In dit artikel wordt uitgelegd hoe je kandidaten een selectie aan beschikbare datums en tijdstippen uit je kalender kunt aanbieden, zodat het gemakkelijker wordt om een moment te vinden dat zowel voor de interviewer als de kandidaat goed uitkomt. Met de slimme planning van sollicitatiegesprekken in Personio verloopt het plannen van sollicitatiegesprekken veel efficiënter.
In dit artikel wordt het volgende uitgelegd:
- Hoe je je persoonlijke kalenderbeschikbaarheid instelt
- Hoe je een slimme planningslink naar een kandidaat stuurt
Opmerking
Deze functie is alleen beschikbaar als je je bedrijfskalender (Google Agenda, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange) hebt geïntegreerd met Personio. Ontdek hoe je de integratie van je bedrijfskalender instelt.
Kalenderbeschikbaarheid instellen
De datums en tijden die aan een kandidaat worden aangeboden, combineren de beschikbaarheid in je externe bedrijfskalender met de beschikbaarheid die je specifiek voor sollicitatiegesprekken hebt ingesteld in je Persoonlijke instellingen in Personio. Op deze manier kun je beslissen om specifieke dagen van de week vrij te houden voor andere taken.
Volg deze stappen om je beschikbaarheid voor sollicitatiegesprekken in je persoonlijke kalender in te stellen:
- Klik rechtsboven op je profielfoto en vervolgens op Persoonlijke instellingen.
- Ga in het linkermenu naar Kalenderbeschikbaarheid.
- Selecteer vervolgens je wekelijkse beschikbaarheid.
Tip
De groen gemarkeerde tijden zijn ingesteld als beschikbaar. Tijden in het wit zijn ingesteld als niet beschikbaar. Klik op de groen gemarkeerde tijden om een periode uit te sluiten, en geef aan dat je beschikbaar bent in een periode door op de wit gemarkeerde tijden te klikken.
Opmerking: Officiële feestdagen die in je afwezigheidskalender van Personio worden weergegeven, worden niet automatisch geblokkeerd in je externe bedrijfskalender. Deze moet je handmatig blokkeren.
Een slimme planningslink versturen
Volg deze stappen om een planningslink naar een kandidaat te sturen:
- Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
- Open de sollicitatie van de kandidaat en ga naar het tabblad Sollicitatiegesprekken.
- Klik op Nieuw sollicitatiegesprek en selecteer het gesprekstype en de interviewers.
- Klik vervolgens op Planningslink instellen om een datumbereik te bepalen waaruit de kandidaat kan kiezen, om de duur van het gesprek in te stellen en om buffertijden toe te voegen.
Tip
Met buffertijden zorg je ervoor dat gesprekken niet meteen na elkaar worden gepland.Dit helpt om overlap te voorkomen en geeft je de tijd om een gesprek af te ronden en het volgende gesprek voor te bereiden. - Optioneel: als je de add-on Automation Plus hebt, kun je een e-mailsjabloon selecteren onder Automatische e-mailbevestiging. Deze wordt naar de kandidaat gestuurd om de gegevens van het sollicitatiegesprek te bevestigen zodra de kandidaat een tijdstip heeft gekozen.Als je geen e-mailsjablonen hebt, wordt een standaardsjabloon naar de kandidaat verzonden.
Opmerking
De taal van de automatische e-mailbevestiging wordt bepaald door de standaardtaal van de functie en kan niet handmatig worden geselecteerd.
- Klik vervolgens op Link creëren.
- Stel de overige gegevens in, zoals de Methode voor het sollicitatiegesprek, de Locatie, het Evaluatieformulier, enzovoort.
- Als je klaar bent, klik je op E-mail sturen naar kandiaat en selecteer je Planningslink invoegen om de link voor slimme planning in de tekst van de e-mail in te voegen.
Tip
Je kunt ook de plaatshouder {{smart_interview_scheduling_link}} gebruiken in je e-mailsjablonen om de link automatisch in te voegen in de uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Lees hier hoe je e-mailsjablonen maakt.
- Klik daarna op E-mail verzenden. De status van het sollicitatiegesprek wordt weergegeven als Planningslink verzonden.
Als de kandidaat op de link in de e-mail klikt, krijgt hij of zij een lijst met de dagen en tijdstippen te zien waaruit kan worden gekozen.
Opmerkingen
Om te bepalen welke tijdstippen aan de kandidaat worden aangeboden, combineert het systeem de beschikbaarheid van alle kalenders (externe kalender en beschikbaarheidskalender in Personio) van alle gespreksdeelnemers:
▶︎ Als het gesprek slechts één organisator heeft, wordt alleen de beschikbaarheid van die organisator weergegeven.
▶︎ Als het gesprek meerdere deelnemers heeft, wordt een combinatie van de beschikbaarheid van de verschillende deelnemers weergegeven.
▶︎ Als de organisator van het gesprek ook deelnemer is, wordt een combinatie van de beschikbaarheid van de verschillende deelnemers en van de organisator weergegeven.
▶︎ Als een vergaderruimte wordt geselecteerd, wordt geen rekening gehouden met de beschikbaarheid van de vergaderruimte. Die kan daardoor dubbel geboekt worden.
Wanneer de kandidaat een tijdstip heeft geselecteerd, wordt er een bevestigingsmail verstuurd naar de kandidaat en alle andere deelnemers, en verandert de status van het sollicitatiegesprek in Gepland. De bevestigingsmail wordt verstuurd in de standaardtaal die is ingesteld voor die functie, en die kan niet worden aangepast.
Als de kandidaat op geen van de voorgestelde tijdstippen beschikbaar is, kan hij of zij Ik ben geen van deze dagen beschikbaar selecteren uit de opties in de planningslink. De organisator ontvangt dan een taak op het dashboard om een nieuwe link naar de kandidaat te versturen.
Voorbeeld
Recruiter Sabrina Smith wil een sollicitatiegesprek inplannen met kandidaat Johanna Blume en met Leon Brink, de teamleider voor de functie. Sabrina en Leon hebben allebei hun beschikbaarheid bijgewerkt in de kalender in hun Persoonlijke instellingen.
- Sabrina maakt een sollicitatiegesprek aan in Johanna's sollicitatie en voegt Leon toe als een deelnemer. Ze stelt de planningslink in, kiest Zoom als de Methode voor het sollicitatiegesprek en klikt op E-mail sturen naar kandidaat.
- Ze maakt de e-mail met de planningslink aan en verstuurt die naar Johanna.
De status van het sollicitatiegesprek wordt weergegeven als Planningslink verzonden. De status van Sabrina wordt weergegeven als Aanwezig en die van Johanna en Leon wordt weergegeven als In afwachting van reactie. - Johanna ontvangt de e-mail met de link en kiest 12 mei om 11.30 uur als het tijdstip van haar sollicitatiegesprek.
- Johanna, Sabrina en Leon ontvangen nu alledrie de bevestigingsmail voor het sollicitatiegesprek, met de link naar de Zoom-vergadering, de link naar de sollicitatie in Personio (voor Sabrina en Leon) en een iCal-bijlage met de datum en het tijdstip.
- Sabrina, Leon en Johanna accepteren de iCal-bijlage om het sollicitatiegesprek aan hun kalender toe te voegen.
De status van het sollicitatiegesprek wordt weergegeven als Gepland en de status van Sabrina, Johanna en Leon wordt weergegeven als Aanwezig.