In dit artikel lees je meer over de verschillende soorten gebruikers in Personio Conversations, hoe functies worden toegewezen en hoe je externe gebruikers kunt betrekken.
Soorten gebruikers in Conversations
Conversations maakt een onderscheid tussen twee belangrijke soorten gebruikers: experts en aanvragers.
Expert
Een expert is meestal een lid van een team dat zich bezighoudt met interne dienstverlening en aanvragen van medewerkers ontvangt en behandelt. Dit is gewoonlijk iemand van je HR-, financiële, juridische, IT- of managementteam. Ze zijn aangewezen als expert en hebben toegang tot Conversations via de hoofdnavigatiebalk wanneer ze zijn ingelogd in Personio.
Aanvrager
Opmerkingen
▶︎ Wanneer een aanvrager een aanvraag indient, verschijnt zijn of haar medewerkersinformatie in het tabblad Aanvrager van het betreffende ticket. Zo kan de expert informatie zien, zoals hun naam, rol en afdeling enzovoort. Je kunt op de de naam van de medewerker klikken om doorgestuurd te worden naar zijn of haar medewerkersprofiel in Personio.
▶︎ De medewerkersattributen die je kunt zien in het tabblad Aanvrager zijn afhankelijk van welke attributen momenteel zijn geselecteerd via de API-referenties in Personio. Raadpleeg ons artikel Personio Conversations implementeren om te leren hoe je kunt beheren welke attributen zichtbaar zijn in het tabblad Aanvrager, en hoe je de privacy van de gegevens kunt waarborgen.
Een aanvrager is iemand die aanvragen indient bij Conversations, maar geen aanvragen ontvangt of behandelt. Dit omvat de meeste medewerkers van andere afdelingen. Conversations kan geïntegreerd worden met Slack en Microsoft Teams (e-mail is standaard ingeschakeld), waardoor aanvragers één aanspreekpunt hebben en aanvragen kunnen indienen op de manier die ze gewend zijn.
Aanvragers wijzigingen
Om aanvragers te wijzigen, ga je naar het ticket en vervolgens naar de aanvrager. Gewijzigde aanvragers worden bijgehouden in het Conversations-ticket.
Expert- en aanvragerfuncties instellen
Opmerking
Als je Conversations instelt, worden al je Personio-medewerkers overgezet, ook inactieve medewerkers. En als je Slack of Microsoft Teams integreert, worden alle bestaande contacten overgezet naar Conversations, ook contacten buiten je organisatie. Deze gebruikers verschijnen in Conversations, maar ze ontvangen geen e-mail of notificatie, behalve als er om goedkeuring wordt gevraagd.
Tijdens het instellen van Conversations moet de beheerder de aangepaste medewerkersrol 'Conversations-expert' aanmaken in de instellingen van Personio. Ze kunnen deze rol toewijzen aan elke gebruiker (de expert) die zich bezighoudt met aanvragen van medewerkers. De beheerder heeft standaard toegang tot de rol 'Conversations-expert'. Leer hoe je een medewerkersrol aanmaakt.
Elke medewerker wordt automatisch aangewezen als aanvrager zodra Conversations is geïmplementeerd.
De onderstaande tabel toont hoe de twee functies worden toegewezen en de toegangsrechten die bij de functie horen.
| Functie | Toegewezen door | Rechten |
| Expert |
De eerste expert krijgt waarschijnlijk toegang van de beheerder, die standaard toegang heeft tot Conversations Alle volgende experts krijgen toegang van de beheerder/eerste expert |
De expert heeft toegang tot Conversations in Personio, kan teams aanmaken en bewerken, en kan nieuwe experts toevoegen
|
| Aanvrager | Automatisch |
De aanvrager kan aanvragen sturen via Slack, Microsoft Teams en e-mail |
Een expertrol toewijzen
Opmerking
Wanneer je Conversations instelt, moet de beheerder een medewerkersrol aanmaken met de naam 'Conversations-expert' en de toegangsrechten definiëren als 'alles bekijken' in de sectie Conversations. Leer hoe je een medewerkersrol aanmaakt.
Volg deze stappen om een medewerker toe te wijzen aan de expertrol:
- Voeg de betreffende medewerker toe aan de aanpaste rol 'Conversations-expert' in de instellingen van Personio.
- Zodra de medewerker de rol toegewezen heeft gekregen in Personio, moet je hem of haar uitnodigen als gebruiker in Conversations. Ga naar Conversations in de hoofdnavigatiebalk in Personio. Conversations wordt geopend in een nieuw venster.
- Ga in Conversations naar Instellingen > Gebruikers > Gebruikers uitnodigen.
Zodra medewerkers de uitnodiging accepteren, krijgen ze toegang tot Conversations in Personio en kunnen ze aanvragen beheren.
Externe gebruikers betrekken bij aanvragen
Met Conversations kun je externe gebruikers eenmalig betrekken bij antwoorden en interne notities. Je kunt meer lezen in het artikel Overzicht van Personio Conversations onder het kopje 'Externe samenwerking'.
Met Conversations kun je ook communiceren met gebruikers die geen e-mailadres van het bedrijf hebben. Als een externe gebruiker bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar je bedrijfsdomein, kun je dit omzetten in een aanvraag in Conversations. Je kunt ook aanvragen ontvangen van externe medewerkers binnen je Slack-werkruimte.
Meer informatie