Overzicht van Personio Conversations

 

Conversations is beschikbaar voor klanten met om het even welk Personio-abonnement. Neem contact op met je Growth Manager om Conversations aan je pakket toe te voegen. Sommige functies, zoals personalisatie, SLA's en bepaalde analysefuncties, zijn alleen beschikbaar voor klanten met het Premium-pakket. 

Dit artikel geeft een overzicht van de volgende onderwerpen:

 

Wat is Personio Conversations?

Conversations is een tool in Personio die je interne serviceteams een centrale plek biedt om aanvragen van medewerkers te beheren.

Conversations stroomlijnt en automatiseert het interne ondersteuningsproces, waardoor je bedrijf grote aantallen aanvragen kan beheren en een positieve medewerkerservaring kan leveren. 

Conversations is toegankelijk via de hoofdnavigatiebalk in Personio. Conversations wordt geopend in een nieuw venster.

 

Hoe werkt het?

Tip: Medewerkers die aanvragen verzenden, worden in Conversations aanvragers genoemd. De leden van je interne serviceteams die aanvragen ontvangen en beheren, worden experts genoemd. Meer informatie over het beheren van gebruikers vind je hier.

Je kunt Conversations integreren met Slack en Microsoft Teams. Dat betekent dat je medewerkers al hun aanvragen in verband met bijvoorbeeld loonadministratie, IT-apparatuur, onboarding of reizen kunnen versturen via de communicatiekanalen die ze het best kennen. Die aanvragen worden vervolgens doorgestuurd naar Conversations, waar ze worden ontvangen en afgehandeld door experts van je interne serviceteams. E-mail is standaard ingeschakeld, waarbij aanvragen aan specifieke adressen automatisch worden doorgestuurd naar Conversations.

Er zijn verschillende manieren waarop je aanvragen kunt aanmaken en beantwoorden. Bovendien zijn er allerlei functies waarmee je aanvragen kunt ordenen en prioriteren. 

 

Waar kan ik Conversations voor gebruiken?

 

Aanvragen beheren en beantwoorden

Een van de belangrijkste functies van Conversations is de geavanceerde mogelijkheid om alle aanvragen van je medewerkers op een enkele plek te organiseren. Zo kun je aanvragen van medewerkers via een centraal platform prioriteren, volgen en beantwoorden, zodat je nooit een aanvraag mist en gemakkelijk kennis kunt vastleggen. 

Op het tabblad Aanvragen van het Conversations-dashboard kun je al je aanvragen bekijken. Je kunt aanvragen toewijzen aan verschillende experts en teams, aanvragen filteren op basis van verschillende criteria en bepalen hoe aanvragen worden weergegeven.

Je kunt ook allerlei communicatiefuncties gebruiken bij het beantwoorden van aanvragen, zoals interne notities, goedkeuringen, formulieren en opgeslagen antwoorden. Deze functies besparen je tijd doordat je aanvragen snel en efficiënt kunt verwerken. Bovendien bieden ze je de mogelijkheid om effectiever samen te werken met andere partijen die bij een aanvraag zijn betrokken.

Zie het artikel Aanvragen beheren in Conversations voor meer informatie over het beheren en beantwoorden van aanvragen.

 

Projecten

Met de functie Projecten kun je projecten aanmaken waar verschillende team samen aan kunnen werken. Dat is vooral handig voor taken waarbij veel teams van het bedrijf betrokken zijn. Voor het organiseren van een teambuilding moet het officemanagementteam bijvoorbeeld een ruimte reserveren en catering regelen, moet de financiële afdeling een begroting goedkeuren enzovoort. 

Een project moet worden toegewezen aan een team, doorgaans het team dat het meest verantwoordelijk is voor het project. Een project genaamd 'Teambuilding' kan bijvoorbeeld worden toegewezen aan het HR-team van je bedrijf. Het toegewezen team heeft toegang tot de projectweergave en kan alle aanvragen in het project zien, inclusief de status en de mensen die aan elke aanvraag werken. Maar ze kunnen niet de conversaties binnen de aanvragen van andere teams zien.

Medewerkers met de rol van expert kunnen:

  • een nieuw project aanmaken
  • het project aan een team toewijzen of een aanvraag indienen om het project opnieuw toe te wijzen
  • nieuwe aanvragen binnen het project aanmaken
  • bestaande aanvragen aan het project toevoegen

 

Contact maken

Op het tabblad Contact maken kun je een nieuwe aanvraag met een specifieke persoon of groep mensen starten. Iedereen kan een ontvanger zijn, zowel interne als externe gebruikers. Antwoorden worden opgeslagen als aanvragen.

De functie Contact maken is vooral handig als je een conversatie wilt beginnen met of een vraag wilt stellen aan een medewerker, een groep medewerkers of een externe bijdrager.

 

Externe samenwerking

Als je externe bijdragers in een aanvraag vermeldt, ontvangen zij een e-mailbericht. Hun reactie wordt vervolgens toegevoegd als een interne notitie binnen de aanvraag en is niet zichtbaar voor de aanvrager.

Het kan voorkomen dat je externe bijdragers moet betrekken bij een bestaande aanvraag. Je kunt bijvoorbeeld een beroep doen op een externe dienstverlener voor financiële zaken omdat je diens inbreng nodig hebt voor een salarisaanvraag. Voor die situaties kun je de functionaliteit voor externe samenwerking in Conversations gebruiken.

Je kunt externe bijdragers bij aanvragen betrekken door een '+' in te typen, gevolgd door hun e-mailadres. Dat wordt meestal gedaan als een interne notitie, die niet zichtbaar is voor de aanvrager. Je kunt een externe bijdrager ook opnemen in een gewoon antwoord, maar dan kan de aanvrager zien dat er een externe persoon bij betrokken is.  

De externe bijdrager ontvangt standaard alleen de titel en de beschrijving van de aanvraag en je bericht. Je bepaalt zelf of je de volledige context van de aanvraag wilt doorsturen, inclusief alle eerdere antwoorden. Externe bijdragers kunnen de status of de metagegevens van de aanvraag niet zien en hebben ook geen toegang tot de rest van de conversatie.

 

Teaminzichten

Je kunt teamspecifieke analyses bekijken op het tabblad Teaminzichten. Dit gedeelte kun je gebruiken om een overzicht te krijgen van de werklast en voortgang van je team.

De weergave Teaminzichten bevat gegevens over nieuwe aanvragen, een overzicht van de huidige werklast, een gezondheidscontrole van het team, een tevredenheidsscore van aanvragers en aanvragen die aandacht vereisen.

 

Analytics

Behalve de Teaminzichten heb je in Conversations ook toegang tot allerlei analyses. Op het tabblad Analytics vind je een overzicht van het werk van je team in Conversations. Daarmee kun je aanvragen bijhouden en je rapportagemogelijkheden voor Key Performance Indicators (KPI's) verbeteren.

De pagina Analytics bevat verschillende diagrammen, die elk een enkele statistiek weergeven. Dat zijn:

  • Aangemaakte aanvragen
  • Afgesloten aanvragen
  • Tijd tot eerste reactie
  • Tijd tot afsluiting
  • SLA-schending - reactietijd
  • SLA-schending - afsluitingstijd
  • Tevredenheid van aanvragers

Met de filters bovenaan de Analytics-pagina kun je de gegevens per team, aanvraagcategorie en toegewezen persoon bekijken. Je kunt ook het datumbereik voor de gegevens definiëren. De gegevens in de grafieken zijn altijd geaggregeerd, rekening houdend met de filters.

Je kunt een CSV-bestand downloaden met alle gegevens, hetzij geaggregeerd of opgesplitst per categorie of toegewezen persoon. Klik daarvoor rechtsboven op de Analytics-pagina op de knop Downloaden. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor klanten met het Premium Conversations-pakket.

 

Meer informatie

Zie de volgende artikelen voor meer informatie over Personio Conversations.

 

 

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel