Dit artikel geeft concrete voorbeelden van hoe je Personio Conversations kunt gebruiken voor verschillende specifieke situaties. Je kunt deze voorbeelden gebruiken als inspiratie voor het succesvol implementeren van Conversations in je bedrijf.

Er zijn vele manieren om een aanvraag in Conversations af te handelen en dit artikel schetst slechts één typische workflow voor elke situatie. Door vertrouwd te raken met de verschillende beschikbare functies, zoals formulieren, opgeslagen antwoorden, Contact maken enzovoort, kun je je afhandelingsproces gestructureerder en duidelijker maken en de efficiëntie verhogen.

Opmerking
Aanvragen worden ingediend door medewerkers via het kanaal of de kanalen die je aan Conversations hebt gekoppeld. Je kunt Slack of Microsoft Teams integreren met Conversations, terwijl e-mail standaard is ingeschakeld.

Voorbeeld 1: Aanvraag voor softwaretoegang

Team: IT of vergelijkbaar

Specifieke situatie: Medewerker Zack McKinnon heeft toegang nodig tot een nieuwe declaratiesoftware die zijn afdeling net in gebruik heeft genomen. Alexis Baker is lid van het interne IT-team en is verantwoordelijk voor het verlenen van toegang.

Workflow:

1. Zack dient zijn aanvraag voor softwaretoegang in bij het IT-team via het kanaal dat zijn bedrijf gebruikt voor Conversations.
2. Het IT-team ontvangt de aanvraag in Conversations. Aangezien het hele team toegang heeft tot de inbox met aanvragen, kan iedereen in het team de aanvraag toewijzen aan Alexis. Om zijn werk te structureren, kan Alexis de status en prioriteit van de aanvraag instellen, een categorie toewijzen en een deadline toevoegen.
   

   Tip
   Het kan nuttig zijn om een categorie toe te wijzen aan aanvragen, bijvoorbeeld 'Softwaretoegang'. Zo kunnen jij en je team je aanvragen per categorie filteren en kun je meer specifieke inzichten uit de analytics halen. Ontdek hier hoe je een categorie aan een team toevoegt.

   
3. Alexis kan verschillende functies gebruiken om op dit soort aanvragen te reageren. De onderstaande tabel toont enkele van de functies die doorgaans worden gebruikt voor een aanvraag voor softwaretoegang.
4. Nadat Alexis de nodige informatie van Zack heeft verzameld en toestemming heeft gekregen om softwaretoegang te verlenen (indien nodig), kan Alexis dit doorgeven aan Zack door de aanvraag te beantwoorden. Alexis kan dan de status van de aanvraag aanpassen.
5. Zack ontvangt het antwoord van Alexis in de originele thread, op basis van het communicatiekanaal dat hij in eerste instantie heeft gebruikt om de aanvraag te versturen. Als de aanvraag is afgehandeld, kan Zack ook een tevredenheidsscore geven.

Functies

Voorbeeld 2: Aanvraag voor fout in de loonadministratie

Team: Financiën

Specifieke situatie: Wanneer medewerker Max Meyer zijn loonstrook van augustus ontvangt, merkt hij op dat de drie overuren die hij in die maand heeft verricht, niet zijn uitbetaald. Erika Schmitt maakt deel uit van het financiële team en is verantwoordelijk voor het oplossen van fouten in de loonadministratie.

Workflow:

1. Max dient zijn aanvraag over de fout in de loonadministratie in bij het financiële team, via het kanaal dat zijn bedrijf gebruikt voor Conversations.
2. Het financiële team ontvangt de aanvraag in Conversations en Erika wijst deze aan zichzelf toe. Om haar werk te structureren, kan ze de status en prioriteit van de aanvraag instellen, een categorie toewijzen en een deadline toevoegen.
3. Erika kan verschillende functies gebruiken om op dit soort aanvragen te reageren. In dit voorbeeld gebruikt Erika een aangepast formulier 'Foutieve loonadministratie' een efficiënte manier om de nodige informatie van Max te verzamelen. De onderstaande tabel toont enkele extra functies die voor een aanvraag in verband met de loonadministratie kunnen worden gebruikt.
4. Nadat Erika het probleem heeft opgelost, kan ze dit doorgeven aan Max door de aanvraag te beantwoorden. Erika kan dan de status van de aanvraag aanpassen.
5. Max ontvangt het antwoord van Erika in de originele thread, op basis van het communicatiekanaal dat hij in eerste instantie heeft gebruikt om de aanvraag te versturen. Als de aanvraag is afgehandeld, kan Max ook een tevredenheidsscore geven.

Functies

Voorbeeld 3: Aanvraag voor een bedrijfsevenement

Team: Werkplek of vergelijkbaar

Specifieke situatie: Het bedrijf wil een zomerevenement van één dag organiseren voor alle medewerkers. Er zullen workshops, teambuildingactiviteiten en een verzorgde lunch worden georganiseerd. Het werkplekteam is verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement, met name de werkplekmanager Karsten Becker. Er is echter extra input nodig van collega's uit andere teams, zoals Erika Schmitt van Financiën en Julian Schneider van HR. 

Workflow

De functie Projecten is in dit soort gevallen zeer nuttig, omdat een team op die manier verwante aanvragen in één project kan groeperen. Dit is nuttig voor taken met veel aanvragen, omdat het team zo de voortgang van het project als geheel kan volgen.

Tip
Je kunt een tijdelijk Slack-kanaal aanmaken (dat bijvoorbeeld 'Aanvragen zomerevenement' heet) en dat koppelen aan Conversations. Daardoor kunnen experts eenvoudig de vragen die binnen dit kanaal worden gesteld, omzetten in aanvragen en toewijzen aan het betreffende project.

1. Wanneer je een project aanmaakt met de functie Projecten, moet het worden toegewezen aan één team. Dit is meestal het team met de meeste verantwoordelijkheid voor het project. In dit voorbeeld kunnen we dit op twee manieren aanpakken:
   

   Optie 1:
   Aangezien het werkplekteam het meest verantwoordelijk is voor dit bedrijfsevenement, kan werkplekbeheerder Karsten het project aanmaken en aan dit team toewijzen.

   Opmerking
   Experts van het eigenaarsteam hebben toegang tot de projectweergave en kunnen alle aanvragen in het project zien, inclusief de status en wie eraan werkt. Ze kunnen echter alleen de inhoud zien van aanvragen die aan hun eigen team zijn toegewezen. Dit voorkomt dat ze aanvragen zien die aan andere teams zijn toegewezen.

   Optie 2:
   Een andere mogelijkheid is dat Karsten voor dit evenement een tijdelijk samenwerkingsteam opricht, bijvoorbeeld 'Team zomerevenement', en daaraan alle experts toevoegt die bij het evenement betrokken zijn, zoals Erika van het financiële team en Julian van het HR-team.

2. Experts met toegang tot het project kunnen er bestaande aanvragen aan toevoegen en ook nieuwe aanvragen binnen het project aanmaken. De tabel hieronder toont enkele van de functies die doorgaans in een dergelijke situatie worden gebruikt.  
3. Karsten kan op de volgende manieren op de hoogte blijven van het project:
   - Bovenaan de projectpagina kan hij zien hoeveel aanvragen er aan het project zijn toegevoegd en hoeveel er daarvan al zijn opgelost.
   - Hij kan de status van het project op Voltooid zetten zodra alle taken zijn uitgevoerd en het project is afgerond. 

Functies

Meer informatie over Personio Conversations vind je in het artikel Overzicht van Personio Conversations.