En este artículo se explica cómo programar un periodo de inactividad temporal de larga duración para un empleado en Personio. Una inactividad temporal de larga duración es una ausencia formal y prolongada durante la cual un empleado permanece como empleado, pero se retira temporalmente de sus funciones. Los ejemplos incluyen la baja por maternidad/paternidad, los periodos sabáticos y la baja por enfermedad prolongada. A diferencia de una ausencia estándar, la inactividad temporal de larga duración puede afectar a operaciones de RR. HH. más amplias. Por ejemplo, puede afectar a la remuneración, al estado de empleado y a las ausencias retribuidas de un empleado de otros tipos de inactividad temporal remunerada.

En Personio, puedes gestionar las inactividades temporales de larga duración como cualquier otro periodo de ausencia. Sin embargo, las normas de inactividad temporal de larga duración se configuran en la política para cada tipo de ausencia relevante. Por ejemplo, para un tipo de ausencia, como “baja por maternidad/paternidad” o «periodo sabático», puedes configurar los efectos posteriores, como pausar la remuneración, cambiar el estado de empleado a Inactividad temporal o reducir las ausencias retribuidas. Personio aplica estas normas automáticamente al aprobar un periodo de inactividad temporal válido.

Si lo que quieres es programar un periodo de protección de maternidad, sigue este proceso. Puedes usar una política de ausencias para aplicar las normas de inactividad temporal de larga duración, como el prorrateo de la remuneración, los cambios de estado o los ajustes de las ausencias retribuidas, para el permiso de maternidad. Sin embargo, tienes que programar el periodo de protección de maternidad en sí mismo a través del flujo Añadir hijo en el perfil de la empleada.

Antes de empezar

• Necesitas tener configurado un tipo de ausencia para la inactividad temporal de larga duración (por ejemplo, baja por maternidad/paternidad, periodo sabático o baja por enfermedad prolongada).
• El empleado necesita que se le asigne una política de ausencias para ese tipo de ausencia. Sin una política, el tipo de ausencia no aparece en el desplegable. También es necesario añadir una política de ausencias para añadir o editar los periodos de ausencia.
• Si quieres que la inactividad temporal afecte automáticamente a la remuneración, al estado de empleado o a otras ausencias retribuidas, primero tienes que añadir las normas de inactividad temporal de larga duración pertinentes para la política de ausencias. Si la política ya está asignada a los empleados, puedes editarla para añadir estas normas para los próximos periodos de inactividad temporal.

Permisos

Para seguir los pasos de este artículo, necesitas los siguientes permisos:

• Para programar o gestionar una inactividad temporal de larga duración en nombre de un empleado, necesitas permisos de edición para Datos del personal > Ausencias para el tipo de ausencia correspondiente.
• Si también tienes que configurar o editar las normas de inactividad temporal de larga duración de la política de ausencias, necesitas permiso edición para Configuración de la cuenta > Ausencias.

Para solicitar su inactividad temporal de larga duración, los empleados necesitan al menos permiso para proponer en el tipo de ausencia correspondiente.

Comprende los efectos de la inactividad temporal de larga duración en las políticas de ausencias

Los tipos de ausencia relacionados con la inactividad temporal de larga duración pueden incluir, por ejemplo, la inactividad temporal parental, el año sabático y el permiso de maternidad. Para estos tipos de ausencia, puedes configurar normas en cada política de ausencias relevante específica para la inactividad temporal de larga duración. Estas normas afectan al prorrateo de la remuneración, al estado de empleado y al impacto en la ausencia remunerada. Por ejemplo, puedes establecer el estado de un empleado como Inactividad temporal después de un número específico de días. Para los tipos de ausencia no relacionados con la inactividad temporal de larga duración, como las vacaciones pagadas, recomendamos deshabilitar estos ajustes.

Si aún no lo has hecho, aprende a añadir normas de inactividad temporal de larga duración a las políticas de ausencias y comprende sus efectos posteriores. Solo tienes que configurar estas normas una vez en cada política de ausencias relevante. A partir de ese momento, se aplican automáticamente a todos los periodos de ausencia que reúnan los requisitos para los empleados sujetos a esa política. Por ejemplo, las normas se aplican una vez que el periodo supera un número específico de días.

Si no activas ninguna norma de inactividad temporal de larga duración para una política de ausencias, al programar una inactividad temporal de larga duración solo se registra la ausencia en sí. El sistema no aplica automáticamente otros efectos posteriores.

Programar el periodo de inactividad temporal de larga duración

Para programar un periodo de inactividad temporal de larga duración de un empleado, sigue los pasos que se indican a continuación. El proceso es el mismo que el que se usa para programar un periodo de ausencia normal.

1. Ve al perfil del empleado > Ausencias.
2. Haz clic en Solicitar una ausencia.
3. Selecciona el tipo de ausencia que vas a utilizar para la inactividad temporal de larga duración.
4. Introduce la fecha de inicio y la fecha de fin (si tienes los datos).
5. Rellena cualquier otro campo obligatorio (por ejemplo, un sustituto o un comentario).
6. Envía la solicitud para activar el flujo de trabajo de aprobación normal o para aprobarla de inmediato.

Según los permisos que hayas otorgado, los empleados pueden solicitar su propia inactividad temporal de larga duración. Un gerente de RR. HH. también puede programarlo en su nombre.

Una vez que apruebes el periodo, las normas de inactividad temporal de larga duración de la política de ausencias (si está configurada) se aplicarán automáticamente. No es necesario efectuar ningún otro ajuste manual en la remuneración, el estado o las ausencias retribuidas.

Editar o finalizar un periodo de inactividad temporal de larga duración

Puedes actualizar un periodo de inactividad temporal de larga duración del mismo modo que cualquier otro periodo de ausencia:

1. Ve al perfil del empleado > Ausencias.
2. Accede al periodo de inactividad temporal de larga duración.
3. Para cambiar las fechas, edita directamente la fecha de inicio o la de fin.
4. Para finalizar la inactividad temporal antes de tiempo, cambia la fecha de fin por una fecha anterior.
5. Para retirarla por completo, elimina el periodo de ausencia.

Ten en cuenta los siguientes puntos relacionados con la política de ausencias: 

• Si has configurado las normas de inactividad temporal de larga duración en la política de ausencias correspondiente, estas se recalculan automáticamente para que coincidan con las fechas actualizadas.
• En general, la política de ausencias que se aplica a un periodo de ausencia es la que se asigna el día en que comienza el periodo. Las normas de esta política se aplican durante todo el periodo, incluso si asignas una política diferente a mitad del periodo. 
• Por este motivo, si actualizas el periodo de inactividad temporal de larga duración de un empleado, asegúrate de que la política de ausencias asignada siga cubriendo completamente el periodo actualizado. De lo contrario, es posible que las normas de inactividad temporal de larga duración no se apliquen según lo previsto.

Establecer un trabajo de medio tiempo durante la baja por paternidad

Si un empleado quiere trabajar a tiempo parcial durante su baja por maternidad/paternidad, sigue los pasos que se indican a continuación. Estos pasos garantizan que el sistema calcule correctamente las ausencias retribuidas y el salario. 

Paso 1: Asignar un horario de trabajo a tiempo parcial

Si aún no lo has hecho, puedes crear un horario de trabajo a tiempo parcial para el empleado. Para garantizar el prorrateo correcto de las ausencias retribuidas, configura el ajuste Prorrateo de las ausencias retribuidas en función de los días de trabajo.

Después, en el perfil del empleado, ve a la pestaña Registro de jornada. Asigna el horario de trabajo a tiempo parcial. Establece como fecha de entrada en vigor el día en que el empleado comience a trabajar a tiempo parcial.

Paso 2: Ajustar el atributo de horas semanales

Programa un cambio en el atributo Horas semanales del empleado, que entrará en vigor el día en que comience a trabajar a tiempo parcial. Establece el valor en la cantidad de horas por semana que va a trabajar durante este periodo. Esta actualización prorratea automáticamente el salario y el valor de ETC.

Opcional: Haz un seguimiento y elabora un informe sobre el periodo de baja por maternidad/paternidad a tiempo parcial

Para hacer un seguimiento del periodo de baja por maternidad/paternidad a tiempo parcial e informar sobre él, sigue los pasos que se indican a continuación. Esto permite que otros empleados comprueben que el empleado se encuentra en situación de baja por maternidad/paternidad a tiempo parcial. También te permite crear informes al respecto en Análisis.

1. Si aún no lo has hecho, puedes crear un tipo de ausencia independiente por baja por maternidad/paternidad a tiempo parcial. Recomendamos establecer ¿Reducir las horas objetivo y contar las horas registradas como horas extras durante la ausencia? en No. Esto garantiza que los cálculos del registro de jornada y de las horas extras no se vean afectados.
2. Usa una política de ausencias con los ajustes Prorrateo de la remuneración, Estado de empleado e Impacto en la ausencia remunerada deshabilitados. Es previsible que ocurra lo siguiente:
   • El estado del empleado permanece como Activo. 
   • El atributo Horas semanales gestiona el impacto en el salario. 
   • El horario de trabajo gestiona automáticamente el prorrateo de las ausencias retribuidas.
3. Crea un periodo de ausencia independiente para la fase a tiempo parcial. Si el empleado ha estado anteriormente en situación de baja por maternidad/paternidad a tiempo completo, finaliza ese periodo de ausencia el día antes de que empiece a trabajar a tiempo parcial. A continuación, crea un periodo de ausencia a partir del primer día de trabajo a tiempo parcial. El periodo nuevo indica que el empleado está en periodo de inactividad temporal. No afecta el salario, al registro de jornada ni a las ausencias retribuidas.