In de meeste gevallen heeft dit te maken met de verlofregeling die aan het afwezigheidstype is toegewezen.

Mogelijk heb je een onjuiste verlofregeling aan het afwezigheidstype toegewezen of een verkeerde waarde ingevoerd toen je het verlofsaldo handmatig aanpaste. Als het probleem zich blijft voordoen nadat je de juiste verlofregeling hebt toegewezen en het saldo hebt aangepast, moet je de instellingen voor de specifieke verlofregeling controleren. Zorg ervoor dat je de verlofregeling vanaf het juiste moment hebt toegewezen (vanaf 1 januari van elk jaar of vanaf het werkjubileum van de medewerker) en controleer de toekenningsmethode en de regels voor restverlof.

Als de medewerker het bedrijf in de tweede helft van het jaar verlaat en minimaal 6 maanden in dienst is geweest, heeft de medewerker recht op alle verlofdagen, ongeacht de instellingen voor pro rata verlofdagen.

Je kunt je medewerkers in Personio momenteel niet verplichten om vrije dagen aan te vragen op specifieke datums.Op dit moment kun je je medewerkers alleen verplichten om hun restverlof tussen bepaalde datums te gebruiken (door een vervaldatum in te stellen via de instellingen voor een verlofregeling). Je kunt ook afdwingen dat alle medewerkers in een jaar dezelfde vrije dagen opnemen door feestdagen voor het hele bedrijf in te stellen. Zie voor meer informatie de vraag hieronder.

Zoals bij de bovenstaande vraag is uitgelegd, is het mogelijk om feestdagen voor het hele bedrijf in te stellen. Dit zijn dagen waarop het bedrijf officieel gesloten is en alle medewerkers tegelijkertijd vrij zijn. 

Het is momenteel niet mogelijk om in Personio je medewerkers te beletten om op bepaalde datums vakantie aan te vragen. Als tijdelijke oplossing kun je een goedkeuringsworkflow instellen, zodat leidinggevenden handmatig elke verlofaanvraag kunnen afwijzen die tussen bepaalde datums valt. 

In Personio zijn er twee verschillende soorten afwezigheid: daadwerkelijke afwezigheid waarbij de medewerker helemaal niet werkt (bijvoorbeeld: 'Wettelijk verlof', 'Ziekte' en 'Bijzonder verlof'), en figuurlijke afwezigheid waarbij de medewerker wel werkt maar niet echt aanwezig is (bijvoorbeeld: 'werk op afstand', 'zakenreis' en 'training'). De optie Geregistreerde tijd tijdens afwezigheden als overuren beschouwen moet alleen worden geactiveerd voor het eerste type afwezigheid (daadwerkelijke afwezigheid), zodat door een medewerker geregistreerde werkuren worden toegevoegd aan het overurensaldo, en indien van toepassing ook leiden tot een hoger salaris.

Mogelijk moet je de in het vorige antwoord beschreven optie Geregistreerde tijd tijdens afwezigheden als overuren beschouwen activeren voor het afwezigheidstype dat de medewerker probeert aan te vragen. Het kan ook zijn dat er een goedkeuringsworkflow bestaat en dat de afwezigheidsaanvraag nog wacht op goedkeuring van de leidinggevende van de medewerker. 

Als je de uiterste datum voor restverlof bijwerkt voor een verlofregeling, worden de wijzigingen met terugwerkende kracht toegepast op de volledige afwezigheidsgeschiedenis van alle medewerkers aan wie de verlofregeling is toegewezen.Hierdoor wordt de verlofaanspraak opnieuw berekend, wat kan leiden tot verkeerde gegevens uit het verleden.Daarom kun je beter een nieuw afwezigheidstype aanmaken met een nieuwe verlofregeling waarin de bijgewerkte uiterste datum voor restverlof is opgenomen.Zo kun je de nieuwe verlofregeling aan de betreffende medewerkers toewijzen met ingang van vandaag, zodat gegevens uit het verleden ongewijzigd blijven.

Als je de optie Overuren registreren activeert, wordt er een extra widget weergegeven op het tabblad Aanwezigheid van de medewerker.In de widget Overuren ziet je drie verschillende saldo's.De uren onder Geregistreerd zijn het totale aantal overuren dat in de maand is geregistreerd, zonder aftrek.De uren onder Maandsaldo zijn het totale aantal overuren aan het eind van de maand, nadat ze zijn goedgekeurd en gecompenseerd (vakantiedagen, uitbetalingen enz.).De uren onder Totaalsaldo zijn het totale aantal goedgekeurde overuren vanaf het moment dat de optie is geactiveerd.

In Personio kun je een verlofregeling momenteel niet toewijzen vanaf een aangepaste datum in het kalenderjaar.Je kunt een verlofregeling alleen toewijzen vanaf 1 januari van elk jaar of vanaf het werkjubilieum (de aanstellingsdatum) van een medewerker . We zijn echter al bezig om dit te verbeteren. 

Als je voor het eerst een verlofregeling voor een afwezigheidstype aan een medewerker toekent, wordt de verlofregeling altijd toegekend vanaf het werkjubilieum (de aanstellingsdatum) van de medewerker. Je kunt dit niet wijzigen door handmatig een andere datum in te voeren.

Momenteel is het in Personio niet mogelijk om voor afwezigheid die in dagen wordt bijgehouden het restverlof dat naar het volgende jaar kan worden overgedragen, te beperken.We zijn hier echter wel mee bezig, en deze functie is al beschikbaar voor verlof dat in uren wordt bijgehouden.  

Medewerkers kunnen de openstaande afwezigheidsaanvragen van andere medewerkers alleen in de kalender zien als je ze beheerdersrechten of bewerkingsrechten voor het tabblad Afwezigheid geeft. Medewerkers met weergaverechten op het tabblad Afwezigheid kunnen de afwezigheidsaanvragen van andere medewerkers alleen in de kalender zien nadat deze zijn goedgekeurd door hun leidinggevenden. Let op: als je je medewerkers bewerkingsrechten geeft, kunnen ze ook zelf alle afwezigheden aanvragen, en bestaande afwezigheden bijwerken en verwijderen.

Als er bij de goedgekeurde afwezigheidsaanvragen van een medewerker geen goedkeurder wordt weergegeven wanneer deze via de persoonlijke afwezigheidskalender wordt aangeklikt, is dat waarschijnlijk omdat de medewerker het goedkeuringsproces kon overslaan omdat hij of zij beheerdersrechten of bewerkingsrechten heeft. Het kan ook gebeuren dat de toegewezen goedkeuringsworkflow geen stappen bevat, waardoor de afwezigheidsaanvraag meteen wordt goedgekeurd.