Gestión de la nómina preliminar

 

 

En este artículo encontrarás información sobre cómo gestionar todos los datos relevantes para el cálculo de la nómina preliminar y cómo generar un archivo de exportación en formato Excel. Las nóminas preliminares de Personio te serán de gran ayuda para el cálculo de las nóminas mensuales.

 

Procedimiento para revisar y aprobar la nómina preliminar

  1. Accede directamente a la opción de menú Nómina.
  2. A través de la vista previa y del archivo de exportación a Excel podrás revisar todos los datos y los cambios realizados en los mismos.
  3. Una vez generado el archivo de exportación a Excel, podrás aprobar la nómina y enviarla a tu departamento de Contabilidad o al departamento interno responsable.

Si los cambios realizados no aparecen en la exportación actual o después de aprobar la nómina preliminar, tendrás que actualizar los datos manualmente, generar una nueva exportación y revisar de nuevo el archivo.

 

Vista previa

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1. Tabla de vista previa

En la tabla de vista previa, podrás ver claramente todos los datos relevantes para el cálculo de la nómina de los empleados internos activos. En caso de que se hayan producido cambios en el mes anterior, el empleado correspondiente aparecerán en la zona superior de la tabla. Los nuevos empleados aparecen resaltados en verde al comienzo de la fila. Además, la fila correspondiente aparecerá resaltada en naranja.

Al hacer clic en el cambio correspondiente o en la línea naranja resaltada, se desplegará una sección en la parte derecha con contexto adicional sobre los cambios de datos realizados. En esta sección desplegada podrás consultar además:

  • Una lista de los atributos modificados por empleado.
  • Los valores antiguos y nuevos.
  • La fecha de validez del nuevo valor introducido.
  • La fecha de modificación.

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Los empleados aparecen en la tabla si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:

  • Al menos un día del período de facturación se encuentra entre la fecha de contratación y la fecha de rescisión.
  • El empleado recibe algún tipo de pago (incluidos los importes atrasados).
  • Se han modificado los atributos del empleado en el expediente desde que se aprobó la última nómina. En este caso, los atributos correspondientes deben haberse añadido como columnas en la nómina.

 

2. Hojas de cálculo separadas

Personio te permite mostrar los datos personales y salariales, así como los períodos de ausencia, en tres hojas de cálculo separadas tanto en la vista previa como en la exportación de Excel. En Ajustes > NÓMINA > Salario y nómina, podrás configurar la vista deseada.

 

3. Subempresas, grupos contables y períodos de facturación

Si gestionas varias subempresas en una misma cuenta de Personio, se generará una tabla de vista previa para cada una de ellas. Aquí podrás seleccionar los grupos contables y períodos de facturación que hayas definido para tu empresa o tus subempresas. Las nóminas se deben verificar y aprobar por separado para cada grupo contable y subempresa.

 

4. Personalizar las columnas de la tabla

Puedes añadir todos los atributos que desees a la exportación de la nómina. Haz clic en Personalizar las columnas de la tabla para acceder a los ajustes. Consulta los diferentes atributos de nómina disponibles y las mejores prácticas al respecto.

 

5. Exportar

Comprueba todos los datos en la tabla de vista previa y, a continuación, pulsa en Generar exportación. En caso de ser necesario, también podrás verificar los datos en el archivo de exportación después de la descarga.

Revisa y completa todas las aprobaciones de solicitudes pendientes antes de cerrar la nómina para poder realizar los cálculos correspondientes.

 

6. Aprobar nómina 

Para contabilizar la nómina y salir de la vista previa, pulsa el botón Aprobar nómina.

Una vez aprobada la nómina, no se podrá modificar la exportación generada ni la tabla de vista previa. Por tanto, te recomendamos que apruebes la nómina el último día del período de facturación. Si, después de haber aprobado la nómina, tienes que hacer cambios, genera una nueva exportación y envíala a tu departamento de Contabilidad o al departamento responsable.

 

7. Estado

La nómina pasa cada mes por dos estados:

Estado Explicación
En revisión En la fecha de pago de la nómina, se le asigna automáticamente el estado "en revisión". Entonces aparecerá una tarea pendiente en el panel y se podrán comprobar los datos correspondientes.
Aprobada Se ha aprobado la nómina del mes correspondiente. 

 

8. Período de facturación

El período de facturación dependerá del grupo contable y es el período dentro del cual se totalizan las horas de asistencia y los días de ausencia del empleado. Los salarios fijos siempre se muestran mensualmente, independientemente del período de facturación.

 

9. Cambios marcados desde

Puedes ver fácilmente desde qué fecha se han producido los cambios. Todos los cambios desde la última nómina (o desde el último mes, si aún no se ha cerrado la nómina actual) se resaltan en naranja.

Recuerda que si apruebas la nómina antes de que termine el período de facturación actual, no se tendrán en cuenta correctamente los períodos de ausencia. Te recomendamos que apruebes la nómina el último día del período de facturación. Los nuevos cambios aparecerán resaltados al inicio del siguiente mes.

Visita nuestro blog (en alemán) para obtener más información sobre la preparación de la nómina preliminar.

 

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