tener una sola letra si la letra es mayúscula. Por ejemplo, “A”. Solo se pueden utilizar los siguientes caracteres: letras, números, espacios, puntos, comas, guiones, barras inclinadas, apóstrofos, paréntesis, signos “&” y comillas. No utilices ninguno de estos caracteres especiales (espacios, comas, apóstrofos, guiones, barras inclinadas y puntos) más de una vez seguidos. Ejemplo: Calle Principal,, El valor solo puede comenzar con letras, números, apóstrofos o comillas. Si empieza por una serie de números, tiene que ir seguida de una letra, un punto, un espacio o un guion. Si el valor contiene una serie de números, tiene que ir seguida de una letra, un punto, un espacio, un guion, una barra inclinada o una coma. Ten en cuenta que el valor no puede terminar en un espacio o un guion. Si el valor contiene un punto, tiene que ir inmediatamente después de una letra o un número.
Dirección	El valor no tiene más de 9 caracteres. Solo se pueden utilizar los siguientes caracteres: letras, números, comas, espacios, guiones, barras y puntos. El primer y el último carácter no son letras o números. No utilices ninguno de estos caracteres especiales (espacios, comas, etc.) más de una vez seguida.
Localidad	El valor tiene entre 2 y 34 caracteres. Solo se pueden utilizar los siguientes caracteres: letras, puntos, comas, espacios, guiones, barras inclinadas y paréntesis. No utilices ninguno de estos caracteres especiales (espacios, comas, etc.) más de una vez seguida. Ejemplo: Madrid,, El valor comienza con una letra mayúscula. Si el valor contiene un punto, este tiene que ir inmediatamente después de una letra. El último carácter es una letra, un punto o un paréntesis de cierre.
Código postal	El valor se encuentra dentro del intervalo indicado. Por ejemplo, del 01000 al 99999 para las entidades legales con sede en Alemania.
Región	Este campo solo aparece si seleccionas Alemania como país de la entidad legal.
Dirección postal	Si la dirección postal difiere de la dirección de la entidad legal, tienes que introducir la información adicional. Para evitar errores, siga las mismas instrucciones que se describen en esta tabla. Es posible que algunos tipos de dirección no requieran todos los campos descritos anteriormente. Si selecciona el tipo de dirección Apartado de correos, tiene que introducir el número del apartado de correos.

Asignar empleados a una entidad legal

Para asignar otros empleados a una entidad legal, sigue estos pasos:

Agrega un nuevo empleado a la lista de personal.
Selecciona la entidad legal para ese empleado en las opciones de configuración del perfil del empleado. Puede ver cuántos empleados hay en cada entidad legal.

Para cambiar la entidad legal de un empleado:

Ve a Organización > Lista de personal.
Selecciona los empleados cuya información desees editar.
Haz clic en Editar perfil.
Escoge Entidad legal de la lista de atributos.
Selecciona otra entidad legal.
Selecciona la fecha de entrada en vigor.
Guarda los cambios.

Gestionar entidades legales

Editar detalles de la entidad legal

Para editar una entidad legal, siga estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Organización, haz clic en Entidades legales.
Selecciona la entidad legal que desees editar.
Actualiza la entidad legal y guarda los cambios.

Ten en cuenta que:
No se puede cambiar el país de la entidad legal si esta utiliza Personio Payroll o DATEV.

Eliminar una entidad legal

La eliminación de una entidad legal es permanente. No se puede deshacer esta acción. Cuando se elimina una entidad legal, su nombre desaparece del historial del empleado y de los informes. La información histórica permanece en ambos lugares, pero sin el nombre de la entidad legal. Si necesita conservar el nombre por motivos históricos, cambie el nombre de la entidad legal.

Para eliminar una entidad legal:

Ve a Ajustes.
En la sección Organización, haz clic en Entidades legales.
Selecciona la entidad legal que desees eliminar. Asegúrate de que la entidad legal no contenga ningún empleado activo o inactivo.
En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de tres puntos.
Haz clic en Eliminar.
Confirma la eliminación.

Ten en cuenta que:
No se puede eliminar una entidad legal que tenga activado Personio Payroll.

Pasos siguientes

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