Este artículo explica la diferencia entre departamentos y equipos en Personio, y cómo usarlos para mapear la estructura organizativa de tu empresa. La configuración de los departamentos y equipos dependerá de si ya los has utilizado en el pasado.
¿Cuál es la diferencia entre departamentos y equipos?
En Personio, los departamentos y los equipos se refieren a dos estructuras organizativas diferentes:
-
Los departamentos son grandes unidades organizativas que agrupan a los empleados por funciones comerciales principales y siguen una estructura jerárquica. Los subdepartamentos son divisiones más pequeñas dentro de departamentos que se centran en áreas específicas, como Marketing de desempeño dentro del departamento de Marketing.
- Los equipos son grupos más pequeños y flexibles que trabajan en proyectos o tareas específicos y pueden incluir miembros de varios departamentos. Los subequipos son divisiones más pequeñas dentro de los equipos que se centran en áreas específicas, como los equipos de cara al público dentro del equipo X Product Launch.
Nota
En Personio, siempre debes configurar departamentos, pero solo debes configurar equipos (y subequipos) si tu empresa tiene una estructura más compleja, que permita la colaboración entre departamentos.
Consulta la siguiente sección para ver ejemplos.
Ejemplos de departamentos y equipos
Ejemplo 1:
Tu empresa tiene una jerarquía tradicional, por lo que solo necesitas crear departamentos y, si es necesario, subdepartamentos:
| Departamento | Subdepartamento |
| Experiencia del cliente | Atención al cliente |
| Crecimiento de clientes | |
| Producto | Ingeniería |
| Diseño | |
| Gestión de productos | |
| Marketing | Marketing de resultados |
| Redes sociales |
| Departamento | ||||
|---|---|---|---|---|
| Experiencia del cliente | Producto | Marketing | Ventas | Contabilidad |
| Alejandro | Julie | Ellen | Phil | Oscar |
| Benjamin | Maria | Victoria | ||
| Marcus | ||||
Ejemplo 2:
Tu empresa tiene una jerarquía más avanzada, con una estructura más compleja que permite la colaboración entre departamentos. Los empleados pueden pertenecer al mismo departamento pero trabajar en diferentes equipos.
Debes crear departamentos y equipos (y, si es necesario, subdepartamentos y subequipos):
| Departamento | Subdepartamento | Equipo | Subequipo | |
| Experiencia del cliente | Atención al cliente | Lanzamiento del producto A | Orientado al cliente | |
| Crecimiento de clientes | Habilitación | |||
| Producto | Ingenieros | Ventas adicionales | ||
| Diseñadores | Lanzamiento del producto B | Orientado al cliente | ||
| Superiores de producto | Habilitación | |||
| Marketing | Marketing de resultados | Lanzamiento del producto C | Orientado al cliente | |
| Redes sociales | Ventas adicionales |
| Departamento | ||||||
| Experiencia del cliente | Producto | Marketing | Ventas | Finanzas | ||
| Equipo | Lanzamiento del producto A | Alejandro | Julie | - | Phil | - |
| Lanzamiento del producto B | - | Maria | Ellen | - | Oscar | |
| Lanzamiento del producto C | Benjamin | Marcus | - | Victoria | - | |
Configurar departamentos y equipos
Si nunca antes has utilizado departamentos y equipos en Personio
Si nunca antes has configurado departamentos y equipos, debes crear departamentos, subdepartamentos, equipos y subequipos.
Prepara una descripción general de la estructura organizativa de tu empresa y cómo planeas implementarla dentro de Personio. Una vez decidido, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Organización > Departamentos y equipos.
- Selecciona la pestaña correspondiente (Departamentos o Equipos), dependiendo de si estás creando un departamento o un equipo.
- Haz clic en Añadir nuevo en la esquina superior derecha para crear un nuevo departamento o equipo.
-
Asigna un superior al nuevo departamento o equipo. Esto crea automáticamente una jerarquía y convierte el nuevo departamento o equipo en un subdepartamento o subequipo.
► Para representar varios niveles de jerarquía, asigna un departamento o equipo principal al departamento o equipo principal del paso cuatro. Repite el ciclo tantas veces como sea necesario. - Asigna empleados al nuevo subdepartamento o subequipo directamente a través del Perfil del empleado o de la Lista de empleados. Los departamentos o equipos principales se asignarán automáticamente. También puedes asignar varios empleados a la vez a través de la función de importación.
Consejo
Al exportar la lista de empleados, agrega las columnas de Jerarquía de departamento y Jerarquía de equipo para incluir información sobre subdepartamentos y subequipos.
Si has utilizado departamentos y equipos en Personio en el pasado
Hace unos meses, cambiamos la forma en que se crean los departamentos y equipos en Personio. Ahora puedes crear una estructura más jerárquica que incluya subdepartamentos y subequipos.
Si ya usaste departamentos y equipos en algún momento en Personio, te recomendamos que pases a la nueva configuración jerárquica de departamentos y equipos, ya que ofrece múltiples ventajas.
Hay dos formas de hacerlo:
-
Crea un nuevo subdepartamento o subequipo
Sigue estos pasos para seguir usando tus departamentos y equipos ya creados, y para simplemente añadir nuevos subdepartamentos y subequipos. -
Convierte tus antiguos equipos en subdepartamentos
Sigue estos pasos para mantener tus departamentos ya creadas y convertir tus antiguos equipos en subdepartamentos, que luego aparecerán en la pestaña Departamentos.
Opción 1: crear nuevos subdepartamentos y subequipos
1. Crear un nuevo subdepartamento o subequipo
Prepara una descripción general de la estructura organizativa de tu empresa y cómo planeas implementarla dentro de Personio. Una vez decidido, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Organización > Departamentos y equipos.
- Haz clic en la pestaña correspondiente (Departamentos o Equipos), dependiendo de si deseas crear un subdepartamento o un subequipo.
- Haz clic en Añadir nuevo en la esquina superior derecha para crear un nuevo departamento o equipo.
- Asigna un superior al nuevo departamento o equipo. Esto crea automáticamente una jerarquía y convierte el nuevo departamento o equipo en un subdepartamento o subequipo.
► Para representar varios niveles de jerarquía, asigna un departamento o equipo principal al departamento o equipo principal del paso cuatro. Repite el ciclo tantas veces como sea necesario.
2. Ajustar los permisos de acceso para los nuevos subdepartamentos o subequipos
- Ve a Ajustes > Personas > Roles de empleado.
- Selecciona el rol de empleado correspondiente y haz clic en Permisos de acceso.
- Ve a la sección de Datos personales > Permisos de acceso al perfil público y haz clic en Ver > Personalizado.
-
Haz clic en Condición y realiza la selección correspondiente:
▶︎ Para que los empleados tengan acceso a todas las personas del mismo departamento, selecciona El departamento es propio (departamento asignado).
▶︎ Para que los empleados tengan acceso al mismo departamento y a todos los departamentos por debajo de este, selecciona El departamento es propio (asignado y subdepartamentos).
▶︎ Para que los empleados tengan acceso a todos los empleados del mismo departamento principal y a todos los departamentos por debajo de este, selecciona El departamento es propio (toda la jerarquía del departamento)
Nota
Los filtros personalizados anteriores con Departamento propio se reemplazarán automáticamente con el filtro Departamento propio (toda la jerarquía de departamentos). La funcionalidad seguirá siendo la misma.
3. Asignar empleados a nuevos subdepartamentos y subequipos
Consejo
Si tienes previsto ajustar la fecha en la que se asignó el subdepartamento o equipo a los empleados en bloque a través de la funcionalidad de Importación (paso 4), puedes omitir el paso 3.
Puedes asignar empleados a subdepartamentos/subequipos directamente a través de su perfil del empleado, así como a través de la lista de empleados. Los departamentos o equipos principales se asignarán automáticamente.
Alternativamente, puedes asignar varios empleados a la vez a través de la funcionalidad de Importación:
- En tu cuenta de Personio, ve a Importaciones.
- Selecciona el tipo de archivo de carga Empleados.
- Junto a Descargar plantilla, haz clic en Esta plantilla para comenzar a descargar el archivo.
- Abre la plantilla de Excel y lee las instrucciones en la pestaña Pautas.
- Introduce el correo electrónico de tus empleados y el subdepartamento y el subequipo asignados en las columnas. Puedes dejar los otros atributos vacíos.
- Guarda el archivo y súbelo a Personio.
- En Coincidir con columnas, ajusta el archivo siguiendo las instrucciones del centro de ayuda.
4. Ajustar el historial del empleado (opcional)
Si es necesario, puedes modificar la fecha en que se asignó el subdepartamento/equipo a través del historial del empleado.
Para ajustar la fecha de varios empleados a la vez, puedes hacer una importación Válido desde.
- Ponte en contacto con nuestro equipo de Atención al cliente a través de Ayuda y comentarios para activar el tipo de importación Válido desde .
- Prepara un archivo de importación de Empleado con las siguientes columnas:
- Correo electrónico
- Departamento asignado
- Equipo asignado
- Válido desde
- Asegúrate de ingresar el subdepartamento o subequipo directamente asignado. Personio asigna automáticamente los departamentos y equipos principales en función de la jerarquía creada.
Nota
La fecha de validez aparecerá como la fecha de candidatura en el historial del empleado. Si en una fecha determinada, solo cambia la asignación del departamento o del equipo, deja el otro campo de la fila vacío.
5. Ajustar la API pública
La API pública (PAPI) V1 seguirá siendo la misma. Sin embargo, la PAPI V2 actualizada introducirá una estructura jerárquica y los siguientes cambios:
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- En la V1, los departamentos y subdepartamentos aparecerán como departamentos independientes sin ninguna conexión jerárquica.
- En la V2, tendrás visibilidad de todos los departamentos y equipos a los que está asignado un empleado, así como las entidades principales y subentidades asociadas a cada uno.
6. Actualizar otras funcionalidades
Asegúrate de que se utiliza el departamento y el equipo correctos en el grupo contable, los workflows de aprobación, las integraciones y otras partes del producto.
Opción 2: Convierte tus equipos ya creados en subdepartamentos
1. Exporta la estructura del equipo actual de tu empresa
Nota
Para convertir tus antiguos equipos en subdepartamentos, la estructura organizativa de tu empresa debe utilizar equipos como subentidades de departamento (ejemplo: un departamento de Marketing con un equipo de Marketing en línea dentro).
Prepara una descripción general de la estructura organizativa de tu empresa y cómo planeas implementarla dentro de Personio. Una vez decidido, sigue estos pasos:
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Ve a Informes > Crear informe > Classic Builder y genera un informe personalizado con la siguiente configuración:
- Nombre: Importación de departamento jerárquico
- Tipo de informe: Datos históricos
- Fecha: ingresa una fecha personalizada en función de qué fecha pasada deseas que se incluya en el historial del empleado
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Añade las columnas: Correo electrónico, Nombre, Apellidos y Equipo.
Asegúrate de que la dirección de correo electrónico de cada empleado sea la que está actualmente en uso. Si un empleado tenía un correo electrónico diferente anteriormente, reemplázalo con el actual. - Configura las condiciones en función de los empleados que quieras que se incluyan en el informe. Por ejemplo, solo equipos específicos o solo empleados activos.
- Haz clic en Exportar informe personalizado y abre el informe personalizado en tu ordenador.
- Opcionalmente, cambia el nombre de la columna Equipo a “Nuevo departamento jerárquico” para mantener una visión general clara.
- Añade todos los equipos ya creadas de tu empresa a la columna "Nuevo departamento jerárquico". Estos se convertirán en subdepartamentos.
Nota
Asegúrate de que los empleados estén asignados a su equipo jerárquico más bajo. - Guarda los informes personalizados editados.
2. Importa equipos para que aparezcan como departamentos
- Ve a Importar y selecciona el tipo de archivo a subir Empleados.
- Sube el informe personalizado que exportaste y editaste en el paso anterior.
- En Hacer coincidir las columnas, retira las dos primeras columnas (Nombre y Apellido) y deja sólo la columna Correo electrónico, ya que es el identificador único para las importaciones.
- Asigna la columna Fecha de vigencia al atributo Válido desde.
- Asigna la columna Nuevo departamento jerárquico al atributo Departamento.
- Haz clic en Siguiente, revisa para garantizar la precisión y luego haz clic en Importar.
3. Convierte los nuevos departamentos en subdepartamentos
- Ve a Ajustes > Organización > Departamentos y equipos.
- En Departamentos, revisa la lista de departamentos para asegurarte de que la importación funcionó y de que los equipos antiguos ahora aparecen como departamentos.
- Si falta un equipo antiguo (ahora departamento), haz clic en Agregar nuevo en la esquina superior derecha para crearlo como un nuevo departamento.
- Convierte los nuevos departamentos en subdepartamentos asignándoles un departamento principal. Esto crea automáticamente la jerarquía.
► Para representar varios niveles de jerarquía, asigna un departamento o equipo principal al departamento o equipo principal del paso cuatro. Repite el ciclo tantas veces como sea necesario.
4. Ajusta los permisos de acceso para los nuevos subdepartamentos
- Ve a Ajustes > Personas > Roles de empleado.
- Selecciona el rol de empleado correspondiente y haz clic en Permisos de acceso.
- Ve a la sección de Datos personales > Permisos de acceso al perfil público y haz clic en Ver > Personalizado.
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Haz clic en Condición y realiza la selección correspondiente:
▶︎ Para que los empleados tengan acceso a todas las personas del mismo departamento, selecciona El departamento es propio (departamento asignado).
▶︎ Para que los empleados tengan acceso al mismo departamento y a todos los departamentos por debajo de este, selecciona El departamento es propio (asignado y subdepartamentos).
▶︎ Para que los empleados tengan acceso a todos los empleados del mismo departamento principal y a todos los departamentos por debajo de este, selecciona El departamento es propio (toda la jerarquía del departamento).Nota
Los filtros personalizados anteriores con Departamento propio se reemplazarán automáticamente con el nuevo filtro Departamento propio (toda la jerarquía de departamentos). La funcionalidad seguirá siendo la misma.
5. Ajusta las integraciones y la API pública
La API pública (PAPI) V1 seguirá siendo la misma. La estructura jerárquica se reflejará en el nuevo PAPI V2:
- En V1, tanto los departamentos como los subdepartamentos aparecerán como departamentos independientes sin conexión entre ellos (sin jerarquía).
- En V2, verás todos los departamentos y equipos a los que está asignado un empleado, así como la entidad principal y las subentidades de cada uno.
Sigue las sugerencias a continuación según el tipo de integración:
- Integración propia (integraciones proporcionadas por Personio): es posible que debas cambiar los departamentos al nivel superior del departamento en los ajustes de integración.
- Integraciones de terceros (proporcionadas por nuestros socios de integración ): no hay nada que hacer de tu parte
6. Actualizar otras funcionalidades
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Aprobaciones: reemplaza Equipos por Departamentos en los workflows de aprobación para asegurarte de que se define el grupo correcto de empleados al que se aplica un workflow de aprobación específico.
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Grupos contables: reemplaza Departamentos por Departamentos de nivel superior en los grupos contables para garantizar que la información anterior del equipo se refleje en la nueva configuración de las tablas y grupos de nómina preliminar.
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Plantillas de documentos: reemplaza Equipos por Departamentos para asegurarte de que se complete la información correcta .
- Informes personalizados: reemplaza Equipos por Departamentos en los campos y agrupaciones para garantizar que se muestre la información correcta en los informes.
7. Elimina todos los equipos de la pestaña Equipos
- Ve a la lista de empleados y desasigna a los empleados de sus antiguos equipos, ya que ahora están asignados al subdepartamento.
- Ve a Ajustes > Organización > Departamentos y equipos.
- Haz clic en Equipos y elimina todos los equipos configurados anteriormente, ya que ahora todos aparecen como subdepartamento en la pestaña Departamentos.
Nota
Los registros históricos se mantienen en el historial del empleado , incluso después de eliminar equipos antiguos. Alternativamente, si prefieres no eliminarlos, puedes cambiarles el nombre.