Este artículo explica cómo asignar plantillas de onboarding y offboarding a empleados individuales. También explica cómo gestionar las plantillas que tienes asignadas. Las plantillas de onboarding y offboarding se crean como parte de los workflows de onboarding y offboarding. 

Antes de empezar

Antes de asignar una plantilla, primero tienes que crear un workflow de onboarding u offboarding.

Asignar una plantilla de onboarding u offboarding

Para asignar una plantilla de onboarding u offboarding, sigue los siguientes pasos. 

Asignar una plantilla de onboarding

Para asignar una plantilla de onboarding, sigue estos pasos:

1. En el perfil del empleado, haz clic en la pestaña Onboarding.
2. Aparecerá una lista de las plantillas que has creado. Selecciona la plantilla que desea asignar.

Aparece una página con todos los pasos de onboarding necesarios. Para cada paso, también puedes ver el grupo o empleado responsable, la fecha límite y el estado.

Cuando asigna una plantilla que incluye pasos de correo electrónico establecidos para enviar en su fecha límite, Personio comprueba si la fecha límite ha pasado. Si lo ha hecho, Personio envía esos correos electrónicos cuando asigna la plantilla. No es necesario enviarlos manualmente.

Asignar una plantilla de offboarding

Para asignar una plantilla de offboarding, sigue estos pasos:

1. Primero, rescindir el contrato de empleo del empleado.
2. Aparecerá otra pestaña Offboarding en su perfil.
3. Haz clic en la pestaña Offboarding.
4. Aparecerá una lista de las plantillas que has creado. Selecciona la plantilla que desea asignar.

Aparecerá una página con todos los pasos de offboarding necesarios. Para cada paso, también puedes ver el grupo o empleado responsable, la fecha límite y el estado.

Consejos
▶︎ Tanto en las plantillas de onboarding como de offboarding, si un paso está en negrita, el visualizador actual es responsable de esa tarea. También podrían ser parte de un equipo o grupo de onboarding asignado a ello.
▶︎ Un empleado puede ver los pasos de los que es responsable. Si un empleado tiene permisos de visualización en la sección Onboarding u Offboarding, también verá los pasos de los que no es responsable.

Asignar una plantilla nueva o retirar una plantilla

Puedes asignar una plantilla nueva o retirar una plantilla. Para hacerlo, haz clic en la pestaña Onboarding u Offboarding en el perfil del empleado y selecciona tu opción preferida en la parte inferior de la página.

Ten en cuenta que:
Cuando se asigna una plantilla nueva o se retira una plantilla, se elimina toda la información introducida previamente de la pestaña del empleado. O, ve más información sobre eliminar una plantilla.   

Notificaciones sobre tareas de onboarding y offboarding

Los empleados solo reciben notificaciones sobre los pasos de onboarding u offboarding cuando tienen una fecha de contratación o de fecha de rescisión indicada en su perfil. Para obtener más información sobre las notificaciones, consulta la bandeja de entrada de Personio.

Cuando agregas pasos a una plantilla, tienes que establecer una fecha límite. La fecha límite activa las notificaciones de la siguiente manera:

1. Siete días antes de la fecha límite, todos los empleados responsables reciben la tarea en su bandeja de entrada y en el widget de la página de inicio. También pueden recibir la notificación por correo electrónico si ha activado las notificaciones por correo electrónico para tu empresa.
2. Si alguna tarea se atrasa, los empleados responsables reciben recordatorios semanales en su bandeja de entrada. Las tareas desaparecen de la bandeja de entrada cuando se han asignado o cuando están atrasadas durante más de tres meses.

Cuando Personio envía correos electrónicos de recordatorio de onboarding atrasados

Personio envía correos electrónicos de recordatorio de onboarding todos los lunes. Personio solo envía un correo electrónico de recordatorio cuando el empleado responsable de la tarea tiene al menos una tarea próxima. El correo electrónico también incluye cualquier tarea atrasada asignada a ese empleado. Si un empleado no tiene tareas próximas, Personio no envía un correo electrónico de recordatorio, aunque tenga tareas atrasadas.

Esto significa que, si todas las tareas de onboarding de un empleado quedan atrasadas, Personio deja de enviarle correos electrónicos de recordatorio, incluso para las tareas de onboarding que aún están incompletas. Las tareas siguen apareciendo en la bandeja de entrada de Personio.

Actualizar el estado de un paso de onboarding u offboarding

Un empleado tiene que completar los pasos de una plantilla de onboarding u offboarding de la que es responsable. Puedes ver los pasos que te corresponden haciendo clic en la notificación de tu bandeja de entrada o en el widget de la página de inicio. Esto abre la pestaña Onboarding u Offboarding correspondiente. Un empleado verá los pasos de los que es responsable resaltados en negrita.

Los empleados pueden actualizar el estado de un paso de la siguiente manera.

Desde dentro del paso

Una vez completadas las tareas descritas en un paso de onboarding u offboarding, el empleado responsable puede hacer clic en el botón Marcar como completado para actualizar su estado.

Desde la pestaña Onboarding u Offboarding

Solo los empleados con permisos de edición para las secciones de onboarding y offboarding pueden ajustar el estado de los pasos directamente en la pestaña Onboarding u Offboarding respectiva.

En la pestaña Onboarding u Offboarding podrás ver la lista de pasos incluidos en la plantilla asignada. Cada paso tiene su propio estado. Los siguientes cuatro estados están disponibles:

• Rojo: Pendiente y retrasado
• Naranja: Pendiente y a tiempo
• Gris: El paso no es obligatorio y se omite
• Verde: Finalizado

Para completar una tarea de onboarding, los empleados pueden acceder al encabezado del perfil del empleado de cualquier empleado para el cual tengan una tarea de onboarding asignada, independientemente de sus permisos de acceso habituales.

Consejo:
Los pasos de onboarding y offboarding se pueden guardar cualquier cantidad de veces hasta que se complete todo el proceso. Sin embargo, ten en cuenta que los pasos no se pueden editar una vez que se hayan marcado como completados.

Completar el onboarding y el offboarding desde el área de Automatizaciones

Puedes obtener una vista general de los procesos de onboarding y offboarding de tus empleados desde el área de Automatizaciones. También puedes completar manualmente el proceso de onboarding u offboarding de un empleado. Para ello:

1. Ir a Automatizaciones.
2. En el widget Onboarding u Offboarding, haz clic en el enlace para ver todos los empleados en onboarding u offboarding.
3. Selecciona la casilla de verificación a la izquierda del nombre del empleado correspondiente.
4. En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones.
5. Selecciona la opción para completar el proceso de onboarding u offboarding.