In dit artikel wordt uitgelegd waarom sommige wervingsmails op de verkeerde plaats verschijnen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Waarom e-mails van kandidaten in Niet-toegewezen berichten kunnen belanden.
- Waarom je e-mails in de map met ongewenste berichten van een kandidaat kunnen belanden.
We bekijken verschillende problemen, voorbeelden en mogelijke oplossingen.
Voordat je begint
Er zijn twee manieren om met kandidaten te communiceren via Personio. Je hebt al een van de volgende opties ingesteld:
- De e-mailservice van Personio (standaardinstelling): in dit geval sturen kandidaten e-mails naar je wervingsadres in Personio. Dat ziet er als volgt uit: jouwbedrijf-jobs@m.personio.de
- Een verbinding via onze directe integratie van Google en Microsoft, of SMTP. In dit geval sturen kandidaten e-mails naar jouw e-mailadres voor werving en selectie, bijvoorbeeld vacatures@jouwbedrijf.nl. Als je problemen hebt bij het instellen van de verbinding, raadpleeg dan ons artikel voor probleemoplossing.
E-mails van kandidaten verschijnen in het tabblad Niet-toegewezen berichten
E-mails van kandidaten moeten verschijnen op het tabblad Berichten van het betreffende kandidaatprofiel. Sommige e-mails kunnen in je niet-toegewezen berichten terechtkomen. Je vindt dit via Werving & selectie > Niet-toegewezen berichten.
Er zijn verschillende redenen waarom de e-mails van kandidaten in niet-toegewezen berichten kunnen verschijnen. We raden aan om de onderstaande stappen te proberen.
Een sollicitatie voor de kandidaat creëren
Probleem:
Je ontvangt een e-mail van een kandidaat, maar er is geen bestaande sollicitatie met het e-mailadres van die kandidaat. De e-mail komt dus bij je niet-toegewezen berichten terecht.
Oplossing:
Je moet handmatig een sollicitatie aanmaken voor de kandidaat.
Probleem:
Als een kandidaat wordt afgewezen of zich terugtrekt voor een functie, wordt diens oude sollicitatie gesloten. Als de kandidaat opnieuw solliciteert naar een andere functie, wordt het bericht niet gekoppeld aan de vorige sollicitatie. Dit geldt voor kandidaten die 14 dagen of langer geleden zijn afgewezen of zich hebben teruggetrokken.
Oplossing:
Je moet handmatig een nieuwe sollicitatie aanmaken.
Bericht toewijzen aan het profiel van de kandidaat
Probleem:
Als een kandidaat een ander e-mailadres gebruikt, wordt het nieuwe e-mailadres niet gekoppeld aan diens sollicitatie. De e-mail komt dus bij je niet-toegewezen berichten terecht.
Oplossing:
Je moet het bericht handmatig toewijzen aan het kandidaatprofiel.
Probleem:
Een kandidaat heeft op twee of meer verschillende functies gesolliciteerd. Daarom is diens e-mailadres gekoppeld aan verschillende vacatures. Lees meer over meerdere sollicitaties van dezelfde kandidaat.
Oplossing:
Je moet het bericht handmatig toewijzen aan het kandidaatprofiel.
Een bericht toewijzen of een sollicitatie creëren
Je kunt het bericht aan het juiste kandidaatprofiel toewijzen of een nieuwe sollicitatie aanmaken. Ga naar Werving & selectie > Niet-toegewezen berichten.
▶︎ Om een bericht aan een bestaande kandidaat toe te wijzen, klik je op Toewijzen en selecteer je de juiste kandidaat.
De oorspronkelijke e-mail verschijnt nu op het tabblad Berichten van het kandidaatprofiel.
▶︎ Om een nieuwe sollicitatie aan te maken, klik je op Sollicitatie creëren en vul je de vereiste gegevens in. Er wordt een nieuw kandidaatprofiel aangemaakt.
Je e-mails belanden in de map met ongewenste berichten van de kandidaat
Er zijn verschillende redenen waarom je wervingsmails in de map met ongewenste berichten van een kandidaat terecht kunnen komen. We raden aan om de onderstaande stappen te proberen.
Controleer je DNS-instellingen
Probleem:
Er zijn een aantal DNS-configuraties, zoals SPF, DKIM, en DMARC, die bijdragen tot de 'kwaliteit' van een e-mailafzender. Als deze configuraties niet beschikbaar zijn, is de kans groter dat e-mails als ongewenst worden beschouwd.
Mogelijke oplossing:
Gebruik een spam-testtool om meer informatie te krijgen over de hoofdoorzaak.
▶︎ Als je je eigen e-mailadres en een SMTP-verbinding gebruikt, vraag dan aan je IT-afdeling om je DNS-instellingen te controleren.
▶︎ Als je gebruikmaakt van het door Personio verstrekte e-mailadres voor werving en selectie, is de noodzakelijke configuratie al door Personio ingesteld.
Controleer of je e-mailadres op een openbare spammerlijst staat
Probleem:
Er zijn verschillende openbare spammerlijsten online beschikbaar. Als het e-mailadres van de afzender in een van deze lijsten voorkomt, kunnen je e-mails in de map met ongewenste berichten van de kandidaat terechtkomen.
Mogelijke oplossing:
Gebruik een spam-testtool om meer informatie te krijgen over de hoofdoorzaak. Als je e-mail op de blokkeerlijst staat, neem dan contact op met de spammerlijst en vraag om van de lijst te worden verwijderd.
Controleer of de inhoud van de e-mail op spam lijkt
Probleem:
E-mailberichten kunnen er voor spamdetectors uitzien als spam, bijvoorbeeld als de e-mail uitvoerbare bestanden als bijlagen bevat.
Mogelijke oplossing:
Gebruik een spam-testtool om meer informatie te krijgen over de hoofdoorzaak.
Heeft de kandidaat soortgelijke e-mails als spam gemarkeerd?
Omschrijving:
Als de kandidaat soortgelijke e-mails in het verleden als ongewenst heeft gemarkeerd, komen de nieuwe e-mails in de map met ongewenste berichten terecht.
Mogelijke oplossing:
Vraag de kandidaat om de e-mail als 'geen spam' te markeren om ervoor te zorgen dat toekomstige e-mails correct worden verzonden.
Een spam-testtool gebruiken
Je kunt een spam-testtool gebruiken om je spamscore te testen. In dit voorbeeld gebruiken we Mail-Tester. Volg deze stappen:
- Open een testsollicitatie in Personio. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties en klik op Sollicitatie creëren. Laat het e-mailveld voorlopig leeg.
- Open Mail-Tester en kopieer het opgegeven test-e-mailadres. Ga terug naar Personio en plak dit in het e-mailveld van je testsollicitatie.
- Voltooi het aanmaken van je testsollicitatie. Er wordt automatisch een kandidaatprofiel aangemaakt. Je kunt dit later weer verwijderen.
- Ga in het kandidaatprofiel naar het tabblad Berichten.
- Stuur een bericht naar je testkandidaat. Gebruik bij voorkeur een bericht waarvan je weet dat het in de map met ongewenste berichten van de kandidaten terechtkomt. Voeg eventueel bijlagen toe.
- Ga terug naar Mail-Tester en klik op de knop om je score te controleren.