In dit artikel wordt uitgelegd hoe je medewerkers toegang geeft tot rapporten die in Personio zijn gemaakt.
Je kunt dit op verschillende manieren doen, afhankelijk van het type rapport waar je medewerkers toegang tot wilt geven en of ze nieuwe rapporten moeten kunnen maken of alleen bestaande rapporten moeten kunnen beoordelen .
Rapporten
Toegang om een rapport te maken
- Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen.
- Selecteer de rol waarvan de medewerker lid is (naast de rol Alle Medewerkers ). Je kunt ook een nieuwe medewerkersrol maken specifiek voor die medewerker.
- Klik op het tabblad Toegangsrechten van de medewerkersrol.
- In Configuratie > Rapporten selecteer je Bewerken: Alle.
Opmerking
Alleen toegang verlenen tot het gedeelte Analytics en het tabblad Rapporten is niet voldoende. Je moet ook toegang verlenen tot de relevante medewerkersattributen (bijvoorbeeld: salarisgegevens van medewerkers als je een salarisrapport aanmaakt). Ga hiervoor naar Persoonlijke informatie > Persoonlijke informatie en selecteer ten minste weergaverechten voor de subset medewerkers en secties waar de relevante attributen zich bevinden:Report Builder-sjabloon Vereiste toegangsrechten voor attributen Aantal medewerkers Status
Aanstellingsdatum
FTE Status
Aanstellingsdatum
Werkuren per week
Fulltime werkuren per week
Afwezigheidsdagen Status
Toegang tot elk afwezigheidstype
Afwezigheidspercentage Status
Toegang tot elk afwezigheidstype
Personeelsverloop Status
Beëindigingsdatum
Aanstellingsdatum
Aanwezigheidsperioden Status
Aanwezigheidsgegevens
Salaris Status
Salarisgegevens
Verjaardag Status
Verjaardag
Beëindigingen Status
Beëindigingsdatum
Type beëindiging
Reden voor beëindiging
Aanstellingen Status
Aanstellingsdatum
Proeftijd Status
Aanstellingsdatum
Einde van de proeftijd
Uitlopende contracten Status
Einde contract
Afwezigheidsverdeling — Kanalen
Toegang tot Werving & selectie
Sollicitaties Toegang tot Werving & selectie
Sollicitatiefunnel Toegang tot Werving & selectie
Uitgesloten kandidaten — Snelheid van aanstellingen Toegang tot Werving & selectie
- Beoordeel de wijzigingen en sla de bewerkingen op.
De medewerker kan nu:
- Het tabblad Rapporten openen in het gedeelte Analytics.
- Het tabblad Overzicht openen in het gedeelte Analytics.
- Een nieuw rapport maken via het tabblad Overzicht of het tabblad Rapporten.
Toegang om een rapport van een andere medewerker te bekijken
Op dit moment kunnen medewerkers rapporten van andere medewerkers niet bekijken. Elke medewerker moet het rapport zelf maken.
Gepersonaliseerde rapporten
Toegang om een gepersonaliseerd rapport te maken
- Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen.
- Selecteer de rol waarvan de medewerker lid is (naast de rol Alle Medewerkers ). Je kunt ook een nieuwe medewerkersrol maken specifiek voor die medewerker.
- Klik op het tabblad Toegangsrechten van de medewerkersrol.
- In Personeelsgegevens > Gepersonaliseerde rapportenselecteer je Bewerken: Alle.
- Beoordeel de wijzigingen en sla de bewerkingen op.
De medewerker kan nu:
- Het tabblad Rapporten openen in het gedeelte Analytics.
-
Alle bestaande gepersonaliseerde rapporten bekijken op het tabblad Rapporten.
Opmerking:
Medewerkers kunnen alle gegevens in gepersonaliseerde rapporten zien, zelfs als ze geen toegang hebben tot gegevens van specifieke attributen (bijvoorbeeld salarisgegevens) en deze niet kunnen zien via het medewerkersprofiel. -
Een nieuw gepersonaliseerd rapport maken op het tabblad Rapporten.
Toegang om een gepersonaliseerd rapport van een andere medewerker te bekijken
Alle gepersonaliseerde rapporten
- Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen.
- Selecteer de rol waarvan de medewerker lid is (naast de rol Alle Medewerkers ). Je kunt ook een nieuwe medewerkersrol maken specifiek voor die medewerker.
- Klik op het tabblad Toegangsrechten van de medewerkersrol.
- In Personeelsgegevens > Gepersonaliseerde rapportenselecteer je Beoordelen: Alle.
- Beoordeel de wijzigingen en sla de bewerkingen op.
De medewerker kan nu:
- Het tabblad Rapporten openen in het gedeelte Analytics.
-
Alle bestaande gepersonaliseerde rapporten bekijken op het tabblad Rapporten.
Een specifiek gepersonaliseerd rapport
- Ga naar Analytics > Rapporten.
- Selecteer het gepersonaliseerde rapporten dat je met een andere medewerker wilt delen en klik op Deelmogelijkheden.
- Voer in het venster de naam in van de medewerker met wie je het rapport wilt delen. Je kunt rapporten alleen delen met medewerkers die de status Actief of Verlof hebben. Je kunt medewerkers ook op functie zoeken. Dit maakt het makkelijker om medewerkers van dezelfde afdeling of in dezelfde rol tegelijkertijd toe te voegen.
- Klik op het zoekresultaat. De medewerker wordt dan toegevoegd aan het venster Deelmogelijkheden. Je kunt dit proces zo vaak herhalen als nodig is.
- Selecteer indien nodig Toegang verwijderen in de vervolgkeuzelijst van iedere medewerker om diegene toegang tot het rapport te ontzeggen.
- Klik op Wijzigingen opslaan om het gepersonaliseerd rapport te delen met de medewerkers in het vensterDeelmogelijkheden. De volgende keer dat je het gepersonaliseerde gedeelde rapport bewerkt, verschijnt er een waarschuwing om je eraan te herinneren dat het rapport momenteel wordt gedeeld.
De medewerker kan nu:
- Het tabblad Rapporten openen in het gedeelte Analytics.
- Een specifiek gepersonaliseerd rapport bekijken op het tabblad Rapporten.
Opmerking:
Alleen beheerders kunnen gepersonaliseerde rapporten delen via het venster Deelmogelijkheden en de medewerkers zien met wie een rapport gedeeld is. Medewerkers met toegangsrechten voor gepersonaliseerde rapporten kunnen alleen zien dat een rapport wordt gedeeld, en niet met wie.
Systeemrapporten
Toegang om een systeemrapport te beoordelen
- Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen.
- Selecteer de rol waarvan de medewerker lid is (naast de rol Alle Medewerkers ). Je kunt ook een nieuwe medewerkersrol maken specifiek voor die medewerker.
- Klik op het tabblad Toegangsrechten van de medewerkersrol.
- Selecteer in Persoonsgegevens > Rapportage de optie Weergeven: Alle in alle systeemrapporten waar je toegang tot wilt verlenen.
Opmerking
Alleen toegang verlenen tot het gedeelte Analytics en het tabblad Rapporten is niet voldoende. Je moet ook toegang verlenen tot de relevante medewerkersattributen (bijvoorbeeld: salarisgegevens van medewerkers als je een salarisrapport aanmaakt). Ga hiervoor naar Persoonlijke informatie > Persoonlijke informatie en selecteer ten minste de machtiging Weergave voor de subset van medewerkers en secties waar de volgende attributen zich bevinden:
Einddatum contract, Afdeling, Type dienstverband, Voornaam, Aanstellingsdatum, Achternaam, Juridische entiteit, Kantoor, Positie, Status, Team.
Voor sommige systeemrapporten is bovendien aanvullende toegang tot attributen nodig:
• Aantal medewerkers: Datum uit dienst en Uur per week.
• FTE: Datum uit dienst en Uur per week.
• Afwezigheidspercentage: elk afwezigheidstype.
• Afwezigheidsdagen en -uren: elk afwezigheidstype.
• Personeelsverloop: Beëindigingstype. - Beoordeel de wijzigingen en sla de bewerkingen op.
De medewerker kan nu:
- Het tabblad Rapporten openen in het gedeelte Analytics.
- Een systeemrapport maken op het tabblad Rapporten.
Toegang om een systeemrapport te bekijken dat door een andere medewerker is beoordeeld
Op dit moment kunnen medewerkers systeemrapporten niet bekijken die andere medewerkers hebben beoordeeld (rapporten waarop specifieke filters en datums zijn toegepast). Elke medewerker moet het systeemrapport zelf beoordelen.