Gebruikers beheren in Personio Conversations

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je gebruikers kunt beheren in Personio Conversations. De volgende onderwerpen komen aan bod:

 

Soorten gebruikers in Conversations

Conversations maakt een onderscheid tussen twee belangrijke soorten gebruikers: experts en aanvragers.

 

Expert

Een expert is meestal een lid van een team dat zich bezighoudt met interne dienstverlening en aanvragen van medewerkers ontvangt en behandelt. Dit is gewoonlijk iemand van je HR, financiële, juridische, IT- of managementteam. Ze hebben de rol van expert gekregen en hebben daarom toegang tot Conversations via de hoofdnavigatiebalk wanneer ze zijn ingelogd in Personio.

 

Aanvrager

Wanneer een aanvrager een aanvraag indient, worden de medewerkersgegevens uit Personio gehaald en verschijnen ze in het tabblad Aanvrager van het betreffende ticket. Zo kan de expert de rol en de afdeling van de aanvrager, de locatie, de aanstellingsdatum en de contactgegevens zien.

Een aanvrager is iemand die aanvragen indient bij Conversations, maar geen aanvragen ontvangt of behandelt. Dit omvat de meeste medewerkers van andere afdelingen. Conversations kan geïntegreerd worden met Slack en Microsoft Teams (e-mail is standaard ingeschakeld), waardoor aanvragers één aanspreekpunt hebben en aanvragen kunnen indienen op de manier die ze gewend zijn.

 

Hoe rollen worden toegewezen

Tijdens het implementatieproces van Conversations zal je Professional Services Manager de rol van expert toewijzen aan een bepaalde persoon in je bedrijf. Dit zal waarschijnlijk de account- of contracteigenaar zijn. We raden sterk aan dat deze persoon ook een beheerder is, omdat hij of zij de rol 'Conversations-expert' moet aanmaken in Personio. Deze eerste expert kan dan de rol van expert toewijzen aan andere medewerkers.

Elke medewerker krijgt automatisch de rol van aanvrager wanneer je Conversations hebt geïmplementeerd.

De onderstaande tabel toont hoe de twee rollen worden toegewezen en de toegangsrechten voor elke rol.

 

Rol Toegewezen door Rechten
Expert

De eerste expert: door de Professional Services Manager van Personio

Alle volgende experts: door de eerste expert

De expert heeft toegang tot Conversations in Personio, kan teams aanmaken en bewerken, en kan nieuwe experts toevoegen

 

Aanvrager Automatisch De aanvrager kan aanvragen sturen via Slack, Microsoft Teams en e-mail

 

Een expertrol toewijzen

Volg deze stappen om een medewerker de rol van expert toe te wijzen:

  1. Volg de instructies in het artikel Medewerkersrollen aanmaken en beheren om een medewerkersrol met de naam 'Conversations-expert' aan te maken. Opmerking: alleen medewerkers met beheerdersrechten kunnen nieuwe rollen aanmaken.
  2. Voeg de betreffende medewerker toe aan de rol en definieer de toegangsrechten als Bekijken > Alle in de sectie Conversations.
  3. Zodra de medewerker de rol van expert in Personio heeft gekregen, moet je hem of haar als gebruiker uitnodigen in Conversations. Ga naar Conversations in de hoofdnavigatiebalk in Personio. Conversations wordt geopend in een nieuw venster.
  4. Ga in Conversations naar Instellingen > Gebruikers > Gebruikers uitnodigen.

Zodra medewerkers de uitnodiging accepteren, krijgen ze toegang tot Conversations in Personio en kunnen ze aanvragen beheren.

 

Externe gebruikers betrekken bij aanvragen

Met Conversations kun je externe gebruikers eenmalig betrekken bij antwoorden en interne notities. Je kunt meer lezen in het artikel Overzicht van Personio Conversations onder het kopje 'Externe samenwerking'.

Met Conversations kun je ook communiceren met gebruikers die geen e-mailadres van het bedrijf hebben. Als een externe gebruiker bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar je bedrijfsdomein, kun je dit omzetten in een aanvraag in Conversations. Je kunt ook aanvragen ontvangen van externe medewerkers binnen je Slack-werkruimte.


Meer informatie

Meer informatie over Personio Conversations vind je in de volgende artikelen:

 

 

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel