Leer hoe je beoordelingscycli configureert en start.

Wat zijn beoordelingscycli?

Een beoordelingscyclus is een kader dat helpt om performancemanagement te structuren in je organisatie.

Personio maakt het mogelijk om beoordelingscycli aan te maken en te activeren binnen je organisatie. Medewerkers en leidinggevenden kunnen feedback en beoordelingen schrijven en versturen, en de deadlines bijhouden. Alle feedback wordt verzameld op één centrale plek.

Tip Wil je meer lezen over performancemanagement en hoe je daarmee talent kunt behouden? Ga dan naar onze website en lees onze Whitepaper Attraction Plus of bekijk onze Gids voor performancemanagement.

Vereisten – Sjablonen voor feedbackformulieren

Voordat je een beoordelingscyclus kunt aanmaken, moet je sjablonen voor feedbackformulieren opstellen om gestandaardiseerde feedback te verzamelen in de hele organisatie. 

Opmerking
Alleen beheerders en medewerkers met bewerkingsrechten voor Performance en ontwikkeling kunnen sjablonen voor feedbackformulieren aanmaken.

Ga naar Performance en ontwikkeling > Instellingen om een nieuw formulier aan te maken. Klik op Een nieuw formulier aanmaken, voer een naam in voor het sjabloon en klik op Aanmaken.

De configuratiepagina wordt geopend. Volg deze stappen om het sjabloon te configureren:

1. 1. Om de titel van het formulier te bewerken, klik je op het potloodpictogram rechtsboven.
   2. Je kunt secties maken om de sjabloonvragen te ordenen. Klik hiervoor op het plusteken naast Secties. Klik vervolgens op de sectie die je wilt configureren. 
   3. Klik op het potloodpictogram naast een sectie om de naam ervan te bewerken. Je kunt een omschrijving toevoegen door op Geef je sectie een optionele omschrijving te klikken.
   4. Klik op Vraag toevoegen om een vraag aan een sectie toe te voegen. Vul de naam en het type vraag in (vrije tekst, binaire vraag, stoplicht of beoordelingsschaal). Kies de gewenste instellingen voor de vraag.
   5. Optioneel: als je een vraag verplicht wilt maken of opmerkingen wilt toestaan, klik je op de bijbehorende schakelaars.
   6. Optioneel: als je het sjabloon beschikbaar wilt maken voor medewerkers bij het geven van doorlopende feedback, selecteer je Dit sjabloon inschakelen voor doorlopende feedback.
   7. Klik op Opslaan.

Fooien
▶︎ Om secties en vragen te kopiëren of te verwijderen, klik je op Kopiëren of Verwijderen op het geselecteerde element.
▶︎ Gebruik het pictogram om vragen en secties te verslepen en neer te zetten waar nodig. Als een sectie wordt verplaatst, worden alle vragen die eronder staan ook verplaatst.

Een beoordelingscyclus aanmaken

Lees om te leren hoe toegangsrechten bepalen wie cycli mag maken of bewerken Toegangsrechten voor weergeven en bewerken in het gedeelte Performance & ontwikkeling.

Volg de onderstaande stappen om een beoordelingscyclus aan te maken.

1.Definieer de naam en begindatum van de cyclus

1. Navigeer naar: Performance & ontwikkeling > Cycli.
2. Klik op Nieuwe cyclus aanmaken.
3. De builder voor het maken van cycli wordt geopend. Geef de naam van de cyclus en de begindatum van de beoordelingen op. Klik op Volgende.

2.Deelnemers aan de cyclus selecteren

Kies welke deelnemers je wilt toevoegen aan de cyclus. Je kunt:

• De standaardfilters gebruiken en beslissen welke medewerkers je wilt opnemen of uitsluiten. Je kunt bijvoorbeeld medewerkers uitsluiten die na een bepaalde datum zijn begonnen en nog in hun proeftijd zitten, of medewerkers van slechts één afdeling. 
• De filters bewerken en je eigen regels toevoegen. Voeg bijvoorbeeld medewerkers van een van je kantoren toe.
• Specifieke medewerkers opnemen of uitsluiten.

Om de filters te kunnen gebruiken, hebt u toegang nodig tot alle bijbehorende medewerkerattributen ("kantoor", "afdeling" enz.). Configureer dit onder Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten. Controleer of je toegangsrechten hebt voor alle secties voor medewerkersprofielen die de attributen bevatten (bijvoorbeeld HR-informatie).

Personio geeft de lijst met opgenomen medewerkers weer onder de filters. Je kunt deze controleren voordat je verdergaat.

3.Activiteiten voor je cyclus selecteren

Kies de soorten beoordelingen die in de beoordelingscyclus zullen worden gebruikt:

1. • Beoordeling door leidinggevende: leidinggevenden geven schriftelijke feedback aan hun directe ondergeschikten.
   • Zelfbeoordeling: individuele medewerkers beoordelen hun eigen prestaties aan de hand van een schriftelijke zelfreflectie.
   • Peer review: individuele medewerkers beoordelen de prestaties van hun collega's aan de hand van schriftelijke feedback.
   • Feedback aan leidinggevende: individuele medewerkers beoordelen de prestaties van hun leidinggevenden aan de hand van schriftelijke feedback.
     

4.Activiteiten configureren in de tijdlijnweergave

Vanuit de tijdlijnweergave kun je een activiteit die nog niet in de cyclus is opgenomen eenvoudig bewerken, verwijderen of toevoegen:

Je kunt een nieuwe activiteit aan de cyclus toevoegen door op Activiteit toevoegen te klikken. Om een bestaande activiteit te configureren, klik je op de naam van de activiteit:

1. Bewerk de begin- en einddatum voor de activiteit. Je kunt bijvoorbeeld alle activiteiten op dezelfde datum laten beginnen, of beoordelingen door leidinggevenden pas starten als alle andere activiteiten voltooid zijn.
2. Selecteer het sjabloon in het keuzemenu. Om het sjabloon te bewerken, klik je op de pijl naast de naam van het sjabloon.
3. Optioneel: stel herinneringen in die naar medewerkers moeten worden gestuurd om hun beoordelingen te voltooien.
4. Configureer instellingen voor delen en vertrouwelijkheid. Met delen kun je bepalen of ontvangers de beoordelingen zien, terwijl de vertrouwelijkheid bepaalt of de namen van de beoordelaars zichtbaar zijn.
   ▶︎ Bij beoordelingen door leidinggevenden kunnen leidinggevenden feedback delen met directe ondergeschikten zodra deze is ingediend of nadat de eigenaar van de cyclus delen heeft ingeschakeld.
   ▶︎ Stel voor feedback aan leidinggevenden in hoe medewerkers feedback moeten geven aan leidinggevenden. Automatiseer dit voor alle directe ondergeschikten of laat leidinggevenden handmatig beoordelaars toewijzen.
   

Als je klaar bent met de configuratie, klik je op Cyclus controleren en inplannen.

6. Cyclus controleren en starten of inplannen

Afhankelijk van de begindatum van je cyclus kun je deze meteen starten of op de gewenste datum inplannen.

De cyclus gaat live wanneer de eerste ingeplande activiteit start. Wanneer een activiteit start, ontvangen de betreffende deelnemers een notificatie. Ze kunnen hun beoordelingen voltooien onder Performance & ontwikkeling > Feedback > Taken.

Bekijk beoordelingscycli en de status van medewerkersaccounts

In Personio kunnen medewerkers vier verschillende statussen hebben (Actief, Inactief, Onboarding, Verlof). Een status is van invloed op zowel de toegang van medewerkers tot een cyclus als de zichtbaarheid van hun beoordelingen:

Het verwijderen van het account van een deelnemer aan een cyclus heeft ook gevolgen voor de cyclus, zoals hieronder wordt beschreven.

Actieve medewerkers

Je kunt medewerkers aan een cyclus toevoegen als hun status Verlof of Actief is. Elke status wordt door Personio automatisch gemarkeerd in de detailweergave van de cyclus. Je kunt dan beslissen om de medewerkers van wie de status is gewijzigd te behouden of uit te sluiten.

De status van een deelnemer aan een cyclus verandert in Verlof of Inactief

De medewerker blijft opgenomen in de cyclus en diens beoordelingen (of beoordelingsaanvragen) zijn nog steeds zichtbaar.

Het account van een deelnemer aan een cyclus is verwijderd

De medewerker en diens beoordelingen (en beoordelingsaanvragen) worden verwijderd uit alle cycli.