In dit artikel krijg je een overzicht van de functie Projecten in Personio Conversations en wordt uitgelegd hoe je de functie kunt gebruiken.
Waarvoor dient de functie Projecten?
Met de functie Projecten kun je gerelateerde aanvragen groeperen in projecten. Dit is handig voor taken waarbij veel aanvragen zijn betrokken, zoals het organiseren van een bedrijfsevenement. Door aanvragen aan een project toe te voegen, krijg je een overzicht van alles wat er moet gebeuren en kun je de voortgang bijhouden.
Toegangsrechten
Elk project moet worden toegewezen aan één team, dat er vervolgens verantwoordelijk voor is (het eigenaarsteam). Aanvragen in een project kunnen echter worden toegewezen aan teams die niet het eigenaarsteam zijn.
Eigenaarsteam
Alleen experts die lid zijn van het eigenaarsteam kunnen:
- Het project openen in Conversations
- Nieuwe aanvragen binnen het project aanmaken
- Bestaande aanvragen aan het project toewijzen (experts kunnen dit doen in het tabblad Info van de aanvraag)
- Een overzicht van alle aanvragen bekijken in het project, wie eraan werkt en hun status.
Opmerking
Een expert kan alleen de inhoud van een aanvraag van een ander team zien als hij of zij ook lid is van dat team. - De status van het project als open of gesloten markeren
Tips
Soms wil je een project maken met medewerkers van verschillende teams in het bedrijf, zoals een eindejaarsfeest.
▶︎ Als je wilt dat alle medewerkers toegang hebben tot het project en de bijbehorende aanvragen, dan kun je een nieuw tijdelijk team aanmaken in Conversations (bijvoorbeeld 'Team eindejaarsfeest), de relevante experts eraan toevoegen en vervolgens het project aanmaken en aan dit tijdelijke team toewijzen.
▶︎ Je kunt een tijdelijk Slack-kanaal aanmaken (dat bijvoorbeeld 'Eindejaarsfeest' heet) en dat koppelen aan Conversations. Experts kunnen dan vragen die binnen dit kanaal worden verzonden, omzetten in aanvragen en toewijzen aan het project.
Aanvragen die door andere teams worden beheerd
Als een aanvraag relevant is voor een project, dan kunnen experts die aanvraag toewijzen aan het meest geschikte team. Dit hoeft niet het eigenaarsteam voor dat project te zijn. Elke expert met toegang tot de aanvraag kan dit doen.
Opmerking
Experts met toegang tot een aanvraag in het project kunnen die aanvraag uit het project verwijderen.
Voorbeeld
Er is een project genaamd 'Teambuilding' en de eigenaar is het HR-team. Een medewerker dient een aanvraag in over het organiseren van catering voor het evenement. Het HR-team wijst deze aanvraag toe aan het werkplekteam, aangezien dit team verantwoordelijk is voor de catering. Leden van het werkplekteam kunnen dan aan deze aanvraag werken en zien de naam van het project waaraan het is toegewezen, maar het project verschijnt niet in hun dashboard en zij hebben geen toegang tot het project. Alleen leden van het eigenaarsteam kunnen het project bekijken en openen.
Een project aanmaken
Volg deze stappen om een nieuw project aan te maken:
- Ga in Personio naar Conversations > Werk > Projecten.
- Klik rechtsboven op het pluspictogram
.
- In het dialoogvenster dat verschijnt, geef je het project een naam en wijs je het toe aan een team.
Opmerking
Je kunt het project alleen toewijzen aan teams waarvan je lid bent. - Klik op Project maken.
Een nieuwe aanvraag aanmaken in een project
Volg deze stappen om een aanvraag aan te maken in een project:
- Ga in Personio naar Conversations > Werk > Projecten.
- Selecteer het project waaraan je een aanvraag wilt toevoegen.
- Klik rechtsboven op het pluspictogram
- Vul in het dialoogvenster dat verschijnt de volgende informatie in:
Veld Informatie
Kies de aanvrager Gebruik het keuzemenu om een aanvrager te selecteren of typ zijn of haar naam in de zoekbalk om deze te vinden Wijs een team toe Gebruik het keuzemenu om het meest relevante team te selecteren om de aanvraag aan toe te wijzen. Alleen teams waar je lid van bent, worden weergegeven. Titel Voer een titel in voor de aanvraag. Beschrijving Voer een omschrijving in voor de aanvraag. - Klik op Aanvraag maken.
Een bestaande aanvraag toevoegen of verwijderen
Je kunt een bestaande aanvraag toevoegen of verwijderen uit de lijst met aanvragen en ook uit de detailweergave van een aanvraag.
Van de lijst met aanvragen
Een aanvraag toevoegen: klik op het pictogram met de drie puntjes op de aanvraagkaart en selecteer Toevoegen aan project.
Een aanvraag verwijderen: klik op de projectnaam onderaan de aanvraagkaart en selecteer Verwijderen uit project.
Van de detailweergave van een aanvraag
Een aanvraag toevoegen: klik op het tabblad Info en vervolgens op de knop Project om een project te selecteren.
Een aanvraag verwijderen: klik op het tabblad Info en vervolgens op de knop Project om het project te verwijderen.