Este artículo proporciona un resumen de los componentes del flujo de trabajo en Personio. Los flujos de trabajo constan de los siguientes componentes: 

• Desencadenante: el evento que provoca el inicio de un workflow.
• Normas y condiciones: filtros que establecen los requisitos para que se ejecute un workflow. Una vez que se activa el desencadenante, el workflow solo continúa si se cumplen las condiciones específicas. Esto ofrece un mayor control y garantiza que los workflows se ejecuten en casos concretos, y no solo cuando se activa el desencadenante.
• Acciones: los pasos que se llevan a cabo una vez que se cumplen el desencadenante, las normas y las condiciones. 

Estos componentes automatizan tareas y te ayudan a trabajar de manera más eficiente en Personio. Puedes personalizarlos para crear un workflow adaptado a tus necesidades.

Desencadenantes

Los workflows siempre comienzan con un desencadenante. Los desencadenantes inician la automatización y los pasos posteriores. Hay muchos tipos de desencadenantes. Se explican a continuación.

Desencadenante basado en el tiempo

Los desencadenantes basados en el tiempo inician una automatización en la fecha, hora y frecuencia que se hayan configurado. Hay dos tipos principales:

• Programado: la automatización comienza en una fecha concreta, como enviar recordatorios mensuales a los empleados en relación con evaluaciones de desempeño o encuestas.
• Relativo a una fecha: la automatización comienza en relación con otra fecha, como una fecha de inicio de días libres o la fecha de contratación de un empleado. Escoge si comienza en la fecha o un número determinado de días antes o después de la fecha.

Si quieres, puedes añadir reglas y condiciones para especificar criterios relacionados con tipos de días libres, tipos de empleados, estados y más.  

Consejo:
Al programar desencadenantes para horas específicas, ten en cuenta que la funcionalidad se basa en la zona horaria UTC. La primera mitad del día es a las 09:00 (UTC) y la segunda mitad del día es a las 13:00 (UTC). 

Desencadenante basado en eventos

Los desencadenantes basados en eventos inician una automatización cuando se produce un evento concreto en Personio. Selecciona un desencadenante basado en eventos por tipo:

• Registro de jornada y días libres: se activa a partir de eventos de registro de jornada o días libres, como cuando el total de días libres de un empleado supera un límite establecido. 
• Eventos sujetos a aprobación: se activa a partir de acciones relacionadas con la aprobación, como cuando un empleado envía un registro de jornada o modifica los datos del empleado.
  Ten en cuenta que: Nota: Este tipo de desencadenante solo se muestra a los clientes migrados a la experiencia Aprobaciones en Automatizaciones. 
• Documentos: se activan como desencadenantes eventos relacionados con los documentos, como cuando se sube un documento, se crea a partir de una plantilla o se actualiza el estado de la firma de un documento.
• Eventos de los empleados: se activa a partir de cambios relacionados con los empleados. Por ejemplo, cuando se crea un empleado o se actualiza la información de un empleado, como cuando cambia de departamento o supervisor. 

Añade reglas y condiciones para definir a qué empleados afecta la automatización. Por ejemplo, configura la automatización para que se active solo cuando se crean empleados de ciertos lugares de trabajo o cuando se sube un documento a una categoría específica.

Reglas y condiciones

Las normas y condiciones te permiten controlar mejor cuándo se ejecutan los workflows basados en eventos y en el tiempo. Úsalos para garantizar que una automatización solo se ejecute cuando se cumplan unos criterios específicos, y no solo cuando se produzca el evento desencadenante. Te ayudan a decidir exactamente cuándo se tiene activar un workflow y a quién tiene que afectar. 

Reglas

• Añade reglas a los desencadenantes basados en eventos o relacionados con fechas para filtrar a quién afecta el workflow. 
• Crea reglas basadas en atributos personalizados y predeterminados, o para datos relacionados con la cantidad. 
• Si añades varias reglas, el workflow solo se activará cuando todas se cumplan.

Condiciones

• Añade condiciones a los desencadenantes basados en eventos para determinar los criterios que tiene que cumplir un evento para activar un workflow.
• Si añades varias condiciones, puedes escoger si el workflow se tiene que activar cuando se cumpla cualquiera de ellas o solo cuando se cumplan todas.

Ejemplos de reglas y condiciones para los desencadenantes

Acciones

Una vez creado el desencadenante, puedes añadir acciones. Las acciones son los pasos que sigue el workflow una vez que se inicia. Las principales acciones son: asignar una tarea, enviar una notificación, enviar un correo electrónico y añadir un participante. Asegúrate de añadir las acciones en el orden en que quieras que se ejecuten. Hay dos tipos de acciones:

• Las acciones síncronas (como las tareas) tienen un comportamiento bloqueante. Se tiene que completar antes de que comience el siguiente paso del workflow. Por ejemplo, si añades una tarea antes de un correo electrónico en una secuencia de workflow, el correo electrónico solo se enviará una vez que el usuario asignado haya completado la tarea. 
• Las acciones asíncronas (como las notificaciones, los correos electrónicos o la incorporación de participantes) se producen al mismo tiempo que otros pasos asíncronos de una secuencia de workflow. No dependen de que otras acciones hayan finalizado para poder comenzar. Por ejemplo, si añades una notificación antes de un correo electrónico en una secuencia de workflow, ambos se enviarán a los usuarios al mismo tiempo una vez que se inicie el workflow. 

Puedes utilizar varias variables al añadir acciones a tu workflow, pero no puedes crear variables personalizadas. 

Ten en cuenta que:
Si una acción asíncrona sigue a una tarea, solo se activa una vez que la tarea se ha completado. 

Asignar una tarea

Asignar tareas a una persona o un rol concreto puede ayudar a agilizar los procesos. Las tareas que se activan por una automatización aparecen en la bandeja de entrada de Personio del asignado. Al añadir una tarea a un workflow, puedes definir la siguiente información:

Un asignado: escoge la persona o el rol concreto al que se le asigna la tarea. Antes de añadir asignados, asegúrate de que tengan los permisos necesarios para realizar la tarea. Si asignas varios empleados o roles a la misma tarea, basta con que uno de ellos la complete para que la tarea desaparezca para el resto. 

Si quieres que un empleado concreto o un rol realice su propia tarea, añade una tarea independiente para cada uno de ellos. Asegúrate de añadir las tareas en el orden en que se tienen que efectuar. 

Un mensaje: facilita a los asignados detalles sobre la tarea. Utiliza variables para mencionar a empleados específicos en el mensaje y proporcionar contexto adicional, como nombres de documento. O inserta enlaces que ofrezcan información adicional.

Las tareas se ejecutan de forma sincrónica. Los pasos que sigan a una tarea solo se iniciarán cuando uno de los usuarios asignados la haya completado. Puedes ver qué pasos se han completado y en qué paso se encuentra el workflow consultando la pestaña Actividad. 

Notificación

Envía actualizaciones sobre un workflow a la bandeja de entrada de Personio de un usuario para que tenga toda la información. Para recibir notificaciones relacionadas con el workflow, los usuarios tienen que tener activada la opción "Otros" en los ajustes personales de notificaciones. Aquí los destinatarios también pueden escoger recibir notificaciones por correo electrónico. Las notificaciones tienen que incluir la siguiente información:

Destinatarios: selecciona las personas o roles que recibirán la notificación. Antes de añadir destinatarios, comprueba si tienen los permisos necesarios para los datos relacionados con la notificación.

Un título: facilita contexto sobre la notificación.

Un mensaje: ofrece a los destinatarios detalles sobre la notificación. Utiliza variables para mencionar a empleados específicos y proporcionar más contexto.

Las notificaciones se producen de forma asíncrona y activan al mismo tiempo las siguientes acciones. Sigue el progreso de un workflow en la pestaña Actividad.

Enviar un correo electrónico

Enviar un correo electrónico a una persona o un rol concreto puede ayudar a personalizar la experiencia del empleado o a mantenerlo informado fuera de Personio. Las acciones de envío de correo electrónico requieren lo siguiente:

Destinatarios: selecciona las personas o roles en el menú desplegable. Puedes incluir correos electrónicos externos escribiéndolos manualmente en el cuadro de destinatarios.

(Opcional): Cc, Cco, Responder a

El asunto del correo electrónico: añade una breve descripción.

El texto del cuerpo del correo electrónico: utiliza el formato de texto enriquecido y enlaces. Añade variables como el título del workflow, la persona afectada o el supervisor de la persona afectada para proporcionar más contexto.

Los correos electrónicos se envían de forma asíncrona. Se activan al mismo tiempo que la siguiente acción. Sigue el progreso de un workflow en la pestaña Actividad.

Ten en cuenta que:
Los correos electrónicos de workflow pueden llegar a un máximo de 45 destinatarios, incluidos Cc y Bcc. Si tu lista es más grande, Personio la divide automáticamente en grupos más pequeños para que todos reciban el correo electrónico. 

Añadir un participante a la encuesta

Añadir a un participante a una encuesta puede ayudar a automatizar la recopilación de feedback de los empleados. Para realizar esta acción, tienes que seleccionar la encuesta que se asignará al empleado. Asegúrate de haber creado ya la encuesta antes de añadir este paso a un workflow.

La incorporación de un participante se realiza de forma asíncrona y activa al mismo tiempo las siguientes acciones.

Casos de uso

Ejemplos:

• Configura un workflow relacionado con los días libres para tipos de ausencia específicos, como la baja por enfermedad o la baja por paternidad.
• Crea un workflow relacionado con documentos activado por categorías específicas de documentos, como los visados de trabajo. Adapta más aún el workflow en función del lugar de trabajo del empleado o el país donde tiene lugar el empleo.
• Envía una notificación a los empleados pertinentes cuando el estado de la firma de un documento cambie de Pendiente a Firmado.