Este artículo explica cómo supervisar y gestionar los workflows creados a través del área Automatizaciones en Personio. Para configurar tu propia automatización, consulta Crear workflows. 

Si deseas supervisar o gestionar los workflows relacionados con el ciclo de vida de los empleados, como el onboarding, el offboarding, las firmas de los empleados y las aprobaciones, consulta los artículos correspondientes. 

Supervisar los workflows

Utiliza la pestaña Actividad para registrar el rendimiento de los workflows desencadenados en los últimos 30 días. La tabla enumera todos los nombres de los workflows desencadenados y detalles adicionales como: persona asignada, cuándo se activó, la persona afectada y el estado. 

• Utiliza las opciones de filtro en la parte superior de la tabla para ordenar las instancias de workflow.
• Selecciona un workflow de la lista para ver detalles sobre su ejecución, como el paso actual, el personal asignado y los tiempos de asignación.

Editar un workflow

Puedes agregar, actualizar o eliminar pasos en un workflow. Sigue estos pasos: 

1. Ve a Automatizaciones > Workflows. Selecciona el workflow que deseas editar.
2. Haz clic en Editar en la parte superior derecha.
   • Añadir un paso: haz clic en el icono +, selecciona los componentes relevantes y guarda los cambios.
   • Editar un paso: selecciona el paso correspondiente y actualiza sus componentes según sea necesario. Haz clic en Añadir o Actualizar para guardar los cambios.
   • Eliminar un paso: selecciona el paso correspondiente y haz clic en el icono de la papelera. 
3. Guarda el workflow como borrador, o guarda y activa los nuevos cambios.

Nota:
Las ediciones que cambian la lógica del workflow restablecerán el recuento de desencadenantes y los últimos datos en la pestaña Workflows. Si está relacionado con la aprobación, la reactivación puede anular otros workflows de aprobación. Más información.

Guardar un workflow editado

Después de editar un workflow activo, puedes guardar los cambios de dos maneras:

Nota: 
Puedes guardar una versión de borrador por workflow. Un símbolo de +1 a la derecha del estado de un workflow en la pestaña Workflows indica que se trata de un borrador ya creado. 

Copiar un workflow

Para duplicar un workflow ya creado, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Workflows.
2. A la derecha del workflow que deseas copiar, haz clic en el icono de tres puntos > Copiar workflow para duplicarlo.
3. Aparece el workflow duplicado. Realiza los cambios necesarios e introduce un nuevo nombre para el workflow.
4. Guárdalo como borrador o actívalo. 

Activar un workflow

Antes de empezar

Antes de activar un workflow, ten en cuenta lo siguiente:

• Los workflows activados comenzarán a ejecutarse en función del desencadenante definido. Una vez activados, no puedes detener las ejecuciones en curso, pero puedes desactivarlos o eliminarlos para evitar futuras ejecuciones.
• Los empleados que aún no hayan sido invitados a Personio pueden recibir notificaciones, como correos electrónicos, vinculados a un workflow. Activa un workflow solo si todos los empleados incluidos en él han sido invitados a Personio.
• Recomendamos incluir solo usuarios invitados, como gestores de recursos humanos, al probar los workflows para garantizar resultados precisos. 
• Recomendamos probar el workflow con un compañero de trabajo antes de activarlo.

Activar un workflow

Para activar un workflow, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Workflows.
2. Crea un workflow o selecciona un borrador ya creado o un workflow inactivo de la lista.
3. Edita los componentes del workflow según tus necesidades. 
4. Haz clic en Guardar y activar. 

El workflow aparece en la lista de la pestaña Workflows. Puedes supervisar el progreso y consultar más detalles sobre el workflow en la pestaña Actividad. 

Desactivar o eliminar un workflow

Desactivar un workflow

Para desactivar un workflow, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Workflows. Busca el workflow que quieres desactivar.
2. A la derecha del workflow, haz clic en el ícono de tres puntos.
3. Desactiva el workflow.

No se realizarán futuras ejecuciones del workflow. Las ejecuciones en curso aún se pueden ver y completar. 

Eliminar un workflow

Solo puedes eliminar workflows inactivos o de borrador. Consulta cómo desactivar un workflow más arriba. Para eliminar un workflow, sigue estos pasos:

1. 1. Ve a Automatizaciones > Workflows. Busca el workflow que deseas eliminar. 
   2. Si el workflow tiene un estado activo, desactívalo.
   3. A la derecha del workflow que deseas eliminar, haz clic en el ícono de tres puntos > Eliminar workflow.

Arreglar un workflow interrumpido

Personio no te avisa con antelación si un workflow se interrumpe debido a cambios en los elementos que utiliza. En cambio, Personio te notifica cuando un workflow intenta ejecutarse y encuentra un problema. Esto ayuda a abordar los problemas y mantener la eficiencia del workflow.

Así es como te informamos sobre los workflows interrumpidos:

• Personio resalta errores específicos cuando accedes al workflow en el creador de workflows.
• Aparece un mensaje de error en la columna Estado de la lista de workflows en Automatizaciones > Workflows. Este mensaje contiene detalles sobre el problema.
• Recibirás una tarea en tu bandeja de entrada con detalles sobre el problema y un enlace para solucionar el workflow interrumpido.
• Recibirás un correo electrónico con un resumen de los errores y un enlace para corregir el workflow interrumpido.

Para obtener información sobre los problemas que pueden interrumpir los workflows, consulta la sección sobre las razones comunes de los workflows interrumpidos.

Nota:
La persona que creó el workflow recibe todas las notificaciones sobre workflows interrumpidos. Personio no reasigna estas notificaciones si el creador original del workflow no está disponible.

Para corregir un workflow interrumpido:

1. Abre el workflow interrumpido.
2. Revisa y corrige los errores resaltados en el creador de workflows.

Corregir un workflow no restablece el contador de desencadenantes a 0, sino que continúa desde donde lo dejó. Un workflow fijo no se vuelve a ejecutar para los desencadenantes que ocurrieron mientras estaba interrumpido.

La comunicación de workflows interrumpidos también incluye elementos de acción interrumpidos. Por ejemplo, si falta un destinatario de una notificación, el workflow se inicia, pero no envía la notificación. En este caso, las notificaciones, las tareas y las aprobaciones se realizan, pero el sistema omite las acciones de correo electrónico.

Comprender los motivos de la interrupción de workflows

La siguiente tabla muestra las razones comunes por las que los workflows se interrumpen. Estos problemas podrían ocurrir en las condiciones o reglas del desencadenante del workflow. También podrían ocurrir en las acciones del workflow (por ejemplo, falta un destinatario para una notificación):