In dit artikel lees je hoe je een team maakt, bewerkt en archiveert in Conversations. Ook lees je hoe je teamleden kunt toevoegen en verwijderen.

Het doel van teams in Conversations

Teams zorgen ervoor dat aanvragen van medewerkers in Conversations door de juiste experts worden toegewezen en afgehandeld. Je kunt teams aanmaken die overeenkomen met afdelingen of projecten binnen je organisatie, zoals IT, Financiën of HR. Dit betekent dat je alle gerelateerde aanvragen kunt centraliseren en experts effectief kunt laten samenwerken binnen een team of met andere teams.

Tip
Bij een aanvraag moeten medewerkers het team selecteren dat het meest relevant is voor hun vraag.Een medewerker zou bijvoorbeeld het financiële team van het bedrijf selecteren wanneer de aanvraag over onkosten gaat.

Een team maken

Teams worden in eerste instantie aangemaakt in Conversations en zijn niet gebonden aan bestaande teamstructuren in je Personio-account.

Alleen medewerkers met de rol van expert kunnen teams aanmaken in Conversations. In het artikel Gebruikers beheren in Personio Conversations lees je hoe je een medewerker de rol van expert kunt geven.

Volg deze stappen om een nieuw team aan te maken:

1. Ga in de hoofdnavigatiebalk in Personio naar Conversations.
2. Klik linksboven in je gebruikersprofiel op de pijl en ga naar Instellingen > Organisatie > Teams.
3. Klik op Team aanmaken.
4. Vul de volgende velden in:

   Veld	Informatie
   Type team	Selecteer in het keuzemenu het gewenste teamtype
   Teamnaam	Kies een naam voor het team dat je wilt aanmaken
   E-mail van het team	De e-mail van het team wordt automatisch gegenereerd op basis van de teamnaam
   Zichtbaarheid van het team	Je hebt de mogelijkheid om een team te markeren als Alleen intern. Dit betekent dat het team niet zal worden weergegeven in de lijst wanneer medewerkers een aanvraag bij een specifiek team willen indienen. Zorg dat ten minste één team openbaar is. Anders worden er geen opties weergegeven en kunnen gebruikers geen aanvraag indienen.
   Bijbehorende Slack-kanalen	Aanvragen van deze kanalen worden automatisch aan dit team toegewezen.

5. Klik op Doorgaan.
6. In de sectie Categorieën toevoegen selecteer je de categorieën die op je team van toepassing zijn en klik je op Categorieën toevoegen.
7. Onder Teamleden uitnodigen, gebruik je de zoekbalk om bestaande experts uit de lijst toe te voegen. Als ze niet in de lijst staan, kun je het e-mailadres invoeren van de persoon die je wilt uitnodigen. Als je nu nog geen teamleden wilt uitnodigen, kun je op Deze stap overslaan klikken. 
8. Klik op Team aanmaken.

Je kunt een onbeperkt aantal teams aanmaken in Conversations.

Een team bewerken

Opmerking
Alleen teamleden kunnen een team bewerken.

Je kunt de naam, werkuren, zichtbaarheid, categorieën en bijbehorende Slack-kanalen van een team bewerken. Volg de onderstaande stappen om een team in Conversations te bewerken:

1. Ga in de hoofdnavigatiebalk in Personio naar Conversations.
2. Klik linksboven in je gebruikersprofiel op de pijl en ga naar Instellingen > Organisatie > Teams.
3. Klik op de drie puntjes rechts van de teamnaam.
4. Selecteer Bewerken.
5. Voer de wijzigingen in die je wilt aanbrengen, bijvoorbeeld de naam van het team of de werkuren.
6. Klik op Wijzigingen opslaan.

Een team archiveren

Opmerking
Het is momenteel niet mogelijk om een team te verwijderen. Je kunt een team wel archiveren. Er worden dan geen gegevens verwijderd en gearchiveerde teams kunnen indien nodig opnieuw worden geactiveerd.

Een team archiveren betekent dat:

• aanvragers dat team niet kunnen selecteren bij het versturen van een aanvraag;
• leden van het gearchiveerde team geen bestaande aanvragen kunnen zien die aan dat team zijn toegewezen;
• aanvragers niet meer kunnen reageren op bestaande aanvragen die aan dat team zijn toegewezen;
• aanvragen die aan dat team zijn toegewezen in hun huidige staat bewaard blijven.

Volg deze stappen om een team in Conversations te archiveren:

1. Ga in de hoofdnavigatiebalk in Personio naar Conversations.
2. Klik linksboven in je gebruikersprofiel op de pijl en ga naar Instellingen > Organisatie > Teams.
3. Zoek het team dat je wilt archiveren en zorg ervoor dat ten minste één van de teamleden een medewerker is met een actief profiel in Personio. 
4. Klik op de drie puntjes rechts van de teamnaam.
5. Selecteer Team archiveren.
6. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op Team archiveren.

Een teamlid toevoegen

Opmerkingen
▶︎ Teamleden moeten worden toegevoegd, ze kunnen zich niet zelf aansluiten bij een team.
▶︎ Nieuwe teamleden kunnen de geschiedenis van de aanvragen van dat team zien.

Voordat je een teamlid toevoegt in Conversations, controleer je of hij of zij de relevante rol heeft in Personio. Je kunt nog steeds een nieuw teamlid uitnodigen zonder deze stap, maar ze hebben geen toegang tot Conversations totdat ze de rol in Personio toegewezen krijgen.

Volg deze stappen om een teamlid toe te voegen in Conversations:

1. Ga in de hoofdnavigatiebalk in Personio naar Conversations.
2. Klik linksboven in je gebruikersprofiel op de pijl en ga naar Instellingen > Organisatie > Teams.
3. Klik op de drie puntjes rechts van de teamnaam.
4. Selecteer Leden beheren.
5. Voer het e-mailadres in van de medewerker die je wilt toevoegen.
6. Klik op Leden uitnodigen.

Een teamlid verwijderen

Opmerking
Als medewerkers de organisatie verlaten, moet je hen handmatig verwijderen uit de teams waarvan ze lid zijn.

Volg deze stappen om een teamlid uit Conversations te verwijderen:

1. Ga in de hoofdnavigatiebalk in Personio naar Conversations.
2. Klik linksboven in je gebruikersprofiel op de pijl en ga naar Instellingen > Organisatie > Teams.
3. Klik op de drie puntjes rechts van de teamnaam.
4. Selecteer Leden beheren.
5. Klik op Verwijderen naast het teamlid dat je wilt verwijderen.
6. Klik op Bevestigen.