Dit artikel richt zich op het volgende:
- Wat is een beoordelingscyclus?
- Hoe maak je een beoordelingscyclus aan in Personio?
- Hoe bewerk je en verwijder je een conceptcyclus die nog niet is gestart?
- Wat gebeurt er als een beoordelingscyclus wordt gestart?
Wat is een beoordelingscyclus?
Een beoordelingscyclus is een kader dat helpt om performancemanagement te structuren in je organisatie.
Personio maakt het mogelijk om beoordelingscycli aan te maken en te activeren binnen je organisatie. Medewerkers en leidinggevenden kunnen feedback en beoordelingen schrijven en versturen, en de deadlines bijhouden. Alle feedback wordt verzameld op één centrale plek.
Tip Wil je meer lezen over performancemanagement en hoe je daarmee talent kunt behouden? Ga dan naar onze website en lees onze Whitepaper Attraction Plus of bekijk onze Gids voor performancemanagement.
Vereiste voor het opzetten van beoordelingscycli: feedbackformuliersjablonen
Voordat je een beoordelingscyclus kunt aanmaken, moet je sjablonen voor feedbackformulieren opstellen om gestandaardiseerde feedback te verzamelen van medewerkers, collega's en leidinggevenden in de hele organisatie.
Opmerking
Alleen medewerkers met de beheerdersrol kunnen sjablonen voor feedbackformulieren aanmaken.
Volg deze stappen om een feedbackformuliersjabloon te maken:
- Ga naar Instellingen > Performance > Performance > Formuliersjablonen.
- Klik op Nieuw formulier creëren, geef het sjabloon een naam en klik op Creëren.
- Voeg vervolgens vragen toe aan het formulier door op Vraag toevoegen te klikken.
- Voer je vraag in en selecteer in de vervolgkeuzelijst welk type antwoord moet worden gegeven.Lees meer over de verschillende soorten vragen en antwoorden in je formuliersjablonen.
- Afhankelijk van het Type antwoord, kun je kiezen of je Beoordelaars wilt toestaan om opmerkingen toe te voegen aan de optie van hun keuze. Selecteer ook of deze vraag verplicht moet worden beantwoord.
Tip
Om de instellingen van een vraag opnieuw te gebruiken, kun je de vraag dupliceren door op dit pictogram te klikken: 
. Je kunt alleen vragen binnen hetzelfde formulier dupliceren.
Nadat je al je vragen aan het sjabloon hebt toegevoegd, kun je de volgorde veranderen door ze te verslepen. Als je klaar bent, klik je op Opslaan.
Een beoordelingscyclus aanmaken
Om een beoordelingscyclus aan te maken, moet je zes stappen doorlopen die hieronder worden beschreven.
Opmerking: Beoordelingscycli kunnen alleen worden aangemaakt door Personio-beheerders of medewerkers met bewerkingsrechten voor het gedeelte Performance & ontwikkeling.
Tip
▶︎ Je kunt op elk moment op Terug klikken om wijzigingen aan te brengen in een vorige stap.
▶︎ Je kunt op elk moment op Opslaan en sluiten klikken om de configuratiewizard af te sluiten voordat je een beoordelingscyclus aanmaakt en start.
▶︎ Als je weer verder wilt gaan, ga je naar Performance & ontwikkeling > Cycli en klik je op de naam van de betreffende beoordelingscyclus.
Stap 1: de beoordelingscyclus een naam geven
Volg deze stappen om een beoordelingscyclus een naam te geven.
- Ga naar Performance & ontwikkeling > Cycli.
- Klik op Nieuwe cyclus starten (of als je al minstens één cyclus hebt aangemaakt, klik je op Nieuwe cyclus creëren).
- Voer in het veld Naam van beoordelingscyclus een naam in voor de beoordelingscyclus.
- Optioneel: voer in het veld Een omschrijving toevoegen een omschrijving voor de cyclus in.
- Klik op Volgende.
Stap 2: medewerkers kiezen
Je kunt ervoor kiezen om alle actieve medewerkers aan deze cyclus toe te voegen, specifieke medewerkers uit een lijst selecteren of medewerkers selecteren aan de hand van filters.
▶︎ Als je alle actieve medewerkers wilt toevoegen, kies je de optie Alle actieve medewerkers aan deze cyclus toevoegen. Klik op Alle bekijken om een volledige lijst te zien van medewerkers die aan een beoordelingscyclus kunnen worden toegevoegd. Er verschijnt een venster met de Medewerkers die je hebt toegevoegd aan de beoordelingscyclus.
▶︎ Als je specifieke medewerkers uit een lijst wilt toevoegen, kies je de optie Medewerkers uit een lijst selecteren en klik je op de medewerkers die je aan de cyclus wilt toevoegen. Om medewerkers uit een cyclus te verwijderen, klik je op het kruisje naast hun naam.
▶︎ Als je medewerkers in groepen aan de hand van een of meer filters wilt toevoegen aan een beoordelingscyclus, kies je eerst de optie Medewerkers selecteren aan de hand van filters en selecteer je vervolgens het relevante filter uit de beschikbare opties.
| Filter | Opmerkingen |
| Afdeling |
Vink het selectievakje aan naast de afdelingen die je wilt toevoegen of klik op Alles selecteren. |
| Kantoor | Vink het selectievakje aan naast de kantoren die je wilt toevoegen. |
| Startdatum | Selecteer een begindatum om alle medewerkers aan de beoordelingscyclus toe te voegen die bij het bedrijf zijn begonnen na de geselecteerde datum. |
| Functie | Vink het selectievakje aan naast een specifieke functie om alleen medewerkers aan de beoordelingscyclus toe te voegen die deze functie hebben. |
| Type dienstverband | Vink het selectievakje aan van een specifiek type dienstverband om deze medewerkers aan de beoordelingscyclus toe te voegen. |
Tip Klik op Alle bekijken om een lijst te zien met alle medewerkers die aan een beoordelingscyclus zijn toegevoegd. Om alle gemaakte selecties en filters te wissen, klik je op Alles wissen.
Stap 3: beoordelingstypen toevoegen
Kies uit de beschikbare opties de soorten beoordelingen die in de beoordelingscyclus gebruikt moeten worden door het selectievakje aan te vinken bij de betreffende beoordeling:
-
- Beoordeling door leidinggevende: leidinggevenden geven schriftelijke feedback aan hun directe ondergeschikten.
- Zelfbeoordeling: individuele medewerkers beoordelen hun eigen prestaties aan de hand van een schriftelijke zelfreflectie.
- Peer review: individuele medewerkers beoordelen de prestaties van hun collega's aan de hand van schriftelijke feedback.
- Feedback aan leidinggevende: individuele medewerkers beoordelen de prestaties van hun leidinggevenden aan de hand van schriftelijke feedback.
Stap 4: formulieren selecteren
Voeg de formuliersjablonen toe die tijdens de beoordelingscyclus voor ieder beoordelingstype gebruikt moeten worden door de beoordelaars. Klik hiervoor op Formulier selecteren en kies het juiste formulier in de vervolgkeuzelijst.
Opmerking
Je kunt een performanceformulier bewerken of een nieuw formulier aanmaken via Instellingen > Performance & ontwikkeling > Performance & ontwikkeling > Formuliersjablonen.
Stap 5 (optioneel): deadlines instellen
Stel deadlines in voor de geconfigureerde beoordelingsformulieren. Stel in hoeveel dagen, weken of maanden na de start van de beoordelingscyclus het beoordelingsformulier moet worden ingediend.
Tip: De beoordelaar kan de deadline terugvinden op de beoordeling. De beoordelaar ontvangt ook een herinnering per e-mail één dag voordat de beoordeling moet worden ingediend.
Stap 6: voorbeeldweergave en lancering
- Controleer in de voorbeeldweergave of je de beoordelingscyclus op de juiste manier hebt geconfigureerd.
- Als je nog iets wilt veranderen, klik je op Terug en breng je de benodigde wijzigingen aan.
- Klik op Beoordelingscyclus lanceren.
- Het dialoogvenster Deze beoordelingscyclus lanceren? verschijnt om:
▶︎ je eraan te herinneren dat er e-mails worden gestuurd naar iedereen die een beoordeling moet schrijven.
▶︎ je te vragen te bevestigen dat je de beoordelingscyclus wilt lanceren. - Als je klaar bent om de cyclus te starten, klik je op Beoordelingscyclus lanceren. Anders klik je op Annuleren.
Een conceptcyclus bewerken
Zolang je de beoordelingscyclus nog niet hebt gestart, kun je deze bewerken door op de naam van de beoordelingscyclus te klikken. Vervolgens kun je de instructies voor het aanmaken van een beoordelingscyclus volgen.
Opmerking
Als een beoordelingscyclus eenmaal is gestart, kun je de cyclus niet meer bewerken.
Wat gebeurt er wanneer een beoordelingscyclus wordt gestart?
- Elke beoordelaar krijgt automatisch een feedbackformulier toegewezen.
Zodra een beoordelingscyclus gestart is, zal elke beoordelaar die is aangewezen om een peer review, beoordeling door leidinggevende, zelfbeoordeling of feedback aan leidinggevende te schrijven, toegang hebben tot het juiste formulier voor het betreffende beoordelingstype via Performance & ontwikkeling > Feedback. De beoordelaar kan in een oogopslag de naam van de beoordelingscyclus zien en de naam van de ontvanger voor wie het formulier moet worden ingediend. - Beoordelaars ontvangen een e-mailnotificatie.
Iedereen die is aangewezen om een beoordeling uit te voeren, ontvangt een e-mailnotificatie waarin om feedback wordt gevraagd. - Beoordelaars kunnen het feedbackformulier invullen, bewerken en publiceren.
Alleen een beoordelaar kan een feedbackformulier bekijken, invullen, bewerken of publiceren.