In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een beoordelingscyclus beheert in Personio. Het richt zich specifiek op hoe je het volgende kunt doen:

• De status van alle beoordelingscycli bekijken
• Een beoordelingscyclus kopiëren
• Gegevens bekijken van een specifieke beoordelingscyclus
• Medewerkers toevoegen aan en verwijderen uit een lopende beoordelingscyclus
• De leidinggevende bijwerken voor een deelnemer aan een beoordelingscyclus
• Gegevens van de beoordelingscyclus exporteren
• Een beoordelingscyclus sluiten
• Beoordelingen bewerken
• Beoordelingscycli verwijderen

Tip: Wil je meer lezen over performancemanagement en hoe je daarmee talent kunt behouden? Ga dan naar onze website en lees onze Whitepaper Attraction Plus of bekijk onze Gids voor performancemanagement.

De status van alle aangemaakte beoordelingscycli bekijken

Ga naar Performance & ontwikkeling > Cycli voor een overzicht van alle beoordelingscycli die je hebt aangemaakt en om de status van de beoordelingscycli te bekijken. Hier kunnen Personio-beheerders en medewerkers met bewerkingsrechten voor het gedeelte Performance & ontwikkeling de lijst met aangemaakte beoordelingscycli filteren op status.

Let op: Leidinggevenden kunnen beoordelingscycli alleen bekijken als ze directe ondergeschikten hebben die eraan deelnemen. Ze kunnen deze cycli bekijken via Performance & ontwikkeling > Cycli.

Mogelijke statussen zijn:

• • Concept: de beoordelingscyclus is nog niet gestart en je kunt deze blijven bewerken.
  • Lopend: de beoordelingscyclus is gestart en is momenteel aan de gang.
  • Gesloten: je bent klaar met de beoordelingscyclus en je hebt deze gesloten.

Een beoordelingscyclus kopiëren

Klik op Beoordelingscyclus kopiëren om de instellingen van een eerder aangemaakte beoordelingscyclus opnieuw te gebruiken. Vervolgens kun je de instructies voor het aanmaken van een beoordelingscyclus volgen.

Gegevens bekijken van een specifieke beoordelingscyclus 

Ga naar Performance & ontwikkeling > Cycli en klik vervolgens op de naam van een specifieke beoordelingscyclus om de details van de betreffende cyclus te bekijken. Er wordt een tabel weergegeven met de vereiste beoordelingstypen en de bijbehorende status.

Opmerking: Leidinggevenden kunnen alleen hun directe ondergeschikten en de statussen van hun beoordelingen in een beoordelingscyclus bekijken. Ze kunnen ook naar het Performanceoverzicht van hun directe ondergeschikten gaan en een peer review aanvragen door op de drie puntjes rechts te klikken.

Een beoordeling kan een van de volgende statussen hebben: 

• Geen toegewezen: er is nog geen beoordelaar (collega of leidinggevende) toegewezen aan de beoordeling. 
• Niet gestart: het feedbackformulier is nog leeg.
• In uitvoering: het feedbackformulier bevat tekst, maar is nog niet verstuurd.
• Klaar: de beoordelaar heeft de feedback verstuurd.

Medewerkers toevoegen aan een lopende beoordelingscyclus

Personio-beheerders en medewerkers met bewerkingsrechten voor het gedeelte Performance & ontwikkeling kunnen medewerkers toevoegen aan een lopende beoordelingscyclus. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Ga naar Performance & ontwikkeling > Cycli en klik op de naam van de betreffende beoordelingscyclus.
2. Klik op Voeg medewerkers toe om een medewerker toe te voegen aan een lopende beoordelingscyclus.
3. Selecteer in het vervolgkeuzemenu de medewerkers die je wilt toevoegen aan de lopende beoordelingscyclus.
4. Klik op de knop Medewerkers toevoegen.

De nieuw toegevoegde medewerkers ontvangen een e-mailnotificatie en de betreffende beoordelingstypen worden automatisch aan hen toegewezen. Afhankelijk van de configuratie van de cyclus ontvangen medewerkers een notificatie om een zelfbeoordeling in te vullen en kunnen hun leidinggevenden een notificatie krijgen om een beoordeling door een leidinggevende in te vullen en collega's aan te wijzen voor een peer review.

Een medewerker verwijderen uit een lopende beoordelingscyclus

Personio-beheerders en medewerkers met bewerkingsrechten voor het gedeelte Performance & ontwikkeling kunnen medewerkers verwijderen uit een lopende beoordelingscyclus. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Ga naar Performance & ontwikkeling > Cycli en klik op de naam van de betreffende beoordelingscyclus.
2. Vink het selectievakje aan naast de naam van de medewerker die je wilt verwijderen. Klik vervolgens op Medewerkers verwijderen .
   
   
3. Klik op Medewerkers verwijderen om te bevestigen dat je de geselecteerde medewerkers uit de beoordelingscyclus wilt verwijderen.

Opmerkingen
▶︎ Medewerkers die uit een beoordelingscyclus zijn verwijderd, verliezen hun toegang tot alle beoordelingen die voor die beoordelingscyclus zijn aangemaakt.
▶︎ Alle concept- en gepubliceerde beoordelingen die als onderdeel van die beoordelingscyclus voor hen zijn aangemaakt, worden verwijderd.
▶︎ Hun namen worden verwijderd uit de lijst met deelnemers aan de beoordelingscyclus.
▶︎ Als de medewerker die uit de beoordelingscyclus wordt verwijderd de enige directe ondergeschikte van een leidinggevende is die in de cyclus was opgenomen, verliest de leidinggevende toegang tot die lopende beoordelingscyclus.

De leidinggevende bijwerken voor een deelnemer aan een beoordelingscyclus 

Als in het medewerkersprofiel de leidinggevende wordt veranderd van een medewerker die aan een lopende cyclus deelneemt, dan wordt deze verandering toegepast op die beoordelingscyclus. 

Toegangsrechten van nieuwe leidinggevenden

De nieuwe leidinggevende kan de beoordelingscycli van een nieuw toegewezen directe ondergeschikte zien door naar Performance & ontwikkeling > Cycli te gaan.Voor de lopende beoordelingscycli waar een nieuwe directe ondergeschikte aan deelneemt, wordt er een nieuwe beoordeling door leidinggevende toegewezen aan de nieuwe leidinggevende. Afhankelijk van de configuratie en de beoordelingstypes die in de cyclus zijn opgenomen, kunnen ze ook e-mailnotificaties ontvangen.

Toegangsrechten van voorheen toegewezen leidinggevenden 

De leidinggevende verliest toegang tot de beoordelingscycli via Performance & ontwikkeling > Cycli waar de voormalige directe ondergeschikte aan deelnam, als geen enkele andere directe ondergeschikte van deze leidinggevende meedoet aan de beoordelingscyclus. 

Opmerking: toegangsrechten
De voorheen toegewezen leidinggevende heeft nog steeds toegang tot de beoordelingen die hij of zij heeft geschreven voor de directe ondergeschikte door naar Performance & ontwikkeling > Feedback te gaan en de bewuste beoordeling te selecteren onder Over anderen.

Gepubliceerde en ongepubliceerde beoordelingen door leidinggevenden 

Voor alle lopende beoordelingscycli zijn door de voormalige leidinggevende verstuurde beoordelingen toegankelijk onder Performance & ontwikkeling > Feedback.

Let op: Beoordelingen door de voormalige leidinggevende die zich nog in de conceptfase bevinden, worden verwijderd. Alleen de status van de beoordelingen door de huidige leidinggevende wordt weergegeven via Performance & ontwikkeling > Cycli.

Gegevens van de beoordelingscyclus exporteren 

De gegevens van de beoordelingscyclus kunnen worden geëxporteerd naar een Excel-bestand. Je kunt de gegevens gebruiken voor rapportage of ze delen met externe stakeholders. 

1. Ga naar Performance & ontwikkeling > Cycli en klik op de naam van de betreffende beoordeling. 
2. Klik rechtsboven in de tabel op De beoordelingen in deze cyclus exporteren.
3. Klik op Bestand exporteren om te bevestigen dat je de gegevens wilt exporteren.

Een beoordelingscyclus sluiten

Voer deze stappen uit om een beoordelingscyclus te sluiten.

1. Ga naar Performance & ontwikkeling > Cycli en klik vervolgens op de naam van de betreffende beoordelingscyclus.
2. Klik rechtsboven de tabel op Beoordelingscyclus sluiten.
3. Klik op Ja, deze cyclus sluiten om te bevestigen dat je de beoordelingscyclus inderdaad wilt sluiten. De status van de beoordelingscyclus verandert in Gesloten.

Opmerking: Alle beoordelingen uit deze beoordelingscyclus worden gesloten en kunnen niet meer bewerkt worden.

Beoordelingen bewerken

De status van een beoordeling en de status van een beoordelingscyclus bepalen of een beoordeling nog kan worden bewerkt. 

Volg deze stappen om een beoordeling te bewerken die nog niet is verzonden of die is ontgrendeld: 

1. Ga naar Performance & ontwikkeling > Feedback.
2. Klik onder het kopje Te doen op de betreffende beoordeling.
3. Wijzig de betreffende formuliervelden. Je veranderingen worden automatisch opgeslagen.

Een beoordelingscyclus verwijderen

Beoordelingscycli die al gelanceerd zijn, kunnen alleen worden verwijderd als je eerst alle medewerkers verwijdert die aan de cyclus zijn toegevoegd. Daarna, of als je een beoordelingscyclus in de conceptfase wilt verwijderen, kun je deze stappen volgen:

1. Ga naar Performance & ontwikkeling > Cycli. Hier zie je een lijst met alle beoordelingscycli en hun status (Concept, Lopend, Gesloten).
2. Klik op de prullenbak naast een beoordelingscyclus om deze te verwijderen.
3. Klik vervolgens op Ja, verwijderen om te bevestigen.