In dit artikel wordt uitgelegd hoe je kunt reageren op een aanvraag van een medewerker met behulp van Personio Conversations. Je leert ook over de verschillende communicatiemogelijkheden die je binnen een aanvraag kunt gebruiken.
Hoe kunnen medewerkers aanvragen indienen?
Medewerkers kunnen aanvragen sturen via Slack of Microsoft Teams (deze communicatiekanalen kunnen worden geïntegreerd wanneer je Conversations implementeert). E-mail is standaard ingeschakeld, waarbij aanvragen aan specifieke adressen automatisch worden doorgestuurd naar Conversations. Zodra er een aanvraag is verzonden, is deze zichtbaar in Conversations en kan een expert erop reageren.
Lees meer over hoe medewerkers in je bedrijf een aanvraag kunnen indienen via Conversations.
Reageren op een nieuwe aanvraag
Nadat een medewerker een aanvraag heeft ingediend, verschijnt deze in het dashboard van je team als Niet toegewezen. Dit betekent dat de aanvraag nog aan niemand is toegewezen. De aanvraag krijgt het label Nieuwe aanvraag.
Tip
Als een expert een aanvraag opent, heeft de aanvraag nog steeds het label Nieuwe aanvraag voor de andere experts totdat zij hem openen.
Je kunt de aanvraag aan jezelf toewijzen of een ander lid van het team kan hem aan jou toewijzen.
Volg deze stappen om op een aanvraag te reageren:
- Ga naar Conversations > Aanvragen > Toegewezen aan mij.
- Open de aanvraag waaraan je wilt werken.
- Onder het tabblad Info in de rechterzijbalk selecteer je alle velden die relevant zijn voor de aanvraag, zoals de status, prioriteit en vervaldatum. Het tabblad Aanvrager bevat relevante informatie over de aanvrager.
- Typ je antwoord in de berichtenbalk onderaan de aanvraag en klik op Antwoord verzenden.
- Ga terug naar het tabblad Info in de rechterzijbalk en pas de status van de aanvraag aan.
De aanvrager kan je antwoord zien in het communicatiekanaal dat hij of zij heeft gebruikt om de originele aanvraag te versturen.
Het tabblad Aanvrager
Je kunt informatie over de aanvrager bekijken onder het tabblad Aanvrager aan de rechterkant van de aanvraag. Deze informatie komt uit het Personio-medewerkersprofiel van de aanvrager en omvat het volgende:
- Naam
Tips
▶︎ Klik op de naam van de medewerker om doorgestuurd te worden naar zijn of haar medewerkersprofiel in Personio.
▶︎ Je kunt de aanvrager wijzigen via de knop Wijzigen rechts van de naam. - Rol en afdeling
- Locatie
- Leidinggevende
- Aanstellingsdatum
- Beëindigingsdatum (indien van toepassing)
- E-mailadres
- Extra medewerkersattributen
Opmerkingen
▶︎ Het tabblad Aanvrager kan ook medewerkersattributen van Personio bevatten die je via de API-referenties kunt toevoegen. Raadpleeg ons artikel Personio Conversations implementeren om te leren hoe je kunt beheren welke attributen zichtbaar zijn in het tabblad Aanvrager, en hoe je de privacy van de gegevens kunt waarborgen.
▶︎ Aangepaste attributen die aan het medewerkersprofiel zijn toegevoegd na de eerste installatie moeten handmatig worden toegevoegd via de API-referenties.
Communicatiemogelijkheden
Er zijn verschillende communicatiemogelijkheden die je bij aanvragen kunt gebruiken. Met deze functies kun je aanvragen snel en efficiënt verwerken en effectiever samenwerken.
De onderstaande tabel toont de communicatiemogelijkheden die je binnen aanvragen kunt gebruiken.
| Functie | Gebruik |
| Antwoord bijvoegen | Als je organisatie de feature AI-Powered Answers gebruikt, kun je een bestaand artikel uit je interne kennisbank kiezen om aan je antwoord toe te voegen. |
| Bijlagen | Verzend en ontvang bestanden in bijlage. |
| Interne notities | Maak interne notities die alleen zichtbaar zijn voor jou en anderen met toegang tot de aanvraag. |
| Formulieren |
Voeg aangepaste formulieren toe die bestaan uit vooraf gedefinieerde vragen en download de antwoorden naar een CSV-bestand. Meer informatie vind je in het artikel Formulieren gebruiken om aanvragen af te handelen. |
| Goedkeuringen |
Stuur een goedkeuringsaanvraag naar iemand binnen of buiten je bedrijf. Opmerking |
| Opgeslagen antwoorden | Sla veelgebruikte antwoorden op als sjablonen die kunnen worden gebruikt bij het beantwoorden van aanvragen van medewerkers. |
| Externe communicatie |
Betrek gebruikers buiten je bedrijf in antwoorden en notities als een eenmalig bericht. Typ + in het tekstvak om een of meerdere e-mailadressen toe te voegen. Het volgende bericht wordt verzonden naar de getagde adressen. |
| Tekst met opmaak |
Gebruik de opmaakwerkbalk in de berichtenbalk van een aanvraag om het bericht aan je wensen aan te passen. Maak tekst vet of cursief, voeg inline links en emoji's toe en gebruik genummerde lijsten of lijsten met opsommingstekens. |
Meer informatie
Aanvragen van medewerkers beheren in Personio Conversations