En este artículo, aprenderás sobre los gestores de casos en Personio Whistleblowing, cómo asignarlos y cómo involucrar a usuarios externos.

Gestores de casos en Personio Whistleblowing

Acerca de los gestores de casos

Un gestor de casos es:

Un miembro designado de tu organización (o un proveedor externo, como un abogado) con acceso para ver los casos de Whistleblowing dentro de los canales de denuncia a los que está asignado.
Alguien que ha sido informado sobre la legislación de denuncia de irregularidades de la UE y que, por lo general, pertenece a tu equipo de Recursos Humanos, Legal o de Gestión.
Alguien incluido como gestor de casos cuando la persona que presenta una denuncia da seguimiento a su caso. Esto significa que el nombre del gestor del caso es visible para las personas que presentan denuncias y está vinculado a cualquier respuesta o actualización que proporcionen dentro del registro de un caso. Si un gestor de casos no quiere que se revele su identidad a las personas que presentan denuncias, considera agregar un nuevo perfil del empleado como solución alternativa.

Debido a la naturaleza y sensibilidad del contenido de la herramienta de Whistleblowing, solo aquellos asignados como gestores de casos pueden acceder a ella. Consulta Variación de niveles de acceso para gestores de casos para conocer todas las formas en que puede variar el acceso de un gestor de casos.

Consejo:
La aplicación de Whistleblowing para la gestión de casos es independiente del formulario de denuncia. Cualquiera puede acceder al formulario de presentación de denuncias a través del enlace del formulario de presentación de denuncias de la organización.

Diferentes niveles de acceso para gestores de casos

El nivel de acceso que tiene un gestor de casos dentro de la aplicación Whistleblowing depende de los permisos de acceso del usuario en Personio y de si está asignado como gestor de casos en uno o más canales de informes en la aplicación Whistleblowing. Dependiendo de la combinación de estas dos variables, existen tres variaciones de acceso que puede tener un gestor de casos:

Solo gestor de casos

Esta persona ha sido asignada como gestor de casos a uno o más canales de denuncias en la aplicación de Whistleblowing. Solo los administradores de Personio o los usuarios con permisos de acceso de “Administrador de canal” pueden asignar gestores de casos. Este usuario:

Solo puede ver y responder a casos en los canales de denuncia a los que está asignado.
Puede ver los ajustes de Whistleblowing (incluidos los canales de informes y los gestores de casos).
No puede editar los canales de denuncias ni agregar nuevos gestores de casos.
Puede añadir, editar y retirar categorías en los Ajustes de Whistleblowing.

Solo administrador de Personio o solo administrador del canal

Esta persona es un administrador de Personio o un usuario al que se le han otorgado permisos de acceso de “Administrador de canal” en Personio. Este usuario:

No puede acceder a ninguna lista o detalle de casos.
Sólo puede acceder a los Ajustes de Whistleblowing (para gestionar los canales de denuncias).
Puede ver, añadir, editar y archivar canales de denuncias.
Puede agregar y retirar gestores de casos de los canales de denuncia.
Puede acceder y copiar el enlace al formulario de denuncia con fines de distribución.
Los administradores de Personio que no sean también gestores de casos no pueden ver ningún caso de Whistleblowing mientras se hagan pasar por otro usuario de Personio que sea gestor de casos.

Ten en cuenta que: Aunque los administradores de Personio y los administradores de canales pueden añadir y retirar gestores de casos de los canales de informes, no pueden añadirse a sí mismos como gestores de casos.

Tanto un administrador de Personio/administrador de canal como un gestor de casos

Este usuario es administrador de Personio o tiene permisos de acceso de “Administrador de canal” en Personio. También se le asigna como gestor de casos a uno o más canales de denuncia. Este usuario tiene acceso completo a la herramienta, lo que significa que:

Puede ver y responder a todos los casos en los canales de denuncia que tiene asignados.
Puede ver y editar ajustes de Whistleblowing, como canales y categorías de denuncia.
Puede agregar y retirar gestores de casos de los canales de denuncia.

Añadir o retirar gestores de casos

Añadir gestores de casos a un canal de denuncia

Los administradores de Personio o los usuarios con permisos de acceso de “Administrador de canal” pueden añadir gestores de casos. Para añadir un gestor de casos a un canal de denuncia, sigue estos pasos:

Asegúrate de que el usuario tenga un perfil de Personio. Si es un usuario externo, igualmente necesitará un perfil de Personio. Consulta Asignar usuarios externos como gestores de casos.
En Personio, selecciona Whistleblowing en la barra de navegación.
Una nueva ventana abre la aplicación de Whistleblowing independiente. En la parte superior izquierda, haz clic en Whistleblowing > Ajustes.
Seleccione Canales de denuncias en la barra lateral izquierda.
Junto al canal de informes al que deseas añadir al gestor de casos, haz clic en Gestionar.
Haz clic en Añadir gestor de casos en la parte superior derecha, selecciona el gestor de casos de la lista desplegable y haz clic en Añadir. El gestor de casos ahora aparece en la página de canales de denuncia.
Repite este proceso en todos los canales de informes a los que se tiene que asignar este gestor de casos.

Consejo:
Los administradores de Personio o quienes tengan permisos de acceso de “Administrador de canal” no pueden añadirse a sí mismos como gestores de casos; solo otras personas pueden añadirlos como gestores de casos.

Añadir usuarios externos como gestores de casos

Whistleblowing se basa en la autenticación de Personio para proporcionar acceso al producto. Para asignar a un usuario externo como gestor de casos, este debe tener una cuenta de Personio. Para crear una cuenta en Personio para un usuario externo, sigue estos pasos:

Selecciona Empleados > Lista de personal en la barra de navegación principal de Personio.
En la parte superior derecha, haz clic en Añadir empleado.
Ingresa los detalles del usuario externo. Si el usuario externo desea permanecer en el anonimato, asegúrate de no ingresar su nombre o apellido real.
En Información de RR. HH. > Tipo de empleo, selecciona Externo y haz clic en Agregar empleado.
Continúa agregando el nuevo usuario como gestor de casos siguiendo los pasos para añadir o retirar gestores de casos

Ten en cuenta que:
Los empleados externos están incluidos en tu plan de facturación y, por ende, en la plantilla máxima de tu plan actual. Los empleados externos también están incluidos en el organigrama.

Eliminar gestores de casos

Eliminar a un gestor de casos significa que ya no tendrá acceso a casos actuales o futuros en ese canal de denuncia. Para eliminar a un gestor de casos de un canal de denuncia, sigue los pasos a continuación:

En Personio, selecciona Whistleblowing en la barra de navegación.
Se abre una ventana separada de Whistleblowing. En la parte superior izquierda, haz clic en Whistleblowing > Ajustes.
Haz clic en Canales de denuncias (en Ajustes en la barra lateral izquierda).
Junto al canal de informes del que deseas retirar al gestor de casos, haz clic en Gestionar.
En la lista de gestores de casos, busca el gestor de casos y haz clic en Eliminar.
En la ventana de confirmación, haz clic en Desactivar.

Repite estos pasos para todos los demás canales de denuncia de los que desees eliminar este gestor de casos.

Ver seguimiento de auditoría de gestores de casos añadidos o eliminados

Todos los cambios realizados en los gestores de casos se registran, lo que crea un registro de auditoría de quién agregó a cada gestor de casos y cuándo. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento. Para ver todos los cambios, sigue estos pasos:

En Personio, selecciona Whistleblowing en la barra de navegación.
Se abre una ventana separada de Whistleblowing. En la parte superior izquierda, haz clic en Whistleblowing > Ajustes.
Haz clic en Canales de denuncias (en Ajustes en la barra lateral izquierda).
Junto al canal de denuncias que deseas revisar, haz clic en Gestionar.
Se abre la lista de gestores de casos. Aquí verás:
- En Nombre:los gestores de casos que se añadieron.
- En Activo desde: la fecha en que se añadió el gestor de casos.
- En Añadido por: el nombre del usuario que ha asignado al gestor de casos.

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