In dit artikel lees je hoe je formulieren aanmaakt en verzendt in Personio Conversations, en kom je meer te weten over de voordelen van het gebruik van formulieren voor je interne serviceteams.
Wat zijn formulieren in Back?
Met formulieren kun je in Conversations een aanvraag beantwoorden met een vooraf gedefinieerde reeks vragen. Zo kun je in een paar klikken alle benodigde informatie verzamelen.
Nadat een aanvrager een formulier heeft ingevuld, kun je de antwoorden vanuit de aanvraag bekijken en downloaden als CSV-bestand.
Formulier zijn vooral nuttig voor het verwerken van aanvragen die telkens dezelfde informatie vereisen, bijvoorbeeld aanvragen voor hardware-upgrades, het bijwonen van evenementen enzovoort.
Een formulier aanmaken
Tip
Als je een nieuw formulier aanmaakt, wordt het automatisch toegewezen aan het team waartoe je behoort. Als je deel uitmaakt van meerdere teams, is dit het team dat je op dat moment hebt geselecteerd.
Je kunt op twee manieren een nieuw formulier aanmaken: via een aanvraag en via de pagina Formulieren.
1. Via een aanvraag
Volg deze stappen om een formulier aan te maken via een aanvraag:
- Klik op de knop Antwoord linksonder in de antwoordbalk en selecteer Formulier in het vervolgkeuzemenu.
- In het venster dat verschijnt, selecteer je + Formulier maken om een nieuw formulier aan te maken.
- Kies een naam voor je formulier, voer een inleidend bericht in en voeg vragen toe. Deze stappen worden in de onderstaande secties nader toegelicht.
- Als je je vragen hebt toegevoegd, klik je op Klaar.
2. Via de pagina Formulieren
Volg deze stappen om een formulier aan te maken via de pagina Formulieren:
- Ga naar Beheer > Formulieren.
- In het venster dat verschijnt, selecteer je + Formulier maken om een nieuw formulier aan te maken.
- Kies een naam voor je formulier, voer een inleidend bericht in en voeg vragen toe. Deze stappen worden in de onderstaande secties nader toegelicht.
- Als je je vragen hebt toegevoegd, klik je op Klaar.
Het proces bestaat altijd uit drie stappen, ongeacht of je je nieuwe formulier meteen of pas later wilt gebruiken: je moet je formulier eerst een naam geven, daarna moet je een inleidend bericht opstellen en tot slot moet je de vragen toevoegen.
Een naam kiezen
Eerst moet je je formulier een naam geven. Deze naam is zichtbaar voor alle medewerkers. Kies dus een unieke en logische naam die voor iedereen duidelijk herkenbaar is.
Inleidend bericht
Nu is het inleidende bericht aan de beurt. Deze dient als preview voor het bericht dat per e-mail, Slack of Microsoft Teams naar de aanvrager wordt gestuurd.
Je kunt dit veld gebruiken om uit te leggen waar het formulier over gaat en om eventuele specifieke informatie of documenten te vermelden die de aanvrager nodig heeft.
Deze tekst (en de titels voor de vragen) wordt alleen weergegeven in platte tekst, al kun je er wel regeleinden aan toevoegen door op Shift + Enter te drukken.
Vragen en soorten vragen
De laatste stap is het toevoegen van de vragen zelf. Je kunt zoveel vragen aan je formulier toevoegen als je wilt, maar we raden aan om de vragen te beperken tot zeven of minder. Je kunt aangeven of een vraag vereist is door het vakje Verplicht aan te vinken.
Je kunt kiezen uit verschillende soorten vragen, afhankelijk van je behoeften. De opties zijn:
- Korte tekst
- Lange tekst
- URL
- Nummer
- Datum
- Keuzelijst
- Bijlage
Een formulier verzenden
Zodra je een formulier hebt aangemaakt, kun je het gebruiken bij het beantwoorden van een aanvraag. Formulieren worden weergegeven als normale antwoorden op het gewenste kanaal van de aanvrager (e-mail, Slack of Microsoft Teams). Het antwoord bevat het inleidende bericht en een link naar een online versie van het formulier.
Tip
De aanvrager ontvangt ook een notificatie over het formulier in zijn of haar Personio-account. Dit verschijnt op het Dashboard (onder Taken) en in hun Inbox. Deze notificatie bevat de naam van de expert die de aanvraag behandelt, de titel van de aanvraag, een link naar de originele aanvraag en een link om het formulier rechtstreeks in te vullen.
Volg de onderstaande stappen om een formulier te versturen.
- Ga naar de antwoordbalk onderaan de aanvraag.
- Klik op Antwoord > Formulier.
- Selecteer het formulier dat je wilt verzenden.
Tip: Je kunt op Preview klikken om te zien welke vragen er in het formulier staan voordat je het selecteert. - De antwoordbalk wordt automatisch gevuld met het inleidende bericht, dat je zo nodig kunt aanpassen.
- Klik op Formulier verzenden.
Reacties op formulieren beheren
Nadat een aanvrager diens antwoorden heeft verzonden, ontvang je een automatisch antwoord binnen de aanvraag waarin staat dat de aanvrager het formulier heeft ingevuld. Hier kun je ook een preview van de antwoorden bekijken en de antwoorden downloaden als CSV-bestand.
Als je een formulier naar meerdere medewerkers hebt verzonden, kun je alle antwoorden tegelijk downloaden door naar Beheer > Formulieren te gaan en rechts van het betreffende formulier Antwoorden downloaden te selecteren.
Voordelen van de formulierenfunctie
- Het bespaart je tijd door de noodzaak van heen-en-weergesprekken weg te nemen.
- Het maakt het gemakkelijker alle juiste informatie te krijgen van de aanvrager.
- Het geeft je de mogelijkheid om op schaal informatie te verzamelen en te organiseren.
Meer informatie
Meer informatie over Personio Conversations vind je in de volgende artikelen: