En este artículo se explica cómo crear canales y categorías de denuncia en Personio Whistleblowing. Si aún no lo has hecho, aprende a configurar Personio Whistleblowing.
Antes de empezar
- Para configurar y gestionar los canales de informes en la aplicación Whistleblowing, necesitas un rol de administrador o permisos de edición para la sección Whistleblowing > Permisos de acceso a la aplicación Whistleblowing.
- Para añadir, editar o eliminar categorías personalizado en la aplicación Whistleblowing, tienes que ser gestor de casos en la aplicación Whistleblowing. Consulta cómo añadir o retirar gestores de casos en Personio Whistleblowing.
Comprender los canales y categorías de denuncia
Canales de denuncia
Los canales de denuncias permiten a las organizaciones definir canales separados para que las personas que presentan denuncias elijan. Esto es útil cuando tu empresa desea separar los casos según el equipo, la subempresa o la subsección.
- Los superiores de casos solo pueden ver los casos dentro del canal de denuncias al que han sido asignados, lo que brinda seguridad adicional.
- Los canales de denuncias definidos aparecen como opciones en el menú desplegable Sucursal, ubicado en el paso uno del formulario de denuncias.
- Los canales de denuncias no se pueden eliminar, solo archivarse.
Para gestionar y asignar superiores de casos, consulta Agregar o retirar superiores de casos en Personio Whistleblowing.
Categorías
La funcionalidad de categorías permite que los gestores de casos clasifiquen y organicen los casos según el tipo de mala conducta involucrada. Todos los superiores de casos pueden agregar, editar o eliminar categorías personalizadas.
- Esto les da a las personas que presentan denuncias la opción de seleccionar con qué creen que está relacionado su caso.
- De forma predeterminada, Personio incluye cuatro categorías en Personio Whistleblowing: Discriminación, acoso, fraude y filtración. No puedes editar ni eliminar estas categorías, pero puedes añadir nuevas categorías personalizadas.
Crear un canal de denuncias
Para crear un nuevo canal de denuncias, sigue estos pasos:
- Ve a Whistleblowing.
- En Ajustes, haz clic en Canales de informes.
- Haz clic en Añadir canal nuevo.
- Introduce el nombre del canal de informes y haz clic en Añadir.
- El canal de informes nuevo aparece en la lista y como una opción en el formulario de informe.
Para gestionar los superiores de casos asignados a un canal de denuncias, consulta Añadir o retirar superiores de casos en Personio Whistleblowing.
Archivar o restaurar un canal de denuncias
Archivar un canal de denuncias
Los canales de denuncias no se pueden eliminar, solo archivarse. Los canales de denuncia archivados no son visibles para las personas que presentan denuncias en el formulario de denuncias, pero los casos ya creados siguen siendo visibles para los superiores de casos. Las personas que presentan denuncias aún pueden dar seguimiento a su caso.
Para archivar un canal de denuncias ya creado, sigue estos pasos:
- Ve a Whistleblowing.
- En Ajustes, haz clic en Canales de informes.
- Busca el canal de informes que deseas archivar y haz clic en el icono Archivar.
- Confirma los cambios.
Restaurar un canal de denuncias
Para restaurar un canal de denuncias archivado, sigue estos pasos:
- Ve a Whistleblowing.
- En Ajustes, haz clic en Canales de informes.
- El canal de denuncias archivado aparece en la lista de canales de denuncias. Busca el canal de denuncias para restaurar y haz clic en Desarchivar.
- Confirma los cambios.
De este modo, el canal de informes es visible para las personas que informan y podrás añadir o retirar gestores de casos asignados a este canal. Personio restablece automáticamente a cualquier gestor de casos que se haya asignado previamente.
Crear una categoría personalizada
Para añadir una categoría personalizada, sigue estos pasos:
- Ve a Whistleblowing.
- En Ajustes, haga clic en Categorías.
- Haz clic en Añadir categoría, ingresa un nombre y haz clic en Añadir.
- La categoría nueva aparece como Personalizada en la página Categorías y como una opción para que las personas que informan la seleccionen durante el paso dos del formulario de informe.
Editar o eliminar una categoría
Para editar o eliminar una categoría personalizada, sigue estos pasos:
- Ve a Whistleblowing.
- En Ajustes, haga clic en Categorías.
- Busca la categoría que deseas editar o eliminar.
- Haz clic en Editar e introduce el nombre nuevo. A continuación, escoge Guardar.
- Haz clic en Eliminar y confirma. Esto no afectará a los casos que ya tienen esta categoría.
Los cambios aparecen en la página Categorías y en el paso dos del formulario de informe. No puedes editar las categorías eliminadas. Aparecen por separado en la página y las categorías eliminadas no se pueden editar. Se enumeran por separado, y un icono marca cualquier categoría que todavía esté vinculada a un informe.
Si una categoría eliminada sigue asociada a un informe, permanece visible en las listas Filtros y Categorías de los casos, pero no se puede seleccionar. Si no se asigna a ningún informe ya creado, una categoría eliminada desaparece inmediatamente de todas las opciones.
Pasos siguientes
Para los siguientes pasos, consulta los siguientes artículos de denuncia de irregularidades de Personio:
- Aprende a asignar gestores de casos.
- Aprende a gestionar casos.