Afwezigheden beheren die in uren worden bijgehouden

 

Met Personio kun je afwezigheden van medewerkers in dagen of in uren bijhouden, afhankelijk van de lokale of bedrijfsnormen waaraan je moet voldoen.

Je kunt uit deze twee mogelijkheden kiezen wanneer je een nieuw afwezigheidstype aanmaakt in de instellingen.

Wat zijn in uren bijgehouden afwezigheden en wat is het verschil met in dagen bijgehouden afwezigheden?

Met in dagen bijgehouden afwezigheden kun je afwezigheden van hele of halve dagen (optioneel) registreren.

Aan de andere kant kun je de volgende afwezigheden bijhouden in uren:

    • afwezigheden van een hele dag (bijvoorbeeld een afwezigheid van 8 uur gedurende één dag) zoals een vakantiedag. 
    • meerdaagse afwezigheden (bijvoorbeeld een afwezigheid van 8 uur verspreid over twee dagen of, met andere woorden, een afwezigheid die om 13.00 uur begint en de volgende dag om 12.00 uur eindigt).
    • afwezigheden van een deel van een dag (bijvoorbeeld een afwezigheid van 2 uur tijdens een dag) zoals voor een afspraak bij de dokter of onvoorziene afwezigheden vanwege dringende zaken.

Tip
Houd er rekening mee dat de nettoduur van in uren bijgehouden afwezigheden wordt berekend op basis van de werktijden van medewerkers volgens hun werkrooster tijdens de afwezigheidsperiode. Een afwezigheid van een hele dag die in uren wordt bijgehouden, bijvoorbeeld, zal uitkomen op 4 uur als de medewerker op die dag voor 4 uur staat ingepland.

 

Instructies:

Een in uren bijgehouden afwezigheidstype aanmaken

  1. Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid, voer een naam in voor het nieuwe afwezigheidstype en klik op het Grey.png-pictogram.
  2. Selecteer een kalenderkleur en een categorie voor het afwezigheidstype.
  3. Selecteer Uren in de optie Tijdseenheid. Houd er rekening mee dat je de tijdseenheid niet meer kunt veranderen nadat je het afwezigheidstype hebt aangemaakt.
  4. Bepaal of medewerkers een attest moeten uploaden wanneer ze dit afwezigheidstype aanvragen.
  5. Bepaal of medewerkers die iemand vervangen dit afwezigheidstype kunnen aanvragen.
  6. Bepaal hoe de effectieve duur van in uren bijgehouden afwezigheden wordt berekend (inclusief of exclusief weekends en feestdagen) in de optie Geldigheidsinstellingen.
  7. Bepaal of werkuren die tijdens een afwezigheidsperiode van dit type worden geregistreerd in het tabblad Aanwezigheid moeten worden gezien als werktijd en dus als overuren.
  8. Klik op Afwezigheidstype toevoegen om je instellingen op te slaan.

Tip
Medewerkers moeten ten minste weergaverechten hebben om dit afwezigheidstype te kunnen zien onder Medewerkersprofiel > Afwezigheid, en ten minste voorstelrechten om het type daar aan te kunnen vragen.

Medewerkers hebben ook aparte toegangsrechten nodig om de afwezigheden van andere medewerkers te zien in hun bedrijfskalender.Meer informatie vind je in dit artikel.

 

Een verlofregeling aanmaken voor een in uren bijgehouden afwezigheidstype

  1. Ga naar Instellingen > WERKUREN EN AFWEZIGHEDEN > Afwezigheid en selecteer het afwezigheidstype dat je in de voorgaande stap hebt aangemaakt.
  2. Scrol naar beneden en klik op Verlofregeling creëren.
  3. Onder Algemene instellingen voer je een naam in voor de regeling, bepaal je of het verlofjaar moet beginnen op 1 januari, of op de jaarlijkse werkverjaardag van de medewerker, en voer je de jaarlijkse aanspraak in uren in.
    Settings_Abesences_Create_Accrual_Policy_5nl.png
  4. Bij Toekenning bepaal je of de verlofuren in één keer worden toegekend (op 1 januari of op de werkverjaardag van de medewerker, afhankelijk van wat je in de vorige stap hebt ingesteld) of in maandelijkse termijnen (op voorhand of aan het einde van elke werkmaand).
  5. Geef bij Begin/einde dienstverband aan of je bij het begin van het dienstverband een aangepast aantal verlofuren wilt toekennen. Zo ja, bepaal dan de duur van de periode in maanden en het aantal toe te kennen uren aan het einde van elke volledig gewerkte maand tijdens die periode. Geef ook de toepasselijke pro rata berekening op voor Begin van dienstverband en Einde van dienstverband. 

    Opmerking
    Aangepaste toekenning betekent dat de medewerkers aan wie de verlofregeling is toegewezen slechts een beperkt aantal verlofuren ontvangen gedurende een bepaalde periode na de aanstellingsdatum en uiteindelijk de resterende aanspraak zullen ontvangen.  

  6. Bepaal bij Restverlof of medewerkers hun verlofuren kunnen meenemen naar het volgende jaar en zo ja, hoeveel uur en tot wanneer.
  7. Via Op dienstjaren gebaseerde regels bepaal je of de jaarlijkse aanspraak van de medewerker automatisch moet toenemen op basis van hoe lang hij of zij in dienst blijft. Zo ja, leg dan de frequentie vast (slechts één keer toekennen, of één keer om de zoveel jaar), het aantal toegekende uren en ook het toekenningsmoment (op de dag van de werkverjaardag of aan het begin van de toekenningsperiode na de werkverjaardag).
  8. Controleer bij Samenvatting of de configuratie correct is en klik op Bevestigen en aanmaken.

 

Een verlofregeling toewijzen voor een in uren bijgehouden afwezigheidstype

  1. Ga direct vanuit de instelling van de regeling naar de Medewerkerslijst of klik op het pictogram Employees.png.
  2. Selecteer alle medewerkers aan wie je de verlofregeling wilt toewijzen en klik op Acties > Verlofregeling wijzigen.
  3. Kies het in uren bijgehouden afwezigheidstype en selecteer de verlofregeling die je wilt toewijzen, evenals vanaf wanneer deze moet worden toegepast.
  4. Bevestig dit door op Regeling bijwerken te klikken. Je kunt een verlofregeling ook rechtstreeks in het profiel van de medewerker toewijzen.
  5. Zoek de specifieke medewerker en ga naar Medewerkersprofiel > Afwezigheid.
  6. Kies het in uren bijgehouden afwezigheidstype in de rechterkolom en klik op Regeling beheren
  7. Kies de Verlofregeling die je wilt toewijzen en bepaal vanaf wanneer deze in moet gaan met Van toepassing vanaf
  8. Bevestig dit door op Regeling bijwerken te klikken.

 

Overuren omzetten in vrije tijd in uren

convert-overtime_nl.png

  1. Ga naar Medewerkersprofiel > Aanwezigheid > Overuren en minuren.
  2. Klik op de drie puntjes in de widget en vervolgens op Meer details.
  3. Klik op Overuren omzetten in vrije tijd om een nieuw venster te openen.

    ▶︎ Het huidige overurensaldo van de medewerker wordt bovenaan weergegeven.
    ▶︎ Selecteer bij Overuren omzetten in het relevante in uren bijgehouden afwezigheidstype.
    ▶︎ Voer bij Ingangsdatum de datum in waarop de wijziging moet plaatsvinden.
    ▶︎ Voer bij Om te zetten overuren het aantal uren in dat je wilt omzetten.
    ▶︎ Bepaal bij Omzettingsfactor hoeveel overuren gelijk staan aan een nieuw uur vrije tijd. 
    ▶︎ Bij Vrije tijd ter compensatie zie je hoeveel nieuwe vrije uren de medewerker ontvangt.

  4. Klik op Omzetten om de wijziging uit te voeren.
  5. Ga naar Medewerkersprofiel > Afwezigheid en klik op het betreffende in uren bijgehouden afwezigheidstype om het nieuwe verlofsaldo te zien onder Aanspraak.

 

Gepersonaliseerde rapporten maken met in uren bijgehouden afwezigheidstypes

  1. Ga naar Rapporten > Gepersonaliseerde rapporten > Gepersonaliseerd rapport maken.
  2. Voer een naam en omschrijving in voor het nieuwe gepersonaliseerde rapport.
  3. Kies het type Periode en selecteer een datum.
  4. Voeg de attributen waarin je geïnteresseerd bent toe als tabelkolommen.
  5. Voeg de COLLECTIE: AFWEZIGHEIDSTYPES (6 KOLOMMEN) toe. Je kunt alle afwezigheidstypes selecteren of een aantal specifieke types uitkiezen. Dit collectie-attribuut voegt de volgende kolommen voor ieder afwezigheidstype toe aan het rapport: Afwezigheidstype, Eigen ID, Begindatum afwezigheid, Einddatum afwezigheid, Afwezigheidsduur (dagen), Afwezigheidsduur (uren).
  6. Voeg de volgende attributen toe uit de sectie AFWEZIGHEIDSATTRIBUTEN: Saldo vandaag (uren), Saldo aan het begin van de periode (uren), Saldo aan het einde van de periode (uren).


Afwezigheidsperiodes in uren in bulk importeren

  1. Download het Excel-sjabloon NL Afwezigheidsperiodes uploaden in het gedeelte Downloads van dit artikel.Je kunt ook je eigen sjabloon maken (ondersteunde formaten: .xlsx,.csv,.xls),dat dezelfde acht kolommen moet bevatten:

    ▶︎ E-mailadres, precies zoals opgeslagen in Personio
    ▶︎ Afwezigheidstype, precies zoals opgeslagen in Personio(hoofdlettergevoelig)
    ▶︎ Startdatum in het formaat DD.MM.JJJJ
    ▶︎ Einddatum in het formaat DD.MM.JJJJ
    ▶︎ Begintijd in het formaat UU:MM
    ▶︎ Eindtijd in het formaat UU:MM
    ▶︎ Halve dag eerste dag, als de eerste dag is opgenomen als een halve dag afwezigheid (1 voor ja, anders leeg laten)
    ▶︎ Laatste dag halve dag, als de laatste dag is opgenomen als een halve dag afwezigheid (1 voor ja, anders leeg laten)

  2. Vul het Excel-sjabloon in met de informatie over de afwezigheid in uren van je medewerker.

    Let op
    Start- en eindtijden zijn alleen nodig voor afwezigheden van een deel van de dag die in uren worden bijgehouden (bijvoorbeeld een doktersafspraak van 10.00 uur tot 11.00 uur). Deze kolommen kunnen worden genegeerd voor zowel hele dagen als meerdaagse afwezigheden die in uren worden bijgehouden.

    Opmerking
    Als je de gegevens kopieert naar het Excel-sjabloon, verander dan de opmaak van de kolommen Starttijd en Eindtijd naar Tekst (klik met de rechtermuisknop > Celeigenschappen > Categorie > Tekst)

  3. Ga naar Importen > Afwezigheidsperiodes uploaden en upload het Excel-bestand.
  4. Wijs de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende in Personio opgeslagen attributen.
  5. Controleer de preview van de import en klik op Importeren als alles in orde is.

 


In uren bijgehouden verlofsaldo's in bulk importeren

    1. Download het Excel-sjabloon NL Verlofsaldo's uploaden in de sectie Downloads van dit artikel.Je kunt ook je eigen sjabloon maken (ondersteunde formaten: .xlsx,.csv,.xls),dat dezelfde vier kolommen moet bevatten.

      ▶︎ E-mailadres, precies zoals opgeslagen in Personio
      ▶︎ Type afwezigheid, precies zoals opgeslagen in Personio(hoofdlettergevoelig)
      ▶︎ Saldo in het formaat DD of UU, afhankelijk van de tijdseenheid die voor het afwezigheidstype is ingesteld. Als het saldo ook een halve dag of een half uur bevat, moet dit worden ingevoerd in het formaat DD.5 of UU.5.
      ▶︎ Saldodatum (optioneel) in het formaat DD.MM.JJJJ.

    2. Vul het Excel-sjabloon in met de informatie over de verlofsaldo's van je medewerkers.

    3. Ga naar Importen > Verlofsaldo uploaden en upload het Excel-bestand.
    4. Wijs de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende in Personio opgeslagen attributen.
    5. Controleer de preview van de import en klik op Importeren als alles in orde is.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel