In dit artikel wordt uitgelegd hoe je Personio kunt integreren met vier veelgebruikte videoconferentietools, zodat je vanuit het tabblad Sollicitatiegesprekken van het kandidaatprofiel in de module Werving & selectie videogesprekken kunt plannen. Lees meer over het plannen van sollicitatiegesprekken met de geïntegreerde kalender.
De beschikbare integraties zijn:
Gebruikers kunnen zich bij meerdere providers verifiëren. Hieronder laten we je zien hoe je ze integreert met Personio.
Opmerking
Voor elk van deze integraties geldt dat je eerst een actieve kalenderintegratie moet hebben voordat je deze functie kunt gebruiken.
Google Meet instellen
Om Google Meet te kunnen instellen, moet Google Meet zijn ingeschakeld in de Google-beheerdersconsole.
- Ga naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en controleer of de kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer vervolgens of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken plannen, gesynchroniseerd zijn.
Als je je Google Agenda gekoppeld hebt aan Personio en Google Meet als videoconferentieprovider wilt gebruiken, kunnen alle medewerkers die met de kalender van je bedrijf gesynchroniseerd zijn direct links voor videoconferenties aanmaken.
Zoom instellen
Volg deze stappen om de videoconferentie-integratie met Zoom in te stellen:
- Ga naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en controleer of de kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer vervolgens of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken plannen, gesynchroniseerd zijn.
- Neem vervolgens contact op met je IT-afdeling om de Cronofy-app vanuit Zoom Marketplace te installeren. Geef Install permissions (installatierechten) aan All users on this Zoom account (alle gebruikers in dit Zoom-account).
Opmerking
Deze stap is noodzakelijk voordat gebruikers zich kunnen verifiëren. - Voor Zoom moet elke gebruiker die een videoconferentie wil organiseren, geverifieerd worden. Die verificatie moet door de medewerker zelf worden uitgevoerd vanuit zijn of haar Personio-profiel. We adviseren om alle betrokken medewerkers een bericht te sturen met instructies voor de verificatie. Onder E-mailsjabloon voor gebruikersverificatie vind je een sjabloon met gedetailleerde instructies.
MS Teams instellen
Er zijn twee manieren om de integratie van videoconferenties met MS Teams in te stellen, afhankelijk van het type integratie van je bedrijfskalender.
Tip
Als je niet weet welke integratie je gebruikt, volg dan de stappen voor Office 365 (via Graph API) en maak vervolgens een testgesprek. Als MS Teams onder Gespreksmethode verschijnt, is de installatie geslaagd. Zo niet, volg dan de instructies onder Microsoft Exchange of Office 365 (EWS).
Office 365 (via Graph API)
Als je Office 365 aan Personio gekoppeld hebt via Graph API en MS Teams als videoconferentieprovider wilt gebruiken, kunnen alle medewerkers die met je bedrijfskalender gesynchroniseerd zijn direct links voor videoconferenties aanmaken. Volg deze stappen om je instellingen te controleren:
- Ga naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en controleer of de kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer vervolgens of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken plannen, gesynchroniseerd zijn.
Microsoft Exchange of Office 365 (EWS)
Als je Microsoft Exchange of Office 365 via EWS gekoppeld hebt en MS Teams wilt gebruiken, heb je een gewoon postvak nodig, geen gedeeld postvak. Gedeelde postvakken zijn gekoppeld aan een gedeeld agendaprofiel waarvoor videoconferenties niet zijn toegestaan.
- Ga naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en controleer of de kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer vervolgens of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken plannen, gesynchroniseerd zijn.
- Nu moet elke gebruiker die een videoconferentie wil organiseren, geverifieerd worden. Die verificatie moet door de medewerker zelf worden uitgevoerd vanuit zijn of haar Personio-profiel. We adviseren om alle betrokken medewerkers een bericht te sturen met instructies voor de verificatie. Onder E-mailsjabloon voor gebruikersverificatie vind je een sjabloon met gedetailleerde instructies.
GoToMeeting instellen
- Ga naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en controleer of de kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer vervolgens of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken plannen, gesynchroniseerd zijn.
- Voor GoToMeeting moet elke gebruiker die een videoconferentie wil organiseren, geverifieerd worden. Die verificatie moet door de medewerker zelf worden uitgevoerd vanuit zijn of haar Personio-profiel. We adviseren om alle betrokken medewerkers een bericht te sturen met instructies voor de verificatie. Onder E-mailsjabloon voor gebruikersverificatie vind je een sjabloon met gedetailleerde instructies.
E-mailsjabloon voor gebruikersverificatie
We hebben een sjabloon gemaakt dat je kunt gebruiken om je medewerkers instructies te geven voor de gebruikersverificatie voor Zoom, MS Teams en GoToMeeting.
"Beste collega,
We willen een nieuwe functie in ons Personio-account activeren waarmee je links voor videoconferenties kunt aanmaken als je sollicitatiegesprekken met kandidaten plant. Daarvoor moet je je account van MS Teams / Zoom / GoToMeeting [verwijder de providers die je niet nodig hebt] koppelen met Personio. Volg daarvoor onderstaande stappen:
1. Klik in je Personio-account op je profielfoto.
2. Klik op Persoonlijke instellingen en selecteer Integraties.
3. Kies de integratie MSTeams / Zoom / GoToMeeting [verwijder de providers die je niet nodig hebt].
4. Klik vervolgens op de knop om te verbinden met Cronofy.
5. Je ontvangt een e-mail om je e-mailadres te verifiëren bij onze serviceprovider Cronofy.
6. Volg de link in de e-mail en gebruik je verificatiegegevens van MSTeams / Zoom / GoToMeeting [verwijder de providers die je niet nodig hebt].
Als je klaar bent, geef dat dan even aan ons door.
Bedankt!"