In dit artikel wordt uitgelegd hoe je Personio Conversations kunt implementeren. Je leert hoe je Conversations kunt toevoegen aan je Personio-pakket en hoe je de nodige stappen instelt om Conversations te gebruiken.
Stap 1: Voeg Conversations toe aan je pakket
Om Conversations aan je abonnement toe te voegen, kun je zelf je Personio-abonnement beheren of contact opnemen met je accountmanager.
Stap 2: Krijg voor het eerst toegang tot Personio Conversations
Eerste installatie
De Personio-beheerder van je bedrijf moet eerst een medewerkersrol 'Conversations-expert' aanmaken in Personio en de juiste toegangsrechten definiëren. Beheerders hebben automatisch toegang tot deze rol en hoeven de rol dus niet aan zichzelf toe te wijzen.
Als iemand anders in je bedrijf verantwoordelijk is voor de implementatie, dan moet de beheerder hem of haar de rol toewijzen. Deze medewerker zal nauw samenwerken met Personio tijdens het installatieproces. De medewerker wordt je eerste expert en moet de onderstaande taken uitvoeren.
Opmerking
Om Personio Conversations voor de eerste keer te activeren, moet de beheerder op Conversations klikken in de hoofdnavigatiebalk in Personio. Hiermee wordt de eerste installatie voltooid.
Medewerkersattributen beheren die zichtbaar zijn in het tabblad Aanvrager
In Conversations geeft het tabblad Aanvrager van een aanvraag meer informatie aan de expert over de aanvrager. Deze informatie komt uit het medewerkersprofiel van de aanvrager in Personio en is gebaseerd op medewerkersattributen.
Deze attributen omvatten vooraf gedefinieerde attributen, waaronder de naam van de aanvrager, de status, contactgegevens, rol en afdeling. Het is ook mogelijk om andere attributen, waaronder zelfgemaakte attributen, toe te voegen aan het tabblad Aanvrager via de API-referenties in Personio.
Opmerking
Voeg alleen de attributen toe die je in het tabblad Aanvrager wilt weergeven om te voorkomen dat medewerkers met de rol van expert gevoelige informatie over andere medewerkers kunnen bekijken. Bepaalde attributen, zoals bankgegevens, kunnen niet worden doorgegeven via de API-referenties.
Volg deze stappen om te beheren welke medewerkersattributen zichtbaar zijn in het tabblad Aanvrager, en om de privacy van de gegevens te waarborgen:
- Ga naar Instellingen > Integraties > API-referenties en klik op Conversations.
- Klik onder Toegestane medewerkersattributen op het keuzemenu om de volledige lijst van medewerkersattributen te zien.
- Selecteer de attributen die je wilt overzetten naar Conversations. Deze attributen verschijnen in het tabblad Aanvrager.
- Klik op Opslaan.
Je taalvoorkeur instellen
De taal waarin je Conversations-account wordt weergegeven, is afhankelijk van je taalvoorkeur in Personio (je kunt je taalvoorkeur in Personio instellen via je Persoonlijke instellingen). Dat betekent dat als je Duits hebt ingesteld als je voorkeurstaal in Personio, je Conversations-account ook in het Duits wordt weergegeven.
Ook de taal van de Conversations-chatbot in Microsoft Teams en Slack is gebaseerd op de persoonlijke taalvoorkeur in Personio. Als een aanvrager bijvoorbeeld Slack in het Engels gebruikt en Personio in het Duits, dan antwoordt de chatbot in het Duits.
Tip
Als je in Personio van taal wisselt, wordt die verandering niet altijd onmiddellijk doorgevoerd in Conversations of de chatbot. In dat geval kun je de pagina vernieuwen of later terugkomen.
Stap 3: Wijs rollen toe en stel teams samen
Als eerste expert moet je de volgende stappen uitvoeren:
- Wijs de rol 'Conversations-expert' toe aan alle andere experts. Opmerking: Alleen medewerkers met beheerdersrechten kunnen rollen toewijzen.
- Maak de eerste teams aan. Tip: Nadat je Slack hebt geïntegreerd (zie de laatste stap hieronder), kun je de bijbehorende Slack-kanalen toevoegen aan de betreffende teams met behulp van de functie 'Teams bewerken'.
- Bewerk teams: voeg leden toe en verwijder ze, bewerk werkuren en wijs teamcategorieën toe.
- Maak aangepaste aanvraagstatussen aan.
- Stel SLA's in.
Opmerking
▶ Als je Conversations instelt, worden al je Personio-medewerkers overgezet.Dit geldt ook voor inactieve medewerkers.Ze ontvangen echter geen e-mail of notificatie, behalve als er om goedkeuring wordt gevraagd.
Stap 4: Integreer Slack of Microsoft Teams
Zodra je vertrouwd bent met Conversations, kun je de integratie met Slack of Microsoft Teams instellen. Het kan nodig zijn om dit te coördineren met je IT-afdeling. Je kunt nu beginnen reageren op aanvragen die via Slack of Microsoft Teams worden verstuurd.
Opmerking
Als je Slack of Microsoft Teams instelt, worden alle bestaande contacten overgezet naar Personio Conversations, ook contacten buiten je organisatie. Ze ontvangen echter geen e-mail of notificatie, behalve als er om goedkeuring wordt gevraagd.
Tip
We raden je aan om Slack of Microsoft Teams te integreren, maar dit is geen voorwaarde voor het gebruik van Conversations, omdat e-mail standaard is ingeschakeld.