In dit artikel lees je hoe je e-mails vanuit je persoonlijke inbox doorstuurt naar Conversations en hoe je het doorsturen van e-mail instelt voor bestaande gedeelde inboxen.
Tip
In tegenstelling tot Slack en Microsoft Teams, die geïntegreerd moeten worden met Conversations, is e-mail standaard ingeschakeld. Lees meer over hoe medewerkers aanvragen kunnen sturen per e-mail.
E-mails doorsturen vanuit je persoonlijke inbox
Het kan soms gebeuren dat je in je persoonlijke inbox een e-mail ontvangt, terwijl dit eigenlijk een aanvraag in Conversations had moeten zijn. In dat geval kun je de e-mail doorsturen naar de Conversations-inbox van het relevante team om namens de oorspronkelijke afzender een aanvraag aan te maken.
Opmerking
Jij of een andere medewerker binnen je organisatie moet eerst een team hebben aangemaakt in Conversations.
De oorspronkelijke afzender van de e-mail wordt ingesteld als de aanvrager, wat betekent dat deze persoon alle meldingen, antwoorden en updates over de aanvraag per e-mail ontvangt.
Volg deze stappen om een e-mail door te sturen vanuit je persoonlijke inbox:
- Ga naar de e-mail die je in je persoonlijke inbox hebt ontvangen.
- Stuur de e-mail door naar het relevante team in Conversations. Je kunt een lijst met e-mailadressen van teams in Conversations vinden via Instellingen > Organisatie > Teams.
Tip: Als je de e-mail doorstuurt, kun je er meer informatie aan toevoegen. Deze informatie wordt dan opgenomen in de aanvraag. De informatie is ook zichtbaar voor de oorspronkelijke aanvrager.
Het relevante team ontvangt de aanvraag en kan de gewenste actie uitvoeren.
Doorsturen van e-mail instellen voor bestaande gedeelde inboxen
Je kunt instellen dat e-mails automatisch worden doorgestuurd voor je bestaande inboxen, zodat alle aanvragen naadloos worden doorgestuurd naar Conversations.
Hieronder staan enkele voordelen van het instellen van het doorsturen van e-mail:
- Medewerkers kunnen nog steeds contact opnemen met HR of andere interne teams zoals ze gewend zijn, dus je hoeft geen nieuwe processen in te voeren.
- Je voorkomt dat je meerdere inboxen in de gaten moet houden.
- Alle aanvragen worden centraal opgeslagen in Conversations.
Raadpleeg de onderstaande instructies om het doorsturen van e-mails in te stellen voor de meestgebruikte e-mailproviders: Gmail en Outlook. Als je een andere e-mailprovider gebruikt, kijk dan op de website van de provider voor informatie over het doorsturen van e-mail.
Tip
Je kunt een automatisch antwoord aanmaken in je bestaande gedeelde teaminbox. Dit kan een geautomatiseerd bericht zijn om de aanvrager te laten weten dat diens verzoek is doorgestuurd naar Personio Conversations en dat er spoedig actie wordt ondernomen.
Gmail
Opmerking
De onderstaande instellingen voor de e-mailprovider kunnen veranderen.Als je merkt dat de informatie in dit artikel afwijkt van de interface van de e-mailprovider, raadpleeg dan het Gmail-artikel over het doorsturen van e-mail.
Volg deze stappen om het doorsturen van e-mail in te stellen voor je Gmail-account:
- Meld je aan bij je gedeelde inbox.
- Ga naar Instellingen > Alle instellingen bekijken > Doorsturen en POP/IMAP.
- Klik op Een doorstuuradres toevoegen en voer het e-mailadres in van het Conversations-team waarnaar je de e-mails wilt doorsturen. Je kunt de e-mailadressen van al je teams in Conversations vinden via Instellingen > Organisatie > Teams.
Opmerking: Jij of een andere medewerker binnen je organisatie moet eerst een team hebben aangemaakt in Conversations. - Bevestig het doorsturen in het dialoogvenster.
- Google moet verifiëren dat het e-mailadres waarnaar je e-mail doorstuurt daadwerkelijk aan jou toebehoort. Daarom stuurt Google een verificatielink naar het e-mailadres.
- Ga naar Conversations en zoek een nieuw verzoek van Google om het doorsturen te bevestigen.
- Kopieer de negencijferige code of klik op de eerste link in de e-mail om het doorsturen te bevestigen.
- Na de bevestiging kun je doorsturen inschakelen door terug te gaan naar Gmail > Instellingen > Alle instellingen bekijken > Doorsturen en POP/IMAP en vervolgens Een kopie van binnenkomende berichten doorsturen naar te selecteren en het adres te kiezen dat je zojuist hebt toegevoegd (meestal is dit al geselecteerd).
Tip: Je kunt ook kiezen wat je met de doorgestuurde e-mails wilt doen, bijvoorbeeld in je inbox laten staan, archiveren of verwijderen. - Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.
Outlook
Opmerking
De onderstaande instellingen voor de e-mailprovider kunnen veranderen.Als je merkt dat de informatie in dit artikel afwijkt van de interface van de e-mailprovider, raadpleeg dan het Microsoft-artikel over het doorsturen van e-mail.
Volg deze stappen om het doorsturen van e-mail in te stellen voor je Outlook-account:
- Klik op het tandwielpictogram > Instellingen > Alle Outlook-instellingen weergeven.
- Klik op E-mail > Doorsturen.
- Vink het vakje Doorsturen inschakelen aan en voer het e-mailadres in van het Conversations-team waarnaar je de e-mails wilt doorsturen. Je kunt de e-mailadressen van al je teams in Conversations vinden via Instellingen > Organisatie > Teams.
Opmerking: Jij of een andere medewerker binnen je organisatie moet eerst een team hebben aangemaakt in Conversations. - Klik op Opslaan.
Tip: Vink het vakje Een kopie van doorgestuurde berichten behouden aan als je een kopie van de oorspronkelijke e-mail in je Outlook-inbox wilt bewaren.
Je kunt als alternatief ook de onderstaande stappen volgen om dit te doen:
- Klik op het tandwielpictogram > Instellingen > Alle Outlook-instellingen weergeven.
- Klik op Mail > Regels en klik vervolgens op de knop Nieuwe regel toevoegen.
- Voer in het veld Naam de naam van deze regel in. (bijv 'E-mail doorsturen naar Conversations')
- Selecteer Toepassen op alle berichten in het veld Een voorwaarde toevoegen.
- Selecteer in het veld Een actie toevoegen de optie Omleiden naar en voer het e-mailadres van het team in Conversations in. Je kunt de e-mailadressen van al je teams in Conversations vinden via Instellingen > Organisatie > Teams.
Opmerking: jij of een andere medewerker binnen je organisatie moet eerst een team hebben aangemaakt in Conversations. - Klik op Opslaan en controleer dat de regel is geactiveerd.