Este artículo explica cómo crear workflows personalizados en el área Automatizaciones. Las plantillas prediseñadas y el creador de workflows sin código te ayudan a poner en marcha tu jornada de automatización.
Para obtener más información sobre los workflows en general, consulta Descripción de los workflows. Para crear workflows relacionados con el ciclo de vida del empleado, consulta los artículos relevantes: onboarding, offboarding y aprobaciones.
Crear un workflow a partir de una plantilla
Para crear un workflow a partir de una plantilla, sigue estos pasos:
- Asegúrate de que tienes los permisos de acceso necesarios para crear workflows.
- Ve a Automatizaciones > Crear workflow.
- Selecciona la plantilla más adecuada de la galería para abrir el creador de workflows.
- El workflow prediseñado se muestra en un objeto visual similar a un diagrama de flujo. Selecciona un componente del workflow para modificarlo o eliminarlo según tus necesidades.
- Para incluir componentes adicionales, haz clic en Añadir un paso.
- Escoge activar el workflow o guardarlo como borrador.
Si el workflow no se guarda ni activa, los pasos que requieren información adicional aparecen resaltados en rojo. Añade la información necesaria e inténtalo de nuevo.
Consejo:
Al seleccionar destinatarios o personas asignadas, puedes escoger por seleccionar a alguien incluido en el workflow, un rol específico, o una o varias personas específicas.
Crear un workflow desde cero
Antes de crear un workflow desde cero, familiarízate con los componentes del workflow.
Para crear un workflow desde cero, sigue estos pasos:
- Ve a Automatizaciones > Crear workflow (esquina superior derecha).
- Haz clic en Empezar desde cero.
- Selecciona y define un desencadenante, luego añade un paso para definir la acción resultante.
- Introduce todos los componentes necesarios.
- Opcionalmente, agrega reglas o condiciones.
- Haz clic en Añadir.
- Repite los pasos 3 y 4 hasta que tengas un workflow completo.
-
Activa el workflow o guárdalo como borrador.
Si el workflow no se guarda ni activa, los pasos que requieren información adicional aparecen resaltados en rojo. Añade la información necesaria e inténtalo de nuevo.
A continuación encontrarás una guía paso a paso sobre cómo crear un workflow desde cero.
Guardar y activar workflows
Guardar un workflow como borrador
Esto guarda tu workflow, pero no lo activa. Permanece en un estado modificable, por lo que puedes realizar más ajustes según sea necesario. Esto es ideal para refinar tu workflow u obtener aprobaciones antes de activarlo.
Activar un workflow
Al activar un workflow, ten en cuenta lo siguiente:
- Los workflows activados comenzarán a ejecutarse en función del desencadenante definido. Una vez activados, no puedes detener las ejecuciones en curso, pero puedes desactivarlos o eliminarlos para evitar futuras ejecuciones.
- Los workflows se desencadenan una vez que se cumplen todas las condiciones, independientemente del estado o los permisos de acceso de un empleado.
- Los empleados pueden recibir notificaciones o tareas relacionadas con áreas a las que no pueden acceder. Asegúrate de que todos los destinatarios tengan los permisos de acceso necesarios cuando los agregues a un workflow.
- Es posible que los empleados que aún no hayan sido invitados a Personio reciban notificaciones, como correos electrónicos, relacionadas con un workflow. Activa un workflow solo si todos los empleados incluidos en él han sido invitados a Personio.
- Recomendamos incluir solo usuarios invitados, como superiores de recursos humanos, al probar los workflows para garantizar resultados precisos.
- Recomendamos probar el workflow con un compañero de trabajo antes de activarlo.
Descubre cómo activar un workflow o cómo editar un workflow.
Supervisar y modificar los workflows
Para supervisar los workflows que has creado con el creador de workflows, ve a la pestaña Actividad. Esto muestra una lista de workflows que están en progreso o completados. Los workflows que has creado y activado no aparecen en la pestaña Actividad hasta que se produce el desencadenante.
Consulta Supervisar y gestionar workflows para obtener información sobre cómo realizar un seguimiento del progreso de un workflow y cómo editar un workflow.
Para supervisar los workflows del ciclo de vida de los empleados, como el onboarding, el offboarding, las firmas electrónicas y las solicitudes de aprobación, ve a Automatizaciones > Descripción general y haz clic en Ver todo en la parte inferior del widget correspondiente.