Met Slimme planning van sollicitatiegesprekken wordt het makkelijk om een voor interviewers en kandidaten geschikt tijdstip te vinden. Ontdek hoe je je persoonlijke kalenderbeschikbaarheid instelt en een link verstuurt, en bekijk enkele best practices. 

Opmerking
Deze functie is alleen beschikbaar als je je bedrijfskalender (Google Agenda, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange) hebt geïntegreerd met Personio. Ontdek hoe je de integratie van je bedrijfskalender instelt.

Kalenderbeschikbaarheid instellen

De datums en tijden die kandidaten te zien krijgen, zijn een combinatie van jouw beschikbaarheid. Je vindt deze in je externe kalender en in je gesprekskalender (in Persoonlijke instellingen). Kandidaten zien de beschikbare datums voor de komende 35 dagen. Bovendien worden feestdagen uit je Afwezigheidskalender in Personio niet geblokkeerd in je externe kalender. Je moet deze handmatig blokkeren.

Volg deze stappen om je beschikbaarheid voor sollicitatiegesprekken in je persoonlijke kalender in te stellen:

1. Klik rechtsboven op je profielfoto en vervolgens op Persoonlijke instellingen.
2. Ga in het linkermenu naar Kalenderbeschikbaarheid.
3. Selecteer vervolgens je wekelijkse beschikbaarheid.

4. De groen gemarkeerde tijden zijn ingesteld als beschikbaar. Tijden in het wit zijn ingesteld als niet beschikbaar. Klik op de groen gemarkeerde tijden om een periode uit te sluiten, en geef aan dat je beschikbaar bent in een periode door op de wit gemarkeerde tijden te klikken.

Een slimme planningslink versturen

Volg deze stappen om een planningslink naar een kandidaat te sturen:

1. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
2. Open de sollicitatie van de kandidaat en ga naar het tabblad Sollicitatiegesprekken.
3. Klik op Nieuw sollicitatiegesprek en selecteer het gesprekstype en de interviewers.
4. Klik op Planningslink instellen om een datumbereik in te stellen waaruit de kandidaat kan kiezen. Je kunt ook een duur van het sollicitatiegesprek instellen en buffertijden toevoegen. Hiermee voorkom je overlap en zorg je dat meerdere gesprekken niet direct na elkaar plaatsvinden. 

5. Optioneel: selecteer een e-mailsjabloon onder Automatische e-mailmailbevestiging. Zodra kandidaten een tijdstip hebben gekozen, ontvangen ze een bevestiging met de details van het sollicitatiegesprek. Als je geen e-mailsjablonen hebt, gebruikt Personio een standaardsjabloon. De taal van de automatische e-mail wordt bepaald door de standaardtaal van de functie. Je kunt de taal niet wijzigen.

   
   
6. Klik vervolgens op Link creëren.
7. Configureer de overige details, zoals Methode sollicitatiegesprek, Ruimte en Evaluatieformulier.
8. Klik vervolgens op E-mail sturen naar kandidaat en selecteer Planningslink invoegen om de planningslink voor Slimme planning in de tekst van de e-mail in te voegen. Ontdek hoe je e-mailsjablonen maakt. 
   
   
9. Klik op E-mail verzenden. De status van het sollicitatiegesprek wordt weergegeven als Planningslink verzonden.

Extra informatie over Slimme planning

Als de kandidaat op de link in de e-mail klikt, ziet hij of zij een lijst met de dagen en tijdstippen waaruit kan worden gekozen. De tijdstippen die zichtbaar zijn voor kandidaten, zijn afhankelijk van een combinatie van kalenders. Het is een samenvoeging van de beschikbaarheid van de externe kalender van de deelnemers en hun Personio-kalender:

Tijdzones moeten handmatig worden bijgewerkt. Als er geen tijdstippen beschikbaar zijn, moeten deelnemers de tijdzone in hun kalender controleren. Dat kunnen ze doen in hun instellingen (Persoonlijke instellingen > Kalenderbeschikbaarheid).

Zodra de kandidaat en deelnemers een tijdstip hebben geselecteerd, ontvangen ze per e-mail een bevestiging. De status van het sollicitatiegesprek verandert in Gepland. De taal van de e-mail is afhankelijk van de taal van de functie. Gebruikers kunnen de taal niet aanpassen.

Als kandidaten geen beschikbaarheid kunnen vinden, kunnen ze de optie Ik ben geen van deze dagen beschikbaar selecteren. De organisator ontvangt dan een taak om een nieuwe link naar de kandidaat te sturen.

Gebruiksscenario

Recruiter Sabrina Smith wil een sollicitatiegesprek inplannen met kandidaat Johanna Blume. Leon Brink, de teamleider voor deze functie, zal ook bij het gesprek aanwezig zijn. Sabrina en Leon hebben allebei hun beschikbaarheid bijgewerkt in de kalender in hun Persoonlijke instellingen.

1. Sabrina maakt een sollicitatiegesprek aan in Johanna's sollicitatie en voegt Leon toe als een deelnemer. Ze stelt de planningslink in, kiest Zoom als de Methode voor het sollicitatiegesprek en klikt op E-mail sturen naar kandidaat.

2. Sabrina maakt de e-mail met de planningslink aan en verstuurt die naar Johanna.
   De Status van het sollicitatiegesprek verandert in Planningslink verzonden.Sabrina's status is Neemt deel. De status van Johanna en Leon is In afwachting van reactie.

3. Johanna ontvangt de e-mail met de link en kiest 12 mei om 11.30 uur als het tijdstip van haar sollicitatiegesprek.

4. Johanna, Sabrina en Leon ontvangen de bevestigingsmail. De e-mail bevat de link naar de Zoom-vergadering en een iCal-bijlage met de datum en tijd. Sabrina en Leon ontvangen ook een link naar de sollicitatie in Personio.

5. Sabrina, Leon en Johanna accepteren de iCal-bijlage. Ze voegen het sollicitatiegesprek toe aan hun kalender. De Status van het sollicitatiegesprek verandert in Gepland.De status voor Sabrina, Johanna en Leon is Neemt deel.

Best practices