In het gedeelte Performance & ontwikkeling kun je trainingssessies organiseren binnen een training. In dit artikel vind je meer informatie over het beheren van zowel trainingen als sessies.

Om deze acties uit te voeren, moet je:

• beheerder zijn of
• bewerkingsrechten hebben voor het gedeelte Trainingsgegevens of Trainingsmanagement van de toegangsrechten voor Training.

Cataloguscursussen en -sessies beheren

Medewerkers aan een training toevoegen of verwijderen

Je kunt alleen medewerkers met de status Actief toevoegen aan een sessie. Als je een maximumcapaciteit instelt voor de sessie, kun je medewerkers toevoegen totdat de sessie die limiet heeft bereikt.

Medewerkers aan een trainingssessie toevoegen

Om medewerkers toe te voegen aan een trainingssessie volg je deze stappen:

1. Ga naar Training.
2. Klik onder Trainingscatalogus op de betreffende Training.
3. Klik op de pijlknop rechts van de trainingssessie waaraan je medewerkers wilt toevoegen.
4. Als je nog geen deelnemers aan de trainingssessie hebt toegevoegd, klik je op Medewerkers toevoegen.
   Als de trainingssessie al deelnemers bevat, klik je op het pictogram.
5. Selecteer medewerkers met behulp van de zoekbalk of de beschikbare filters. Klik op Deelnemers toevoegen.

Medewerkers verwijderen uit een trainingssessie

Je kunt op elk moment een medewerker uit een sessie verwijderen door onderstaande stappen te volgen:

1. Ga naar Training.
2. Klik onder Trainingscatalogus op de betreffende training.
3. Klik op de pijlknop rechts van de sessie waaruit je medewerkers wilt verwijderen.
4. De pagina van de trainingssessie wordt weergegeven, inclusief een lijst met deelnemers.
5. Vink het vakje aan naast de medewerker(s) die je wilt verwijderen of vink het vakje naast Medewerkerslijst aan om alle deelnemers uit de trainingssessie te verwijderen.
6. Klik op het pictogram Medewerker verwijderen > Deelnemers verwijderen om het verwijderen van de medewerker te bevestigen.

De verwijderde deelnemer(s) ontvangen automatisch een e-mail dat het evenement is geannuleerd en uit hun kalender is verwijderd. De sessie wordt ook verwijderd uit de sectie Geplande training van hun tabblad Mijn training .

Een trainingssessie annuleren

Als je een trainingssessie annuleert, worden de details van de sessie (inclusief de deelnemers en hun uitnodigingsstatus) opgeslagen, zodat je de sessie op een later tijdstip opnieuw kunt inplannen zonder dat je de informatie nogmaals hoeft in te voeren.

Volg onderstaande stappen om een trainingssessie te annuleren:

1. Ga naar Training.
2. Klik onder Trainingscatalogus op de titel van de betreffende training.
3. Klik op de pijlknop rechts van de trainingssessie die je wilt annuleren.
4. De details van de trainingssessie worden weergegeven. Klik rechtsboven op het pictogram met de drie stippen > Sessie annuleren.
5. Er verschijnt een dialoogvenster. Klik op Annulering bevestigen.

De status van de trainingssessie wordt weergegeven als Geannuleerd in het gebied Geplande trainingen op het tabblad Mijn training .

Een training of sessie verwijderen

Opmerking
Beide acties zijn permanent en kunnen niet ongedaan worden gemaakt.

Een training verwijderen

Volg deze stappen om een training te verwijderen:

1. Ga naar Training.
2. Zoek onder Trainingscatalogus naar de training die je wilt verwijderen. Klik aan de rechterkant op het pictogram met de drie stippen > Training verwijderen.
3. Vink het vakje aan en klik op Training verwijderen.

Een trainingssessie verwijderen

Als je de informatie wilt opslaan om de sessie in de toekomst opnieuw te plannen, annuleer je de sessie in plaats van deze te verwijderen. Volg deze stappen om een trainingssessie te verwijderen:

1. Ga naar Training.
2. Klik onder Trainingscatalogus op de titel van de training.
3. Klik op de pijlknop rechts van de sessie.
4. De pagina van de trainingssessie wordt weergegeven. Klik in de rechterbovenhoek op het pictogram met de drie stippen > Sessie verwijderen.
5. Klik op Sessie verwijderen om te bevestigen.

Uitgenodigde deelnemers krijgen een melding en de gebeurtenis wordt verwijderd uit hun kalender en hun tabblad Mijn training .

De deelname aan trainingssessies bijhouden en bijwerken

Volg deze stappen om de aanwezigheid van een trainingssessie bij te houden nadat deze heeft plaatsgevonden:

1. Ga naar Training.
2. Klik onder Trainingscatalogus op de training en vervolgens op de pijlknop rechts van de sessie.
3. Bekijk welke medewerkers de trainingssessie hebben bijgewoond in de kolom Aanwezigheidsstatus . De mogelijke statussen zijn: Niet bijgewerkt, Was aanwezig en Was niet aanwezig.
4. Om de aanwezigheidsstatus van een medewerker bij te werken, vink je het vakje naast de naam van de medewerker aan. Als je in plaats daarvan alle medewerkers wilt selecteren, vink je het vakje naast de Medewerkerslijst aan.
   
5. Klik naast Uitnodigingen verzenden op het pictogram met de drie stippen en selecteer de relevante optie.

Gegevens van trainingssessies exporteren naar een CSV- of Excel-bestand

Je kunt gegevens van trainingssessies exporteren naar een CSV- of Excel-bestand, wat extra flexibiliteit biedt bij het rapporteren. Het maakt het ook eenvoudiger om de sessiedetails te delen met externe medewerkers, zoals trainingsbegeleiders.

Volg deze stappen om de gegevens van trainingssessies te exporteren:

1. Ga naar Training.
2. Klik onder Trainingscatalogus op de titel van de training met de sessie die je wilt exporteren.
3. Klik op de pijlknop rechts van de trainingssessie die je wilt exporteren.
4. Klik rechtsboven op de pagina op het pictogram met de drie stippen > Exporteren.
5. Kies de bestandsindeling in het dialoogvenster dat wordt weergegeven. Je wordt teruggeleid naar de pagina van de sessie en het bestand wordt automatisch gedownload.

Externe trainingen beheren

Houd bij wanneer medewerkers externe trainingen volgen, zodat de gegevens zichtbaar zijn in het trainingsoverzicht en individuele trainingsgegevens. Hierdoor beschikt je organisatie over uitgebreidere gegevens.

Externe trainingen voor medewerkers bijhouden

Je kunt voor meerdere medewerkers tegelijk rechtstreeks vanuit de trainingscatalogus een externe training toevoegen. Je kunt ook een training toevoegen aan de trainingsgegevens van één medewerker:

1. Ga naar Training.
2. Klik op het tabblad Medewerkerstraining. Klik op het pijltje naast de betreffende medewerker.
3. De pagina met trainingsgegevens van de medewerker wordt geopend. Klik op Trainingsgegevens toevoegen.
4. Voer de trainingsinformatie in de verplichte velden in.
5. Klik op Training toevoegen.

De training verschijnt in de trainingsgegevens van de medewerker(s). Voor medewerkers met de nodige toegangsrechten verschijnt de training ook in de trainingscatalogus.

Medewerkers de mogelijkheid geven om handmatig trainingen bij te houden

Je kunt bepalen wie externe trainingen handmatig kan bijhouden. Om gebruikers de mogelijkheid te geven om handmatig trainingen bij te houden, volg je deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Selecteer de rol waarvan je de toegangsrechten wilt bewerken of maak een nieuwe rol.
3. Klik onder de sectie Persoonsgegevens op Toegangsrechten > Training.
4. Vink onder Bewerken, naast Trainingsgegevens, een of meerdere vakjes aan, afhankelijk van het toegangsgebied dat leden van een rol moeten hebben.
5. Als leden van een rol externe trainingen voor iedereen in de organisatie moeten kunnen bijhouden, vink je het vakje naast Trainingsmanagement aan.
6. Klik op Wijzigingen beoordelen.Klik op Opslaan.

Medewerkers met bewerkingsrechten voor trainingsgegevens kunnen elke externe training die ze hebben gemaakt ook bewerken, tenzij er nieuwe deelnemers zijn toegevoegd, buiten de maker van de training en zijn of haar ondergeschikten. Als dit gebeurt, kunnen alleen medewerkers met rechten voor trainingsmanagement de training bewerken.

Deelnemers toevoegen en verwijderen

Deelnemers toevoegen aan een externe training

Volg deze stappen om deelnemers toe te voegen aan een externe training:

1. Ga naar Training > Trainingscatalogus.
2. Klik op het pijltje van de betreffende training.
3. De pagina met trainingsdetails wordt geopend. Klik rechtsboven op het pictogram Medewerker toevoegen.
4. Het venster Deelname aan training bijhouden wordt geopend. Voer onder Datum van voltooiing de dag in waarop de deelnemers de training hebben voltooid. 
5. Zoek en selecteer onder Deelnemers de medewerkers die je wilt toevoegen.
6. Klik op Deelname opslaan.

Deelnemers uit een externe training verwijderen

Volg deze stappen om deelnemers te verwijderen uit een externe training:

1. Ga naar Training > Trainingscatalogus.
2. Klik op het pijltje van de betreffende training.
3. De pagina met trainingsdetails wordt geopend. Vink onder Medewerker het vakje aan naast de medewerkers die je wilt verwijderen.
4. Klik aan de rechterkant op het pictogram Medewerker verwijderen.
5. Er wordt een dialoogvenster weergegeven waarin wordt gevraagd je keuze te bevestigen. Klik op Deelnamegegevens verwijderen.

Deelnamegegevens in bulk bewerken

 Je kunt deelnamegegevens (Datum van voltooiing, Vervaldatum, Duur) bewerken voor een of meer deelnemers. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Ga naar Training > Trainingscatalogus.
2. Klik op het pijltje van de betreffende training.
3. De pagina met trainingsdetails wordt geopend. Selecteer onder Medewerker de medewerkers van wie je de deelnamegegevens wilt wijzigen.
4. Klik op het potloodpictogram aan de rechterkant.
5. Het venster voor het bewerken van gegevens wordt geopend. Selecteer het relevante attribuut en voer waar nodig de nieuwe waarden in.
6. Klik op Wijzigingen opslaan.