En este artículo se explica cómo crear un informe con el generador de informes. Puedes utilizar una amplia variedad de datos y personalizar cada informe según las necesidades.

Hay dos formas de crear un informe:

1. Crear un informe desde cero. Puedes escoger entre dos informes en blanco:
   • Informe en blanco estándar: con esta opción, puedes personalizar el informe por completo. Puedes escoger una opción de visualización en función de los datos que selecciones.
   • Informe en blanco de cambios en empleados: con esta opción, puedes ver la evolución de los datos de los empleados a lo largo del tiempo. Este tipo de informe se centra en los empleados a título individual. Muestra los valores antiguos y nuevos de los datos, junto con la fecha de entrada en vigor del cambio. 
2. Crear un informe a partir de una plantilla. Con esta opción, puedes escoger entre nuestras plantillas predefinidas. Estas plantillas responden a las necesidades habituales de elaboración de informes y pueden ayudarte a ahorrar tiempo. Personio aplica ciertos valores de forma predeterminada, pero también puedes personalizar estos informes según las necesidades. Puedes escoger una opción de visualización en función de los datos que selecciones.

Antes de empezar

Comprende qué permisos son necesarios para crear informes

Cualquier persona con el rol de administrador puede crear informes. También puedes permitir que otros empleados creen informes mediante un rol de empleado. Para ello:

1. Otorga al rol permiso de edición para Configuración > Informes. 
2. También tienes que otorgar acceso a los datos de los atributos de los empleados correspondientes en Datos del personal. De este modo, el empleado que elabora el informe podrá incluir en él todos los atributos a los que tiene acceso. Por ejemplo, si tiene permisos para Datos de personal > Registro de jornada, puede utilizar el registro de jornada en los informes. Descubre más sobre los datos disponibles para crear informes.
3. Para ver a los empleados que aparecen en los informes, la persona encargada de elaborar los informes también necesita permiso para consultar su estado. De forma predeterminada, el atributo Estado se encuentra en Datos del personal > Información de RR. HH., así que el rol del usuario tiene que tener permiso de visualización de esta sección. Si es necesario, también puedes cambiar la sección del atributo Estado en Ajustes > Personal > Datos personales.

Comprende las opciones de selección del tiempo

Puedes crear informes de tres maneras diferentes en función del tiempo seleccionado: como instantánea (momento concreto), como adición (intervalo de tiempo) o como registro detallado de cambios (informe de cambios del empleado). Descubre las diferentes formas de crear informes basados en la selección de tiempo.

Al seleccionar un periodo de tiempo, puedes incluir fechas futuras. Estas fechas tienen un límite de dos años a partir del día de creación. Esto resulta útil para consultar las ausencias planificadas, por ejemplo.

Comprende los filtros

Cuando utilices filtros, comprueba que entiendes los efectos de cada operador:

• Coincide con todos: muestra solo a los empleados que cumplen todos los filtros escogidos (operador lógico Y). Así obtendrás resultados más específicos.
• Coincide con alguno: muestra a los empleados que cumplen al menos uno de los filtros (operador lógico O). Así obtienes resultados más amplios.
• Es igual a: muestra solo a los empleados cuyos valores del atributo coinciden exactamente con los valores seleccionados.
• No es igual a: se excluye a los empleados cuyos datos coincidan con los valores seleccionados.
• Está vacío: muestra solo a los empleados a los que les faltan los datos pertinentes.
• No está vacío: se excluye a los empleados a los que les faltan los datos pertinentes.
• Añadir norma: una norma es un filtro único. Por ejemplo, “El estado es igual a Activo”.
• Añadir grupo: un grupo combina varios filtros. Por ejemplo, “El centro de trabajo es igual a Berlín o Múnich”.

Comprende las opciones de visualización

En el caso de los informes en blanco estándar y los informes basados en plantillas, puedes escoger entre diferentes opciones de visualización. Estas opciones dependen de los datos que selecciones. Las opciones de visualización aparecerán atenuadas si seleccionas datos incompatibles.

La siguiente tabla ofrece un resumen de las diferentes opciones de visualización.

Crear un informe desde cero

Informe en blanco estándar

Para crear un informe desde cero utilizando la plantilla de informe en blanco estándar, siga estos pasos:

1. Ve a Análisis.
2. Haz clic en Crear informe y selecciona Informe en blanco estándar.
3. Ponle un nombre al informe.
4. Ve a la sección ampliada Ajustes que aparece a la derecha para definir los detalles del informe:
   • En Datos, selecciona uno o varios elementos de datos. Si es necesario, puedes utilizar la barra de búsqueda. Para la mayoría de los elementos de datos, puedes escoger una opción de adición. 
   • Opcional: En Segmentar por, añade hasta dos atributos. Esto desglosa los datos en grupos significativos. Esta agrupación se aplica tanto a las tablas como a los gráficos. 
   • Selecciona un tipo de visualización. Los datos que selecciones determinan las opciones de visualización disponibles. Descubre más sobre las opciones de visualización.
5. En la vista principal del informe, haz clic en el icono del calendario para seleccionar el tiempo. Escoge un periodo predefinido o utiliza el selector de fechas para seleccionar un intervalo personalizado. Puedes seleccionar Hoy para obtener una instantánea de los datos actuales. 
6. Añade filtros para incluir o excluir grupos específicos de empleados. Para comprender el efecto de los distintos operadores, consulte la sección anterior.
7. Guarda el informe.

Informe en blanco de cambios del empleado

Para crear un informe desde cero utilizando el informe de cambios del empleado, siga los pasos que se indican a continuación. Este informe solo está disponible en formato de tabla.

1. Ve a Análisis.
2. Haz clic en Crear informe y selecciona Informe en blanco de cambios del empleado.
3. Ponle un nombre al informe.
4. Ve a la sección ampliada Ajustes que aparece a la derecha para definir los detalles del informe:
   • En Atributos, selecciona los atributos pertinentes. El informe compara los valores antiguos y los nuevos de cada atributo que selecciones.
   • En Identificadores del personal, añade identificadores si es necesario. Personio aplica de forma predeterminada los identificadores ID de Personio y Empleado.
   • En Agrupar por, añade hasta dos atributos. 
   • En Opciones de resultados hay dos opciones de activación/desactivación. Puedes escoger si quieres mostrar solo a los empleados cuyos atributos hayan cambiado. También puedes mostrar solo el cambio más reciente en los atributos de cada empleado.
5. En la vista principal del informe, haz clic en el icono del calendario para seleccionar el tiempo. Escoge un periodo predefinido o utiliza el selector de fechas para seleccionar un intervalo personalizado. Puedes incluir fechas futuras para ver los cambios de atributos programados. Sin embargo, estas fechas tienen un límite de dos años a partir del día de creación.
6. Añade filtros para incluir o excluir grupos específicos de empleados. Para comprender el efecto de los distintos operadores, consulte la sección anterior. Los filtros de este tipo de informe solo consideran el valor de cada empleado al final del periodo de tiempo seleccionado. Por ejemplo, si se filtra por el estado de empleado, el informe no incluye a los empleados que tenían el estado Activo al principio, pero no al final.  
7. Guarda el informe.

Crear un informe a partir de una plantilla

Cada plantilla aplica valores y filtros específicos de forma predeterminada. Puedes personalizarlo según las necesidades. Para crear un informe a partir de una plantilla, sigue estos pasos:

1. Ve a Análisis.
2. Haz clic en Crear informe y selecciona la plantilla adecuada.
3. Ponle un nombre al informe.
4. Modifica las opciones de adición de datos o añade segmentación si es necesario. Dependiendo de los datos que hayas seleccionado, también puedes cambiar el tipo de visualización.
5. En la vista principal del informe, haz clic en el icono del calendario para definir el periodo de tiempo. Escoge un periodo predefinido o utiliza el selector de fechas para seleccionar un intervalo personalizado.
6. Añade filtros si es necesario. Para comprender el efecto de los distintos operadores, consulte la sección anterior.
7. Guarda el informe.

Pasos siguientes

Una vez que hayas creado y guardado un informe, podrás encontrarlo en la lista de informes, en Análisis > Informes. Solo es visible para ti y el estado es Privado.

• Puedes compartir un informe con otros empleados y otorgarles permisos de visualización o edición.
• Para exportar un informe, haz clic en el icono de tres puntos situado en la parte superior de la página. Puedes exportar los datos como un archivo de Excel o CSV. La exportación incluye los filtros, segmentos y adiciones que has seleccionado. También incluye los identificadores de los empleados.