In dit artikel wordt uitgelegd hoe je aanvragen binnen Personio Conversations kunt organiseren en prioriteren, hoe je notificaties kunt beheren en hoe je aangepaste aanvraagstatussen kunt instellen.

Aanvragen organiseren en prioriteren

Conversations beschikt over geavanceerde functies voor het organiseren en prioriteren van aanvragen.

Om toegang te krijgen tot de aanvragen van je medewerkers, klik je op Conversations in de hoofdnavigatiebalk in Personio. Conversations wordt dan geopend in een nieuw venster. Ga naar Werk > Aanvragen. Je kunt het menu aan de linkerkant gebruiken om een overzicht te krijgen van alle aanvragen, niet-toegewezen aanvragen en aanvragen die aan jou zijn toegewezen.

Elk team krijgt een eigen dashboardoverzicht, gebaseerd op aanvragen die specifiek aan dat team zijn toegewezen.

Je kunt het volgende doen:

• Wijs aanvragen toe aan bepaalde experts en wijs aanvragen opnieuw toe aan andere teams.
• Filter en sorteer aanvragen op basis van verschillende criteria, zoals prioriteit, categorie, voortgangsstatus en vervaldatum.
• Personaliseer de manier waarop aanvragen worden weergegeven, bijvoorbeeld op een kanbanbord.
• Bewaar je eigen persoonlijke overzicht op basis van hoe je je aanvragen filtert en sorteert.
• Bundel gerelateerde aanvragen van verschillende teams in projecten en wijzig de voortgangsstatus van deze projecten.

Notificaties

Je kunt aanvragen efficiënter bijhouden door je notificaties correct in te stellen. Ga naar Conversations > Instellingen > Account > Notificaties om je notificaties te beheren.

Je kunt configureren welke notificaties je wilt ontvangen en je kunt browsermeldingen inschakelen om pushmeldingen te ontvangen.

Daarnaast kun je ook aangeven of je notificaties via Slack, Microsoft Teams of e-mail wilt ontvangen als je browser niet geopend is. 

Opmerkingen
▶︎ Aangezien elke browser individuele instellingen heeft, moet je zelf controleren hoe de notificaties worden weergegeven. Hetzelfde geldt voor externe communicatieplatforms zoals Slack en Microsoft Teams.
▶︎ Notificaties worden elke 30 minuten verzonden. De aanvragen worden niet verzonden als ze in deze periode van 30 minuten zijn geopend of opnieuw zijn toegewezen.

Gearchiveerde aanvragen beheren 

Als er een antwoord wordt gegeven op een gearchiveerde aanvraag, wordt het ticket niet automatisch teruggezet in je inbox met aanvragen. Als je wilt dat de aanvraag weer in je inbox komt te staan, moet je de status wijzigen. 

Toegang tot aanvragen beheren

Als je een aanvraag aan een ander team toewijst, heb je geen toegang meer tot het ticket. Volg een van de volgende stappen om tickets van andere teams te bekijken:

• Vraag of je in cc kunt worden toegevoegd zodat de aanvraag in je inbox blijft staan
• Gebruik de @-functie
• Vraag het team om de aanvraag terug te plaatsen

Actiepunten in Personio

Je ontvangt actiepunten in je Personio-account met betrekking tot de aanvragen in Conversations. Deze verschijnen op het Dashboard (onder Taken) en in de Inbox. Zo krijg je meteen een totaaloverzicht van alle taken binnen Personio en hoef je minder heen en weer te gaan tussen Conversations en Personio.

Opmerking
Notificaties op het Dashboard en in de Inbox worden afgeleverd als aanvulling op de bestaande e-mail-, Slack- of Microsoft Teams-notificaties.

De onderstaande tabel toont de actiepunten die zichtbaar zijn in Personio, afhankelijk van de rol van de gebruiker.

Elk actiepunt op het Dashboard en in de Inbox van Personio toont de naam en de profielfoto van de persoon die de actie heeft gestart. In het geval van een goedkeuringsaanvraag zie je bijvoorbeeld de naam en de profielfoto van de persoon die om goedkeuring vraagt.

Aangepaste aanvraagstatussen

Je kunt aangepaste aanvraagstatussen aanmaken voor individuele teams. Zo kun je meer context geven over de fase waarin een aanvraag zich bevindt, en ook statussen creëren die specifiek zijn voor de unieke processen van een team. Bijvoorbeeld: een team dat verantwoordelijk is voor het bestellen van kantoorbenodigdheden kan een aangepaste status hebben met de naam 'Wachten op levering' en een team dat verantwoordelijk is voor het toekennen van overuren kan een aangepaste status hebben met de naam 'Goedkeuring in behandeling'.

Er zijn vier stappen in de levenscyclus van een aanvraag, die elk een standaardstatus hebben die niet kan worden gewijzigd of verwijderd. De onderstaande tabel toont elk van de vier stappen en de bijbehorende standaardstatus, evenals een voorbeeld van een aangepaste status voor die stap.

Een aangepaste aanvraagstatus maken

Volg deze stappen om een aangepaste aanvraagstatus aan te maken:

1. Ga in Conversations naar Instellingen > Teaminstellingen > Aanvraagstatus.
   Opmerking
   Als je deel uitmaakt van meerdere teams, zorg er dan voor dat je het juiste team hebt geselecteerd. Je kunt van team wisselen door te klikken op de teamnaam bovenaan de pagina Aanvraagstatussen.
2. Klik onderaan de pagina op + Aanvraagstatus toevoegen.
3. Kies een naam voor de aangepaste status, selecteer de juiste stap in het keuzemenu, en kies een kleur.
4. Klik op Status toevoegen.

Opmerkingen
▶︎ Je kunt een aangepaste status verwijderen, maar alleen als er geen actieve aanvragen aan zijn toegewezen. Dit geldt niet voor gearchiveerde aanvragen. 
▶︎ Als je een aanvraag verplaatst naar een ander team, krijgt de aanvraag de standaardstatus van dezelfde stap toegewezen.

De taakfunctie

Opmerking
Taken zijn zichtbaar voor alle experts in het team waaraan de aanvraag is toegewezen.Ieder lid van het team kan de taak als voltooid markeren.

Als een aanvraag meerdere taken omvat, kun je gebruik maken van de taakfunctie gebruiken om alle items dienovereenkomstig uit te voeren.

Volg deze stappen om een taak aan een aanvraag toe te voegen:

1. Open de betreffende aanvraag in Conversations.
2. Klik op het bliksempictogram bovenaan de aanvraagpagina.
3. Voer in het dialoogvenster dat verschijnt de instructies voor de taak in.
4. Klik op Toevoegen.

Ga naar de blauwe balk bovenaan de aanvraag en klikt op Klaar om een taak te voltooien.

Waar verschijnen taken?

• Openstaande taken verschijnen als een blauwe balk bovenaan de aanvraag.
• Voltooide taken verschijnen als een blauwe kaart in de tekst van de aanvraag. Deze zijn niet zichtbaar voor de aanvrager.
• In het aanvragenoverzicht worden aanvragen met een openstaande taak door een gele knop Actie vereist weergegeven.

Meer informatie

Meer informatie vind je in de volgende artikelen:

• Reageren op een aanvraag van een medewerker in Personio Conversations