Este artículo explica la diferencia entre departamentos y equipos en Personio, y cómo usarlos para mapear la estructura organizativa de tu empresa. La configuración de los departamentos y equipos dependerá de si ya los has utilizado en el pasado.

 Descubre cómo funcionan los departamentos y los equipos.

¿Cuál es la diferencia entre departamentos y equipos?

En Personio, los departamentos y los equipos se refieren a dos estructuras organizativas diferentes:

• Los departamentos son grandes unidades organizativas que agrupan a los empleados por funciones comerciales principales y siguen una estructura jerárquica. Los subdepartamentos son divisiones más pequeñas dentro de departamentos que se centran en áreas específicas, como Marketing de desempeño dentro del departamento de Marketing.
   
• Los equipos son grupos más pequeños y flexibles que trabajan en proyectos o tareas específicos y pueden incluir miembros de varios departamentos. Los subequipos son divisiones más pequeñas dentro de los equipos que se centran en áreas específicas, como los equipos de cara al público dentro del equipo X Product Launch. 

Ten en cuenta que:
En Personio, siempre tienes que configurar departamentos, pero solo tienes que configurar equipos (y subequipos) si tu empresa tiene una estructura más compleja, que permita la colaboración entre departamentos.

Consulta la siguiente sección para ver ejemplos.

Ejemplos de departamentos y equipos

Ejemplo 1:

Tu empresa tiene una jerarquía tradicional, por lo que solo necesitas crear departamentos y, si es necesario, subdepartamentos:

Ejemplo 2:

Tu empresa tiene una jerarquía más avanzada, con una estructura más compleja que permite la colaboración entre departamentos. Los empleados pueden pertenecer al mismo departamento pero trabajar en diferentes equipos.

Debes crear departamentos y equipos (y, si es necesario, subdepartamentos y subequipos):

Configurar departamentos y equipos

Si nunca antes has utilizado departamentos y equipos en Personio

Si nunca antes has configurado departamentos y equipos, debes crear departamentos, subdepartamentos, equipos y subequipos.

Prepara una descripción general de la estructura organizativa de tu empresa y cómo planeas implementarla dentro de Personio. Una vez decidido, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Departamentos y equipos.
3. Selecciona la pestaña correspondiente (Departamentos o Equipos), dependiendo de si estás creando un departamento o un equipo.
4. Haz clic en Añadir nuevo en la esquina superior derecha para crear un nuevo departamento o equipo.
5. Asigna un superior al nuevo departamento o equipo. Esto crea automáticamente una jerarquía y convierte el departamento o equipo nuevo en un subdepartamento o subequipo.
   ► Para representar varios niveles de jerarquía, asigna un departamento o equipo principal al departamento o equipo principal del paso cuatro. Repite el ciclo tantas veces como sea necesario.
6. Asigna empleados al subdepartamento o subequipo nuevo directamente a través del Perfil del empleado o de la Lista de personal. Los departamentos o equipos principales se asignarán automáticamente. También puedes asignar varios empleados a la vez a través de la función de importación.

Consejo:
Al exportar la lista de personal, añade las columnas de Jerarquía de departamento y Jerarquía de equipo para incluir información sobre subdepartamentos y subequipos. 

Si has utilizado departamentos y equipos en Personio en el pasado

Hace unos meses, cambiamos la forma en que se crean los departamentos y equipos en Personio. Ahora puedes crear una estructura más jerárquica que incluya subdepartamentos y subequipos.

Si ya usaste departamentos y equipos en algún momento en Personio, te recomendamos que pases a la nueva configuración jerárquica de departamentos y equipos, ya que ofrece múltiples ventajas.

Hay dos maneras de hacerlo:

• Crear otro subdepartamento o subequipo
  Sigue estos pasos para seguir usando tus departamentos y equipos existentes, y añadir otros subdepartamentos y subequipos.
• Convierte tus antiguos equipos en subdepartamentos
  Sigue estos pasos para mantener tus departamentos existentes y convertir tus antiguos equipos en subdepartamentos, que luego aparecerán en la pestaña Departamentos. Consulte nuestro artículo sobre la migración.

Opción 1: Crear otros subdepartamentos y subequipos

1. Crear otro subdepartamento o subequipo

Prepara una descripción general de la estructura organizativa de tu empresa y cómo planeas implementarla dentro de Personio. Una vez decidido, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Departamentos y equipos.
3. Haz clic en la pestaña correspondiente (Departamentos o Equipos), dependiendo de si deseas crear un subdepartamento o un subequipo.
4. Haz clic en Añadir nuevo en la esquina superior derecha para crear un nuevo departamento o equipo.
5. Asigna un superior al nuevo departamento o equipo. Esto crea automáticamente una jerarquía y convierte el departamento o equipo nuevo en un subdepartamento o subequipo.
   ► Para representar varios niveles de jerarquía, asigna un departamento o equipo principal al departamento o equipo principal del paso cuatro. Repite el ciclo tantas veces como sea necesario.
    

2. Ajustar los permisos para los subdepartamentos o subequipos nuevos

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Roles y permisos. 
3. Seleccione el rol de empleado correspondiente y haga clic en Permisos.
4. Vaya a la sección de permisos Datos personales > Perfil público y haga clic en Ver > Personalizado.

5. Haga clic en Condición y haga la selección correspondiente:
   ▶︎ Para que los empleados tengan acceso a todos los miembros del mismo departamento, seleccione Departamento es propio (departamento asignado).
   ▶︎ Para que los empleados tengan acceso al mismo departamento y a todos los departamentos por debajo de este, selecciona Departamento es propio (asignado y subdepartamentos).
   ▶︎ Para que los empleados tengan acceso a todos los miembros del mismo departamento principal y a todos los departamentos por debajo de este, selecciona Departamento es propio (toda la jerarquía del departamento).
    

   Nota
   Los filtros personalizados anteriores con Departamento es propio se sustituirán automáticamente por el filtro nuevo Departamento es propio (toda la jerarquía del departamento). La función seguirá siendo la misma.

3. Asignar empleados a subdepartamentos y subequipos nuevos

Consejo:
Si tienes previsto ajustar la fecha en la que se asignó el subdepartamento o equipo a los empleados en bloque a través de la función de Importación (paso 4), puedes omitir el paso 3.

Puedes asignar empleados a subdepartamentos o subequipos directamente a través de su perfil del empleado, así como a través de la lista de personal. Los departamentos o equipos principales se asignarán automáticamente.

Alternativamente, puedes asignar varios empleados a la vez a través de la funcionalidad de Importación:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión de datos, haga clic en Importaciones.
3. Selecciona el tipo de archivo de subida Empleados.
4. Junto a Descargar plantilla, haz clic en Esta plantilla para comenzar a descargar el archivo.
5. Abre la plantilla de Excel y lee las instrucciones en la pestaña Pautas.
6. Introduce el correo electrónico de tus empleados y el subdepartamento y el subequipo asignados en las columnas. Puedes dejar los otros atributos vacíos.
7. Guarda el archivo y súbelo a Personio.
8. En Hacer coincidir las columnas, ajusta el archivo siguiendo las instrucciones del centro de ayuda.

4. Ajustar el historial del empleado (opcional)

Si es necesario, puedes modificar la fecha en que se asignó el subdepartamento o equipo a través del historial del empleado. 

Para ajustar la fecha de varios empleados a la vez, puedes hacer una importación Válido desde. 

1. Los propietarios de cuenta pueden ponerse en contacto con el servicio de ayuda para activar el tipo de importación Válido desde.
2. Prepara un archivo de importación de Empleado con las siguientes columnas:
   1. Correo electrónico
   2. Departamento asignado
   3. Equipo asignado
   4. Válido desde
3. Asegúrate de ingresar el subdepartamento o subequipo directamente asignado. Personio asigna automáticamente los departamentos y equipos principales en función de la jerarquía creada.

Ten en cuenta que:
La fecha de validez aparecerá como la fecha de candidatura en el historial del empleado. Si en una fecha determinada, solo cambia la asignación del departamento o del equipo, deja el otro campo de la fila vacío.

5. Ajustar la API pública

La API pública (PAPI) V1 seguirá siendo la misma. Sin embargo, la PAPI V2 actualizada introducirá una estructura jerárquica y los siguientes cambios:

• En la V1, los departamentos y subdepartamentos aparecerán como departamentos independientes sin ninguna conexión jerárquica.
• En la V2, tendrás visibilidad de todos los departamentos y equipos a los que está asignado un empleado, así como las entidades principales y subentidades asociadas a cada uno.  

6. Actualizar otras funcionalidades

Asegúrate de que se utiliza el departamento y el equipo correctos en el grupo contable, los workflows de aprobación, las integraciones y otras partes del producto.

Opción 2: Convierte tus antiguos equipos en subdepartamentos

1. Exporta la estructura del equipo actual de tu empresa

Ten en cuenta que:
Para convertir tus antiguos equipos en subdepartamentos, la estructura de tu empresa tiene que utilizar equipos como subentidades de departamento (ejemplo: un Departamento de Marketing con un equipo de Marketing en línea dentro).

Consulte nuestro artículo sobre cómo migrar a una estructura jerárquica de departamentos y equipos. Siga los pasos descritos en este artículo.