In dit artikel worden algemene vragen besproken over het verzenden en ontvangen van wervingsmails in Personio. Als je problemen hebt bij het instellen van wervingsmails in Personio, raadpleeg dan ons artikel voor het oplossen van problemen. 

E-mails verzenden (Personio aan kandidaat)

Hoe bepaal ik de afzender van uitgaande e-mails?

Je kunt bepalen wie de afzender is van wervingsmails. Je kunt de bedrijfsnaam of de naam van de medewerker kiezen.

De afzender voor uitgaande e-mails bepalen:

1. Ga in Instellingen naar Werving & selectie > Algemeen.
2. Klik naast E-mailinstellingen Werving & Selectie op Bewerken.
3. Selecteer een optie in het vervolgkeuzemenu onder Naam afzender.

Hoe kan ik het HR-team instellen als ondertekenaar in mijn e-mail?

Deze optie is op dit moment niet beschikbaar in Personio. Je kunt een van de volgende oplossingen gebruiken:

Optie 1: via de persoonlijke instellingen van de medewerker

Vraag de betreffende medewerkers om hun e-mailhandtekeningen in te stellen in Personio.

Tip
Als je beheerdersrechten hebt, kun je als de medewerkers inloggen en de handtekening voor hen toevoegen.

Optie 2: de algemene HR-handtekening toevoegen aan een e-mailsjabloon

Als je een algemene handtekening wilt toevoegen aan het e-mailsjabloon voor werving en selectie, moet je er eerst voor zorgen dat er geen handtekening is geselecteerd voor de autoresponder. Controleer dit voor alle relevante wervingscategorieën.

1. Ga naar Instellingen en vervolgens naar Werving & selectie > Categorieën.
2. Selecteer de relevante wervingscategorie, bijvoorbeeld 'Vaste medewerker'.
3. Scroll naar beneden naar Autoresponder en zorg ervoor dat er geen medewerkers geselecteerd zijn.

Vervolgens kun je je algemene HR-handtekening toevoegen aan het betreffende e-mailsjabloon voor werving en selectie:

1. Ga naar Instellingen en vervolgens naar Werving & selectie > E-mailsjablonen.
2. Selecteer links het betreffende e-mailsjabloon.
3. Voeg in het e-mailbericht de handtekening onderaan toe.

Kan ik e-mails in bulk naar kandidaten versturen?

Je kunt e-mails in bulk naar kandidaten sturen via de Sollicitatielijst.

1. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
2. Vink het vakje links van de namen van de betreffende kandidaten aan.
3. Selecteer de e-mailoptie in de menubalk die verschijnt.
4. Volg de instructies op het scherm om de actie te voltooien.

Waarom is de e-mail in de map met ongewenste berichten van de kandidaat terechtgekomen?

Er zijn verschillende redenen waarom je wervingsmails in de map met ongewenste berichten van een kandidaat terecht kunnen komen. Mogelijk zijn er problemen met de DNS-configuratie of met de inhoud van de e-mail. De afzender kan op een openbare spammerlijst staan of de kandidaat kan soortgelijke e-mails als ongewenst hebben gemarkeerd. We raden je aan een spam-testtool te gebruiken, zoals Mail-Tester, om de oorzaak te achterhalen.

Meer informatie over het oplossen van dit probleem.

Welke bestandsformaten kunnen bijlagen hebben?

Je kunt de volgende bestandsformaten als bijlage toevoegen: .pdf, .docx, .doc, .jpg, .png, .txt, .jpeg, .odt, .ods, .xlsx, .rtf, .xls, .pptx, .ppt, .gif, .tif, .tiff, .bmp, .csv, .rar, .gz, .zip, .7z.

Wat is de limiet voor bijlagen?

De limiet voor bijlagen bij e-mails van en naar kandidaten is 10 MB.

E-mails ontvangen (kandidaat naar Personio)

Wat is het verschil tussen doorsturen en omleiden?

Bij het doorsturen van een bericht wordt het doorstuuradres de nieuwe afzender. De oorspronkelijke e-mail blijft in de inbox van de oorspronkelijke ontvanger staan.

Bij gebruik van een omleiding blijft het oorspronkelijke adres van de afzender behouden. We raden deze optie aan in Personio, omdat het e-mailadres van de afzender een attribuut is waarmee kandidaten kunnen worden geïdentificeerd. Doorsturen kan ertoe leiden dat het e-mailadres van de sollicitant verloren gaat.

Hoe stel ik een omleiding in?

Om e-mails van kandidaten in Personio te ontvangen, moet je een omleiding instellen. E-mails die naar je e-mailadres voor werving en selectie worden gestuurd, worden dan doorgestuurd naar Personio.

Lees meer in ons artikel over het instellen van e-mailcommunicatie met kandidaten.

Waarom belanden inkomende berichten in Niet-toegewezen berichten?

Er zijn twee belangrijke redenen waarom e-mails van kandidaten in Niet-toegewezen berichten kunnen belanden.

1. Er bestaat geen sollicitatie in Personio met het e-mailadres van de afzender.
2. Er is meer dan één sollicitatie met het e-mailadres van de afzender.

Ontdek hoe je problemen met e-mails in je niet-toegewezen berichten kunt oplossen.

Waarom wordt een e-mail met vertraging verzonden of ontvangen?

Er zijn verschillende factoren die vertraging veroorzaken bij het verzenden en ontvangen van e-mails:

Verzenden:
Als je het wervingsadres van Personio gebruikt, worden berichten in bulk verstuurd. Berichten worden in de wachtrij geplaatst en zo snel mogelijk verzonden. Dit proces kan tot twee uur duren. Bij gebruik van een SMTP-verbinding kan de vertraging worden veroorzaakt door de SMTP-server.

Ontvangen:
De omleiding vanaf het e-mailadres van je bedrijf kan even duren. Het gaat sneller als je berichten rechtstreeks ontvangt op het wervingsadres van Personio.

Waarom ontbreekt de e-mailbijlage?

Dit kan worden veroorzaakt door de omleiding van de berichten van de kandidaat naar het wervingsadres van je bedrijf. De omleiding kan zijn ingesteld zonder de bijlage. Neem contact op met je IT-afdeling voor meer informatie.

Wat gebeurt er als externe partijen berichten naar je doorsturen vanaf hun e-mailadres?

Wanneer je een bericht doorstuurt, wordt jouw adres de nieuwe afzender. Daarom zijn alle berichten die een externe partij naar je doorstuurt afkomstig van hetzelfde e-mailadres. Personio denkt dat ze allemaal afkomstig zijn van dezelfde sollicitant. Als dit gebeurt, moet je de berichten handmatig scheiden.