Este artículo explica cómo supervisar y gestionar workflows y aprobaciones a través del área Automatizaciones. Consulta cómo crear workflows o aprobaciones. Utiliza la pestaña Actividad de Automatizaciones para hacer un seguimiento del progreso y detectar los cuellos de botella de los workflows y las aprobaciones en curso, o para revisar el historial del empleado de ejecuciones y decisiones anteriores.

Si quieres supervisar o gestionar workflows relacionados con el ciclo de vida del empleado, como el onboarding, el offboarding, la firma del empleado y las aprobaciones, consulta los artículos correspondientes. 

Antes de empezar

• La organización tiene que tener al menos un workflow o proceso de aprobación configurados para poder supervisar algo en la pestaña Actividad. Consulta cómo Crear workflows.
• Para consultar la vista Workflows en la pestaña Actividad, necesitas permiso para Workflows > Actividad de workflow. 
• Para consultar la vista Aprobaciones en la pestaña Actividad, necesitas permiso para Workflows > Actividad de aprobación.

Supervisa la actividad en los workflows y las aprobaciones

Puedes usar la pestaña Actividad para comprobar el progreso de un workflow después de que se active o para revisar cómo se ha ejecutado en el pasado. Los usuarios con permiso para ver la actividad de las aprobaciones también pueden usar esta pestaña para verificar el estado de las solicitudes de aprobación y revisar decisiones anteriores. 

Actividad de los workflows

Puedes consultar los detalles sobre workflows en curso y completados, incluyendo el estado, la persona afectada, los asignados y la línea temporal de los pasos completados y pendientes. Para comprobar la actividad de un workflow, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Actividad.
2. Haz clic en Workflows para ver la vista Workflows.
3. Utiliza las opciones Filtro y Fecha para refinar la tabla. 
4. Selecciona un workflow de la lista para abrir la vista detallada.
5. Opcional: Haz clic en Abrir workflow para revisar la configuración del workflow que se ha activado. Si quieres modificar el workflow, haz clic en Editar. 

Actividad de aprobación

Puedes consultar los detalles sobre solicitudes de aprobación en curso y completadas, incluyendo información sobre la persona afectada, la línea temporal de la aprobación (con asignados y marcas de tiempo) y cualquier información sobre la delegación. Para comprobar la actividad de las solicitudes de aprobación, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Actividad.
2. Haz clic en Aprobaciones para consultar la vista Aprobaciones.
3. Utiliza las opciones Filtro y Fecha para refinar la tabla. 
4. Selecciona una aprobación de la lista para abrir una vista detallada sobre la ejecución. 
5. Opcional: Haz clic en Abrir workflow para revisar la configuración del workflow que ha activado la aprobación. Si quieres modificar el workflow, haz clic en Editar. 

Editar un workflow

Puedes agregar, actualizar o eliminar pasos en un workflow. Sigue estos pasos: 

1. Ve a Automatizaciones > Workflows. 
2. Selecciona el workflow que deseas editar.
3. Haz clic en Editar.
4. Actualiza el flujo de trabajo y suscomponentes según sea necesario. Guarda los cambios a medida que los vayas haciendo.
5. Opcionalmente, actualiza el nombre del flujo de trabajo para reflejar cualquier cambio en su función.
6. Guarde el workflow como borrador o guarde y active los cambios nuevos.

Ten en cuenta que:
Nota:Las ediciones que cambian la lógica del workflow restablecerán el recuento de desencadenantes y los últimos datos en la pestaña Workflows. Si está relacionado con la aprobación, la reactivación puede anular otros workflows de aprobación. Más información.

Guardar un workflow editado

Tras editar un workflow activo, puede guardar los cambios de dos maneras:

Nota:
Puede guardar un borrador por workflow. El símbolo +1 a la derecha del estado de un workflow en la pestaña Workflows indica un borrador existente. 

Copiar un workflow

Puedes crear una copia de un workflow existente para ahorrar tiempo al crear uno similar. Para duplicar un workflow, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Workflows.
2. A la derecha del workflow que deseas copiar, haz clic en el icono de tres puntos > Copiar workflow para duplicarlo.
3. Aparece el workflow duplicado. Realice las modificaciones necesarias e introduzca un nombre nuevo para el workflow.
4. Guárdalo como borrador o actívalo. 

Activar un workflow

Antes de activar un workflow, tenga en cuenta lo siguiente:

• Los workflows activados comenzarán a ejecutarse en función del desencadenante definido. Una vez activado, no puede detener las ejecuciones en curso, pero puede desactivarlo o eliminarlo para evitar futuras ejecuciones.
• Los empleados que aún no hayan sido invitados a Personio pueden recibir notificaciones, como correos electrónicos, vinculados a un workflow. Activa un workflow solo si se ha invitado a Personio a todos los empleados incluidos en él.
• Recomendamos incluir solo a los usuarios invitados, como los gerentes de RR. HH., al probar los workflows para garantizar resultados precisos. 
• Considera la posibilidad de comprobar tus workflows con un colega antes de realizar la activación.

Para activar un workflow, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Workflows.
2. Cree un workflow o seleccione un borrador existente o un workflow inactivo de la lista.
3. Edita los componentes del workflow para adaptarlos a tus necesidades. 
4. Haz clic en guardar y activar. 

El workflow aparece en la lista de la pestaña Workflows. Puede supervisar el progreso y ver más detalles sobre el workflow en la pestaña Actividad. 

Desactivar o eliminar un workflow

Desactivar un workflow

Para desactivar un workflow, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Workflows. Busca el workflow que deseas desactivar.
2. A la izquierda del workflow, haz clic en el icono de tres puntos.
3. Desactive el workflow.

No se realizarán futuras ejecuciones del workflow. Las ejecuciones en curso aún se pueden ver y completar.  

Eliminar un workflow

Solo puedes eliminar workflows inactivos o de borrador. Consulta cómo desactivar un workflow más arriba. Para eliminar un workflow, sigue estos pasos:

1.  
   1. Ve a Automatizaciones > Workflows. Busca el workflow que deseas eliminar. 
   2. Si el workflow tiene un estado activo, desactívelo.
   3. A la derecha del workflow que quieres eliminar, haz clic en el icono de tres puntos > Eliminar workflow.

Arreglar un workflow interrumpido

Personio no te avisa con antelación si un workflow se interrumpe debido a cambios en los elementos que utiliza. En su lugar, Personio te avisa cuando un workflow intenta ejecutarse y encuentra un problema. Esto ayuda a abordar los problemas y a mantener la eficiencia del workflow.

Así es como te informamos sobre los workflows interrumpidos:

• Personio resalta errores específicos al acceder al workflow en el generador de workflows.
• Aparece un mensaje de error en la columna Estado de la lista de workflows en Automatizaciones > Workflows. Este mensaje contiene detalles sobre el problema.
• Recibirás una tarea en tu bandeja de entrada con detalles sobre el problema y un enlace para corregir el workflow interrumpido.
• Recibirás un correo electrónico con un resumen de los errores y un enlace para corregir el workflow interrumpido.

Para obtener información sobre los problemas que pueden interrumpir los workflow, consulte la sección sobre los motivos comunes de los workflows interrumpidos.

Ten en cuenta que:
Nota:La persona que creó el workflow recibe todas las notificaciones sobre workflows que no funcionan. Personio no reasigna estas notificaciones si el creador del workflow original no está disponible.

Para corregir un workflow interrumpido:

1. Abre el workflow interrumpido.
2. Revisa y corrige los errores resaltados en el generador de workflows.

La corrección de un workflow no restablece el contador de desencadenantes a 0. Continúa desde donde lo dejó. Un workflow fijo no se vuelve a ejecutar para los desencadenantes que ocurrieron mientras estaba interrumpido.

La comunicación del workflow interrumpido también incluye elementos de acción interrumpidos. Por ejemplo, si falta el destinatario de una notificación, se inicia el workflow, pero no envía la notificación. En este caso, se producen notificaciones, tareas y aprobaciones, pero el sistema omite las acciones del correo electrónico.

Comprender los motivos más comunes de los workflows interrumpidos

La siguiente tabla muestra las razones comunes por las que los workflows se interrumpen. Estos problemas pueden producirse en las condiciones o normas del desencadenante del workflow. También pueden producirse en las acciones del workflow (por ejemplo, si falta el destinatario de una notificación):