In Personio kun je documentcategorieën instellen op basis van de behoeften van je bedrijf, om ervoor te zorgen dat documenten en gegevens die zijn opgeslagen in medewerkersprofielen zijn georganiseerd. Je kunt ook sjablonen met placeholders maken en opslaan, zodat je gepersonaliseerde documenten voor medewerkers kunt aanmaken op basis van de informatie die is opgeslagen in hun Personio-profiel.

Documentcategorieën

Vereisten:

Om documentcategorieën aan te maken en te bewerken in Personio, moet je beschikken over het volgende:

• Het Core-pakket. Om toegang te krijgen tot deze features, moet je je pakket upgraden of contact opnemen met je accountmanager.
• Toegangsrechten voor Documenten en Accountconfiguratie - Documenten.

Een documentcategorie aanmaken

Volg deze stappen om een nieuwe documentcategorie aan te maken:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Documenten.
2. Klik op het tabblad Categorieën .
3. Typ in het veld Nieuwe documentcategorie de naam van je nieuwe documentcategorie en klik op +Toevoegen. 

De categorie verschijnt in de lijst met documentcategorieën. Je kunt documentsjablonen onder een categorie opslaan in de instellingensectie, of de categorie selecteren bij het uploaden van documenten naar het medewerkersprofiel.

Opmerking:
Je moet de nodige toegangsrechten verlenen voor alle nieuwe categorieën die je aanmaakt. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Documenten.

Een documentcategorie bewerken of verwijderen

Alleen aangepaste categorieën kunnen worden hernoemd of verwijderd. Categorieën met een slotje naast de naam zijn vooraf gedefinieerd en gekoppeld aan interne processen van Personio. Deze kunnen niet worden verwijderd of hernoemd. Volg deze stappen om een aangepaste documentcategorie te bewerken of te verwijderen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Documenten.
2. Klik op het tabblad Categorieën .
3. Selecteer de categorie die je wilt bewerken of verwijderen.
   • De categorie hernoemen: klik op (Bewerken), voer de nieuwe naam in en klik vervolgens op Verzenden.
   • Om de categorie te verwijderen: klik op het prullenbakpictogram aan de rechterkant en klik op Verwijderen om je keuze te bevestigen.

De positie van een categorie in de categorielijst wijzigen

Volg deze stappen om de positie van een documentcategorie in de categorielijst te wijzigen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Documenten.
2. Klik op het tabblad Categorieën .
3. Selecteer de categorie en klik vervolgens op Bewerken.
4. Voer naast Sorteervolgorde een nummer in dat betrekking heeft op de positie van de categorie op de lijst. Hoe lager het nummer, hoe hoger de positie in de lijst.
5. Klik op Indienen om de wijzigingen op te slaan.

Tip
De documentcategorieën voor documenten van kandidaten zijn vooraf gedefinieerd door het systeem. Je kunt specifiekere toegangsrechten definiëren met behulp van wervingsrollen.

Documentsjablonen

Vereisten:

Om documentsjablonen in Personio te beheren, moet je beschikken over het volgende:

• Het Core-pakket. Om toegang te krijgen tot deze features, moet je je pakket upgraden of contact opnemen met je accountmanager.
• Toegangsrechten voor Documenten en Accountconfiguratie - Documenten.

Een documentsjabloon maken

Door documentsjablonen te maken en deze op te slaan in Personio, kun je efficiënter medewerkerspecifieke documenten opstellen. Volg deze stappen om je eigen documentsjabloon te maken:

1. Maak een document in Microsoft Word of OpenOffice om als basissjabloon te dienen.
2. Gebruik een ondersteund lettertype, maak het document op en voeg alle benodigde tekstelementen toe.
3. Voeg verschillende placeholders en variabelen toe aan het document, die automatisch worden ingevuld als je het sjabloon gebruikt.
   • Voeg placeholders toe die aan systeemattributen zijn gekoppeld, om documenten te personaliseren met de gegevens van de betreffende medewerker die in Personio zijn opgeslagen, zoals naam, adres of geboortedatum. Gebruik twee paar accolades, bijvoorbeeld: "{{last_name}}". 
   • Neem geslachtsvariabelen op (vrouw, man, non-binair en niet gedefinieerd) voor geslachtsspecifieke en grammaticaal correcte documenten.
   • Voeg variabelen voor datumnotatie in om te bepalen hoe datums in het document worden weergegeven. Zo kan de datum '20.11.2023' worden veranderd in 'Vrijdag 20 november 2023'.
   • Voeg tekstblokken toe om verschillende tekstopties in het sjabloon op te slaan. Deze worden vaak gebruikt in evaluaties, waarbij tekst moet verschillen op basis van een beoordeling. Kies bijvoorbeeld tussen 'Hij heeft uitstekende specialistische kennis' en 'Hij heeft voldoende specialistische kennis'. 
   • Voeg placeholders voor elektronische handtekeningen toe aan sjablonen zoals contracten waarvoor handtekeningen vereist zijn. .
4. Sla het definitieve tekstbestand op in .docx, .dotx, .odt, of .ott-formaat.
5. Upload het sjabloon naar Personio.

Vind best practices en kant-en-klare sjablonen die je kunt downloaden in ons artikel met voorbeeldsjablonen, of je kunt je eigen sjablonenmaken.

Een documentsjabloon bewerken of verwijderen

De titel, taal of categorie van het sjabloon bewerken

Volg deze stappen om de gegevens van een documentsjabloon in Personio te bewerken:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Documenten.
2. Selecteer het sjabloon dat je wilt bewerken in de lijst met sjablonen.
3. Klik naast Voorbeeld op (Bewerken) om de titel, de taal van het sjabloon of de categorie te wijzigen en klik vervolgens op Verzenden.

Het originele sjabloonbestand bewerken 

Volg deze stappen om het originele bestand van een documentsjabloon te bewerken:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Documenten.
2. Selecteer het sjabloon dat je wilt bewerken uit de lijst.
3. Klik op Downloaden om het originele bestand te downloaden. Open het bestand in een tekstverwerkingsprogramma en breng eventuele wijzigingen aan.
4. Sla het tekstbestand op in .docx, .dotx, .odt, of .ott-formaat en upload het sjabloon opnieuw naar Personio.
5. Verwijder het oude sjabloon uit Personio als deze niet langer relevant is. 

Een documentsjabloon verwijderen

Volg deze stappen om een documentsjabloon te verwijderen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Documenten.
2. Selecteer de sjabloon die je wilt verwijderen uit de lijst.
3. Klik op het prullenbakpictogram rechts boven het sjabloonvoorbeeld. Klik op Verwijderen om de definitieve verwijdering te bevestigen.

Het documentsjabloon verdwijnt uit de lijst met sjablonen en wordt niet langer als optie weergegeven bij het aanmaken van een document. Documenten die eerder met het sjabloon werden aangemaakt, blijven in het profiel van de medewerker staan en moeten handmatig worden verwijderd.

Een documentsjabloon opslaan en aan een categorie toewijzen

Nadat je een documentsjabloon hebt aangemaakt, kun je deze opslaan in Personio en toewijzen aan een specifieke documentcategorie. Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Documenten > Sjablonen.
2. Klik onderaan de lijst met sjablonen op Sjabloon toevoegen. 
3. Kies de categorie waaraan je het sjabloon wilt toewijzen en voer een naam in.
4. Selecteer de taal van het sjabloon. De taal die je voor een sjabloon kiest, heeft gevolgen voor de datumnotatie. In dit artikel vind je meer informatie over datumnotaties.
5. Upload het documentsjabloon. Zorg ervoor dat dit het juiste formaat is: Microsoft Word (.docx/.dotx) of OpenOffice (.dt/.ott).
6. Klik op Uploaden om het proces te voltooien.

Nadat je een sjabloon hebt geüpload, kun je een voorbeeld bekijken in de lijst met sjablonen. Bewaar een kopie door op de knop Downloaden te klikken. Alleen Google-lettertypen worden correct weergegeven in het documentvoorbeeld. Zie Documenten aan een medewerkersprofiel toevoegen voor meer informatie over het aanmaken van medewerkersdocumenten met behulp van sjablonen.

Tip
Als je sjablonen voor arbeidsovereenkomsten automatisch wilt weergeven in het gedeelte Werving & Selectie wanneer je een aanbod aanmaakt, moet je ze uploaden naar de systeemcategorie Arbeidsovereenkomsten.

Meer informatie

Volgende stappen

Bekijk Documenten aan een medewerkersprofiel toevoegen om documenten aan te maken in een medewerkersprofiel met behulp van sjablonen, of om een bestaand document te uploaden en op te slaan in de juiste categorie. 

Video

In de onderstaande video wordt uitgelegd hoe je zowel documentcategorieën als sjablonen kunt maken en beheren. Raadpleeg ons Helpcentrum-artikel met best practices en voorbeeldsjablonen die je kunt downloaden.