In dit artikel wordt uitgelegd hoe je deelnemers uitnodigt voor trainingssessies, de status van de uitnodiging controleert en deelnemers informeert over eventuele wijzigingen zonder externe tools en lijsten te hoeven gebruiken.

We bespreken de volgende onderwerpen:

• Deelnemers uitnodigen voor trainingssessies
• De status van uitnodigingen controleren
• Uitgenodigde deelnemers informeren over wijzigingen

Opmerking
Deze functies zijn alleen beschikbaar voor beheerders en medewerkers met bewerkingsrechten voor de sectie Training in het gedeelte Performance & ontwikkeling.

Deelnemers uitnodigen voor een trainingssessie

In de volgende drie scenario’s leggen we uit hoe je deelnemers kunt uitnodigen voor trainingssessies, afhankelijk van de omstandigheden. Ga om te beginnen naar Training. Klik onder Trainingscatalogus op de titel van de training die je wilt openen en klik vervolgens op de pijlknop rechts van de betreffende sessie. 

Een uitnodiging sturen naar alle deelnemers die nog niet uitgenodigd zijn

Scenario: je hebt zojuist een nieuwe trainingssessie aangemaakt en de deelnemers eraan toegevoegd.De uitnodigingsstatus voor alle deelnemers wordt weergegeven als Niet verzonden. Nu wil je alle deelnemers een uitnodiging sturen. 

Volg deze stappen: klik op Uitnodigingen verzenden. In het dialoogvenster wordt aangegeven dat er per e-mail een standaarduitnodiging aan het toegevoegde aantal deelnemers wordt verzonden met daarin de agenda en de omschrijving van de sessie. Klik op Uitnodigingen verzenden om te bevestigen.

Opmerkingen
▶︎ Indien je de uitnodiging al eerder naar sommige deelnemers hebt gestuurd, worden zij uitgesloten van de e-maillijst.
▶︎ De e-mail bevat een iCal-bijlage waarmee de deelnemers de uitnodiging kunnen accepteren of weigeren, en de sessie aan hun kalender kunnen toevoegen.Als je Outlook gebruikt, activeer dan e-mailreacties.
▶︎ Als deelnemers de uitnodiging voor een sessie die openstaat voor zelfinschrijving weigeren, blijven ze wel deel uitmaken van de sessie en houden ze per persoon één plaats bezet. Om hun plaatsen vrij te maken, moet je ze uit de sessie verwijderen, of ze moeten hun deelname annuleren onder Training > Mijn training > Geplande trainingen.
 

Een uitnodiging sturen naar specifieke deelnemers

Scenario: je hebt de uitnodiging verstuurd naar deelnemers aan de training en daarna nog meer deelnemers aan de training toegevoegd. Nu wil je de nieuwe deelnemers een uitnodiging sturen.

Tip
Als je alle deelnemers met een specifieke uitnodigingsstatus wilt bekijken, kun je het vervolgkeuzemenu boven het sessiedashboard gebruiken om je lijst te filteren.

Volg deze stappen: vink het selectievakje aan naast de naam van de deelnemers die je wilt uitnodigen. Klik vervolgens op Uitnodigingen verzenden. In het dialoogvenster wordt aangegeven dat er per e-mail een standaarduitnodiging aan het toegevoegde aantal deelnemers wordt verzonden met daarin de agenda en de omschrijving van de sessie. Klik op Uitnodigingen verzenden om te bevestigen.

Notities
▶︎ De e-mail bevat een iCal-bijlage waarmee de deelnemers de uitnodiging kunnen accepteren of weigeren, en de sessie aan hun kalender kunnen toevoegen. Als je Outlook gebruikt, activeer dan e-mailreacties.
▶︎ Als deelnemers hun deelname aan een sessie die openstaat voor zelfinschrijving weigeren, maken ze nog steeds deel uit van de sessie en bezetten ze elk één plaats. Om hun plaatsen vrij te maken, moet je ze verwijderen uit de sessie, of moeten ze hun deelname annuleren onder Training > Mijn training > Geplande trainingen. 

Een uitnodiging sturen naar nieuwe deelnemers en de uitnodiging opnieuw sturen naar alle deelnemers 

Scenario: je hebt de uitnodiging verstuurd naar deelnemers aan de training en daarna nog meer deelnemers aan de training toegevoegd. Nu wil je een uitnodiging sturen naar de nieuwe deelnemers en een herinnering sturen naar de deelnemers die nog niet hebben gereageerd op de vorige e-mailuitnodiging.

Tip
Als je alle deelnemers met een specifieke uitnodigingsstatus wilt bekijken, kun je het vervolgkeuzemenu boven het sessiedashboard gebruiken om je lijst te filteren.

Volg deze stappen: vink het selectievakje aan naast de naam van de deelnemers aan wie je de uitnodiging (opnieuw) wilt sturen. Klik vervolgens op Uitnodigingen verzenden. In het dialoogvenster wordt aangegeven dat er per e-mail een standaarduitnodiging wordt verzonden aan een bepaald aantal deelnemers (en aan hoeveel deelnemers die opnieuw wordt verzonden) met daarin de agenda en de omschrijving van de sessie. Klik op Uitnodigingen verzenden om te bevestigen.

Opmerkingen
▶︎ De e-mail bevat een iCal-bijlage waarmee de deelnemers de uitnodiging kunnen accepteren of weigeren, en de sessie aan hun kalender kunnen toevoegen.Als je Outlook gebruikt, activeer dan e-mailreacties.
▶︎ Als deelnemers de uitnodiging voor een sessie die openstaat voor zelfinschrijving weigeren, blijven ze wel deel uitmaken van de sessie en houden ze per persoon één plaats bezet.Om hun plaatsen vrij te maken, moet je ze uit de sessie verwijderen, of moeten ze hun deelname annuleren onder Training > Mijn training > Geplande trainingen. 

De status van uitnodigingen bijhouden

Zodra uitgenodigde deelnemers op de uitnodiging voor de training reageren, wordt hun reactie weergegeven in de Uitnodigingsstatus. Ga naar Training om de uitnodigingsstatus te controleren. Klik onder Trainingscatalogus op de titel van de training waaraan je wilt deelnemen en klik op de betreffende trainingssessie. In de kolom Uitnodigingsstatus zie je de volgende mogelijke statussen:

• Niet verzonden: er is nog geen uitnodiging verstuurd
• In afwachting van reactie: de deelnemer heeft nog niet op de uitnodiging gereageerd
• Geaccepteerd
• Geweigerd
• Voorlopig geaccepteerd

Tips
▶︎ Als je je muis over de status beweegt, zie je een tooltip met uitleg over de status, en de datum waarop de uitnodiging verstuurd is of de datum waarop de deelnemer gereageerd heeft.
▶︎ In de kolom Aanwezigheidsstatus kun je na afloop van de training ook de aanwezigheid van je deelnemers bijhouden.
▶︎ Als je alle deelnemers met een specifieke uitnodigingsstatus wilt zien, kun je het vervolgkeuzemenu boven het sessiedashboard gebruiken om je lijst te filteren.Na afloop van de sessie kun je je lijst ook filteren op basis van aanwezigheidsstatus.

Deelnemers informeren over wijzigingen

Als je de datum of tijd van de trainingssessie moet wijzigen, een sessie wilt annuleren waarvoor deelnemers zijn uitgenodigd, of een uitgenodigde deelnemer uit een sessie moet verwijderen, worden de deelnemers hiervan op de hoogte gesteld.

▶︎ Als je een sessie annuleert of een deelnemer verwijdert, ontvangen de betrokken deelnemers een automatische e-mail over het annuleren van de trainingssessie.

▶︎ Als je de datum of tijd van een sessie wijzigt, ontvangen alle uitgenodigde deelnemers een automatische e-mail met de bijgewerkte uitnodiging. De uitnodigingsstatus verandert in In afwachting van reactie.

Tip
Lees ons artikel Trainingen en sessies beheren voor meer informatie over het verwijderen, annuleren en bewerken van sessies of het verwijderen van deelnemers