Dit artikel biedt een overzicht van Personio Conversations voor medewerkers. Ook wordt uitgelegd hoe je een aanvraag indient via Slack, Microsoft Teams of e-mail. Als je bedrijf Conversations gebruikt, dan is deze informatie relevant voor de meeste medewerkers omdat iedereen in de loop van de tijd waarschijnlijk meerdere aanvragen zal moeten indienen.
Overzicht van Conversations
Waarvoor kan ik Conversations gebruiken?
Conversations is een tool voor werkaanvragen van Personio. Je kunt Conversations gebruiken om een vraag te stellen aan teams in je bedrijf die interne aanvragen van medewerkers afhandelen, zoals HR, Financiën, IT enzovoort.
Je kunt aanvragen versturen via het communicatiekanaal dat je bedrijf heeft geïntegreerd met Conversations: Slack of Microsoft Teams. Je kunt ook aanvragen versturen via e-mail, wat standaard is ingeschakeld.
Tips
▶ De leden van je interne serviceteams die aanvragen ontvangen en beheren, worden in Conversations experts genoemd. Medewerkers die aanvragen versturen, worden aanvragers genoemd.
▶ Je kunt tekst met opmaak gebruiken bij het schrijven van je aanvraag in Slack, Microsoft Teams of e-mail. De opties voor opmaak omvatten vetgedrukte, cursieve en doorgestreepte tekst, lijsten met opsommingstekens en genummerde lijsten, inline links en emoji's. De opmaak die je gebruikt wordt weergegeven in Conversations, zodat de toon en betekenis van je bericht behouden blijven.
Voordelen
Met Conversations kun je:
- snel en gemakkelijk werkgerelateerde aanvragen indienen;
- communiceren via de kanalen waar je het meest vertrouwd mee bent;
- Ontvang direct een geautomatiseerd antwoord of kies ervoor om contact op te nemen met een expert.
- je aanvraag aan het meest relevante team richten;
- de voortgang van je aanvraag volgen;
- antwoorden op één centrale plek ontvangen.
Taalinstellingen
De taal van de Conversations-chatbot in Slack en Microsoft Teams is gebaseerd op je persoonlijke taalvoorkeur in Personio (je kunt je taalvoorkeur in Personio instellen via je Persoonlijke instellingen). Als je bijvoorbeeld Slack in het Engels gebruikt en Personio in het Duits, dan antwoordt de chatbot in het Duits.
Ondersteunde bestandsformaten
Personio Conversations ondersteunt alle gegevensformaten.
Als iemand problemen meldt bij het versturen van specifieke bestandstypen via Outlook, dat ligt het probleem niet bij Conversations, maar bij Outlook.
Communicatiekanalen
Slack
Er zijn drie manieren om een aanvraag te versturen via Slack:
- Via de Conversations-app
- Via een kanaal dat aan Conversations gekoppeld is
- Door een aanvraag aan te maken vanuit een bestaand bericht
1. De Conversations-app
Tip
Als je in Slack de app Conversations niet ziet in het gedeelte Apps in de linkerzijbalk, klik dan op het pluspictogram, zoek naar Personio Conversations en voeg de app toe.
Dit is de beste optie als je een privé-aanvraag wilt versturen. De conversatie vindt plaats tussen jou en de expert(s) die aan de aanvraag is/zijn toegewezen. Volg deze stappen om een aanvraag te versturen via de Conversations-app:
- Open je Slack-werkruimte, ga naar Apps onderaan de linkerzijbalk en klik op Personio Conversations.
- Typ je aanvraag in de berichtenbalk en klik op Enter.
- Er verschijnt een automatisch dialoogvenster. Selecteer het relevante team in het vervolgkeuzemenu. Je moet een team selecteren om je aanvraag te kunnen verzenden.
- Klik op Send request.
Nadat je je aanvraag hebt ingediend, wordt er een nieuwe thread aangemaakt in Slack. Hier kun je aanvullende informatie toevoegen en ontvang je antwoorden op je aanvraag. Je krijgt toegang tot de thread door onderaan de linkerzijbalk naar Apps te gaan en op Personio Conversations te klikken.
2. Een openbaar kanaal dat aan Conversations gekoppeld is
Opmerkingen
▶︎ Aanvragen die via openbare kanalen worden verzonden, zijn zichtbaar voor andere leden van dat kanaal. Wij raden af om privé- of gevoelige aanvragen via een openbaar kanaal te versturen.
▶︎ De experts kunnen beslissen of ze hun antwoord openbaar naar het kanaal of privé naar de aanvrager sturen. Sturen ze het privé, dan krijgt de aanvrager het antwoord op de aanvraag in de eigen Conversations-app.
Als je interne serviceteams bepaalde Slack-kanalen hebben gekoppeld aan Conversations, dan kun je aanvragen versturen via deze gekoppelde kanalen. Voorbeeld: je Office IT-team heeft een kanaal genaamd #office-it-requests dat ze aan Conversations gekoppeld hebben. Het voordeel van deze methode is dat bij deze kanalen het juiste team voorgeselecteerd is wanneer je je aanvraag indient.
Volg deze stappen om een aanvraag via een openbaar kanaal te versturen:
- Tag de app @Personio Conversations en voer je aanvraag in.
- Er verschijnt een automatisch dialoogvenster waarin het voorgestelde team voorgeselecteerd is. Je kunt ook de details van de aanvraag bewerken of een ander team selecteren. Je moet een team selecteren om je aanvraag te kunnen verzenden.
- Klik op Send request.
Er wordt een bevestiging weergegeven in de openbare thread, maar je ontvangt het antwoord op je aanvraag binnen je eigen Conversations-app. 3. Een aanvraag maken van een bestaand bericht
Tip
Standaard kun je een aanvraag aanmaken op basis van een bestaand bericht in elk kanaal in Slack.Het kanaal hoeft niet gekoppeld te zijn aan Conversations.
Je kunt een aanvraag aanmaken vanuit een bestaand bericht binnen een Slack-kanaal of het bericht toevoegen aan een bestaande aanvraag. Dit kan een bericht zijn dat je zelf in het kanaal hebt geplaatst of een bericht dat door een andere collega is geplaatst.
Om een aanvraag aan te maken vanuit een bestaand bericht, klik je op het pictogram met de drie puntjes rechts van het bericht en selecteer je 'Create request'.
Er verschijnt een bevestiging binnen de openbare thread, maar je ontvangt het antwoord op je aanvraag binnen je eigen Conversations-app.
Microsoft Teams
Er zijn twee manieren om aanvragen aan te maken in Microsoft Teams:
1. De Conversations-app
Opmerking
Er zijn geen threads in Microsoft Teams. Nadat de aanvraag is ingediend, bevat de aanvraagkaart een veld voor opmerkingen.
Dit is de beste optie als je een privé-aanvraag wilt versturen. De conversatie vindt plaats tussen jou en de expert(s) die aan de aanvraag is/zijn toegewezen. Volg deze stappen om een aanvraag te versturen via de Conversations-app:
- Ga in Microsoft Teams naar het pictogram met de drie puntjes in de linkerzijbalk en klik op de app Personio Conversations.
- Typ je bericht in het venster Chat. Hierdoor wordt je aanvraag gestart.
- Tip: Als de app is vastgepind, klik je op Chat > Personio Conversations.
- Klik in de aanvraagkaart die verschijnt op Select an option en kies het betreffende team in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Submit.
Nadat je je aanvraag hebt verzonden, wordt de kaart bijgewerkt om het team, de toegewezen persoon en de status van je aanvraag weer te geven. Je kunt ook het volgende doen:
- Klik op Add comment om extra details aan je aanvraag toe te voegen of een antwoord te sturen.
- Klik op View on web om de geschiedenis van de aanvraag te openen en de voortgang ervan te bekijken.
2. Een openbaar kanaal dat aan Conversations gekoppeld is
Opmerkingen
▶︎ Deze optie is alleen beschikbaar als je bedrijf hiervoor een 'Global' beleid (standaard voor de hele organisatie) ingesteld heeft.
▶︎ Aanvragen die via openbare kanalen worden verzonden, zijn zichtbaar voor andere leden van dat kanaal. Wij raden af om privé- of gevoelige aanvragen via een openbaar kanaal te versturen.
Volg deze stappen om een aanvraag via een openbaar kanaal te versturen:
- Klik in het betreffende kanaal op New conversation.
- Tag de app @Personio Conversations en voer je bericht in. Er verschijnt een pop-up waarin je wordt gevraagd meer informatie te verstrekken.
- Ga naar de app Personio Conversations of het venster Chat.
- Klik in de aanvraagkaart op Select an option en kies het betreffende team in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Submit.
Nadat je je aanvraag hebt verzonden, wordt de kaart bijgewerkt om het team, de toegewezen persoon en de status van je aanvraag weer te geven. Je kunt ook het volgende doen:
- Klik op Add comment om extra details aan je aanvraag toe te voegen of een antwoord te sturen.
- Klik op View on web om de geschiedenis van de aanvraag te openen en de voortgang ervan te bekijken.
Opmerkingen
▶︎ Elk team in je bedrijf dat Conversations gebruikt, krijgt een uniek e-mailadres met de indeling <team>@<bedrijf>.c.personio.de, bijvoorbeeld: financiën@bedrijf.c.personio.de.
▶︎ Als je bedrijf al een bestaand e-mailadres heeft dat medewerkers kunnen gebruiken, dan hebben ze misschien het doorsturen van e-mails ingesteld en kun je dat e-mailadres gebruiken.
Je kunt een aanvraag per e-mail versturen via het unieke e-mailadres van het betreffende team.
Nadat je de aanvraag hebt verzonden, ontvang je een automatische bevestigingsmail. In deze thread worden alle antwoorden weergegeven. De bevestigingsmail bevat ook een link waarmee je de geschiedenis van de aanvraag kunt bekijken en de voortgang ervan kunt volgen. Gebruikers zonder Personio-account hebben geen toegang tot Conversations-tickets waarnaar gelinkt wordt vanuit e-mails of Slack. Ze kunnen alleen berichten verzenden en ontvangen via e-mails of Slack.
AI-Powered Answers
Als je organisatie gebruikmaakt van de feature AI-Powered Answers en je vraag vaak wordt gesteld, ontvang je mogelijk een geautomatiseerd antwoord op je vraag. Je ontvangt maximaal drie voorgestelde antwoorden via onze AI-gestuurde chatbot, via het kanaal dat je hebt gebruikt om je vraag te verzenden (Slack, Microsoft Teams of e-mail). Dit bespaart je tijd, omdat je direct antwoord krijgt zonder dat er een expert ingeschakeld hoeft te worden.
Je kunt het volgende doen:
- De suggestie accepteren door op de knop This solves it. te klikken
- De suggestie afwijzen door op de knop Niets is relevant of de knop Ik heb hulp nodig van een expert te klikken. Als je op de tweede optie klikt, wordt er zoals gebruikelijk een aanvraag aangemaakt die wordt toegewezen aan een expert.
Tip
Het is belangrijk om op de juiste knop te klikken. Hierdoor wordt het algoritme getraind om aanvragers betere suggesties en een betere ervaring te bieden.