Gestión de horas extras

 

En este artículo te explicamos cómo se estructura el saldo de horas extras y qué funciones puedes utilizar en Personio para gestionar este saldo.

Ten en cuenta que para los empleados que tengan un salario por hora, si quieres incluir automáticamente las ausencias (p. ej., las vacaciones pagadas o las bajas por enfermedad) registradas en días hábiles en el cálculo de la nómina, deberás activar la función ¿Considerar el tiempo registrado durante las ausencias de este tipo como horas extras? para la ausencia correspondiente. Aquí encontrarás más información al respecto.

 

Las horas extras en la pestaña "Registro de jornada"

Si el horario de trabajo asignado al empleado incluye el registro de horas extras y del déficit de horas, en la vista de la pestaña Registro de jornada de su perfil de empleado aparecerá el recuadro con el resumen correspondiente.

employee-profile-attendance-overtime-deficit-widget_es.png

En el recuadro encontrarás la siguiente información:

Confirmadas Muestra las horas extras restantes a final del mes, después de que hayan sido compensadas con vacaciones, con el pago correspondiente o mediante un ajuste manual.
Saldo mensual Muestra las horas extras registradas en el mes sin ninguna deducción.
Saldo total Muestra el total de horas extras desde que se inició el registro horario.

 

El saldo de horas extra

Para acceder al saldo de horas extras, solo tendrás que hacer clic en el botón de los tres puntos localizado en la esquina superior derecha del recuadro de horas extras, y seleccionar la opción Más detalles. En el saldo de horas extras obtendrás información completa sobre las horas extras y el déficit de horas registrados por los empleados, así como una visión general de los balances de horas extras mensuales. También podrás modificar el saldo de horas extras, convertirlas en días de vacaciones o incluirlas en el salario, así como eliminar las diferentes entradas del saldo pulsando en el icono de la papelera.

employee-profile-attendance-overview_es.png

 

Ajuste del saldo

Utiliza el botón Editar saldo para ajustar el saldo de horas extras de un empleado en una fecha determinada pasada o futura. Puedes sumar o restar horas extras al saldo introduciendo un valor positivo o negativo respectivamente.

 

Pagar

A través del botón Pagar puedes compensar económicamente las horas extras realizadas por el empleado. Para ello, indica la cantidad de horas que se compensarán, la tarifa y el factor de cálculo. Personio sugerirá una tarifa predeterminada basada en el salario mensual actual del empleado.

La tarifa por hora se calcula a partir de la siguiente fórmula:
Salario fijo x 3 / 13 / horas semanales del departamento (salario fijo x 3 meses / 13 semanas / horas semanales del departamento)

Como el cálculo del salario por hora depende de diferentes condiciones anuales y varía de un mes a otro (p. ej. según el número de días festivos del mes), se calcula una tarifa horaria media basada en tres meses con un total de 13 semanas.
 
A continuación, te mostramos cómo se efectuaría el cálculo para un empleado que tiene un salario fijo de 3250 euros y trabaja en un departamento con un horario de 40 horas semanales.
 
3250 € x 3 / 13 / 40 = 18,75 €
 
El empleado recibiría 18,75 € por cada hora extra realizada.
  

Ten en cuenta que aunque Personio utiliza esta fórmula predefinida para el cálculo de las tarifas horarias en función del salario mensual predeterminado, estas cantidades se pueden ajustar manualmente.

También existe la posibilidad de programar el pago de horas extras en una fecha determinada.

employe-profile-attendance-overtime-pay_es.png

Una vez guardados los ajustes, las horas extras compensadas aparecerán reflejadas en la pestaña Salario del perfil de empleado.

Ten en cuenta que para que los empleados puedan tramitar la compensación de horas extras deben tener asignado el permiso Editar para los salarios de los empleados.


Convertir las horas extras en tiempo de vacaciones

Para convertir las horas extras en tiempo de vacaciones, pulsa el botón Tiempo de vacaciones. A continuación, introduce la cantidad de horas que quieres convertir en días de vacaciones o define el factor de conversión correspondiente.

employee-profile-attendance-overtime-absences_es.png

Al introducir un factor de conversión de 1, cada 8 horas extras se generará un día de vacaciones. No obstante, podrás ajustar este factor en todo momento, de acuerdo con tus políticas internas. A continuación, encontrarás una tabla con los factores más utilizados:

Factor Horas extras necesarias para generar un día de vacaciones
0,5 16 horas extras
1   8 horas extras
2   4 horas extras

Este cálculo no depende del horario de trabajo definido. Esto significa que, si se aplica un factor de 1, el empleado tendrá que realizar 8 horas extras para generar un día de vacaciones, independientemente de que su jornada laboral sea de 4 horas diarias. Si prefieres efectuar el cálculo de otra manera, puedes ajustar el factor en consecuencia.

El factor se calcula aplicando la siguiente fórmula: 8/x = factor (siendo x la cantidad de horas necesarias para generar un día de vacaciones)

Una vez guardados los ajustes, los días de vacaciones generados aparecerán reflejados en la pestaña Ausencia del perfil del empleado.

employee-profile-absence-balance_es.png

Las horas extras solo se pueden convertir en tipos de ausencias que generen devengos. Para poder convertir las horas extras en otro tipo de ausencia que no sean las vacaciones pagadas, tendrás que crear previamente un nuevo tipo de ausencia. Para ello, es fundamental que actives las políticas de devengos, definas una regla por la que se acumulen 0 días al año y asignes la nueva política de absentismo a los empleados.

Ten en cuenta que para que los empleados puedan tramitar la conversión de horas extras en tiempo de vacaciones deben tener asignado el permiso Editar para las asistencias de los empleados.

Como alternativa a la conversión de las horas extras en vacaciones, el empleado puede no consignar las horas de asistencia o introducir menos horas de asistencia para el día en que quiera compensar las horas extras. De esta forma, las horas que habría trabajado ese día según el horario de trabajo se deducen automáticamente del saldo de horas extras. Para ello, debes establecer el cálculo de horas extras en función de las horas trabajadas diariamente y activar el déficit de horas en Ajustes > Registro de jornada para el horario de trabajo correspondiente. Ten en cuenta que la ausencia no aparecerá automáticamente en el calendario de ausencias.

 

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