In dit artikel wordt uitgelegd hoe je videoconferenties instelt in Personio. Zo kunnen jij en je medewerkers rechtstreeks videogesprekken met kandidaten inplannen.
De beschikbare integraties zijn:
- Google Meet
- Zoom
- Microsoft Teams
- GoTo Meeting
Voordat je begint
Als je beheerder dit nog niet heeft gedaan, moet je beheerder je bedrijfskalender integreren met behulp van Personio's toeleverancier Cronofy. De reden hiervoor is dat je een actieve kalenderintegratie nodig hebt om de functie voor videoconferenties te kunnen gebruiken.
Je kunt ook lezen hoe je sollicitatiegesprekken kunt plannen met behulp van de kalenderintegratie.
Google Meet instellen
Opmerking
Als je dat nog niet hebt gedaan, moet je Google Meet inschakelen in de Google-beheerderconsole. Hoe je dit doet, lees je in dit Helpcentrum-artikel.
Als de gekoppelde bedrijfskalender een Google-kalender is, kunnen alle gesynchroniseerde medewerkers meteen gebruikmaken van videoconferenties. Je synchroniseert je medewerkers wanneer je Personio integreert met je bedrijfskalender.
Volg deze stappen om je instellingen te controleren:
- Ga naar Instellingen en vervolgens naar Integraties > Kalenderintegratie.
- Controleer of de Cronofy-kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken moeten plannen, gesynchroniseerd zijn. Als je een foutmelding ziet dat de synchronisatie is mislukt, raadpleeg dan ons artikel over het oplossen van problemen.
Zoom instellen
Volg deze stappen om de videoconferentie-integratie met Zoom in te stellen:
- Ga naar Instellingen en vervolgens naar Integraties > Kalenderintegratie.
- Controleer of de Cronofy-kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken moeten plannen, gesynchroniseerd zijn. Als je een foutmelding ziet dat de synchronisatie is mislukt, raadpleeg dan ons artikel over het oplossen van problemen.
- Vraag je IT-afdeling om de Cronofy-app te installeren in de Zoom App Marketplace. Zorg ervoor dat je installatierechten toekent aan alle gebruikers in dit Zoom-account. Let op dat gebruikers zich zonder deze stap niet kunnen verifiëren.
- Volg tot slot de instructies in het gedeelte over gebruikersauthenticatie.
Microsoft Teams instellen
Er zijn twee manieren om de videoconferentie-integratie met Microsoft Teams in te stellen. Dit is afhankelijk van het type integratie van je bedrijfskalender.
Als je niet zeker weet welke integratie je gebruikt, volg dan de stappen voor Office 365 (via Graph API) en maak vervolgens een testgesprek. Als Microsoft Teams wordt weergegeven onder gespreksmethode is de installatie geslaagd. Volg anders de instructies voor Microsoft Exchange of Office 365 (EWS).
Office 365 (via Graph API)
Als je Office 365 via Graph API hebt gekoppeld als bedrijfskalender kunnen alle gesynchroniseerde medewerkers onmiddellijk gebruikmaken van videoconferenties. Je synchroniseert je medewerkers wanneer je Personio integreert met je bedrijfskalender.
Volg deze stappen om je instellingen te controleren:
- Ga naar Instellingen en vervolgens naar Integraties > Kalenderintegratie.
- Controleer of de Cronofy-kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken moeten plannen, gesynchroniseerd zijn. Als je een foutmelding ziet dat de synchronisatie is mislukt, raadpleeg dan ons artikel over het oplossen van problemen.
Microsoft Exchange of Office 365 (EWS)
Opmerking
Als je Microsoft Exchange of Office 365 via EWS hebt gekoppeld als bedrijfskalender, dan heb je een gewoon postvak nodig. Je kunt de integratie niet instellen als je een gedeeld postvak gebruikt. De reden hiervoor is dat gedeelde postvakken fungeren als één kalenderprofiel en videoconferenties niet toestaan.
Volg deze stappen om videoconferenties in te stellen met Microsoft Exchange of Office 365 (EWS):
- Ga naar Instellingen en vervolgens naar Integraties > Kalenderintegratie.
- Controleer of de Cronofy-kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken moeten plannen, gesynchroniseerd zijn. Als je een foutmelding ziet dat de synchronisatie is mislukt, raadpleeg dan ons artikel over het oplossen van problemen.
- Volg tot slot de instructies in het gedeelte over gebruikersauthenticatie.
GoTo Meeting instellen
Volg deze stappen om videoconferenties met GoTo Meeting in te stellen:
- Ga naar Instellingen en vervolgens naar Integraties > Kalenderintegratie.
- Controleer of de Cronofy-kalenderintegratie actief is in je Personio-account.
- Controleer of alle medewerkers die sollicitatiegesprekken moeten plannen, gesynchroniseerd zijn. Als je een foutmelding ziet dat de synchronisatie is mislukt, raadpleeg dan ons artikel over het oplossen van problemen.
- Volg tot slot de instructies in het gedeelte over gebruikersauthenticatie.
Gebruikersauthenticatie
Als je de integratie met Microsoft Teams, Zoom of GoTo Meeting hebt ingesteld, is de volgende stap dat je medewerkers de gebruikersverificatie voltooien.
Elke medewerker die videoconferenties host, moet zich verifiëren. Dan kunnen ze de videoconferentie-functie gebruiken. De medewerker voltooit de authenticatie rechtstreeks in zijn of haar Personio-account. Je kunt onderstaand e-mailsjabloon als voorbeeld gebruiken om instructies te sturen naar je medewerkers.
Vraag je medewerkers om de volgende stappen te doorlopen om gebruikersauthenticatie te voltooien:
- Beweeg met de muis over je naam in de linkerbenedenhoek van de zijbalk en selecteer Persoonlijke instellingen.
- Klik aan de linkerkant op Integraties.
- Selecteer de betreffende integratie, bijvoorbeeld Zoom.
- Selecteer Sollicitatiegesprekken koppelen met Cronofy.
- Je ontvangt een e-mail om je e-mailadres voor Cronofy te verifiëren.
- Volg de link in de e-mail. Verifieer met de aanmeldgegevens van je videoconferentieprovider, bijvoorbeeld je Zoom-aanmeldgegevens.
Voorbeeld: e-mailsjabloon voor gebruikersverificatie
Beste collega,
We hebben een nieuwe videoconferentie-functie toegevoegd in ons Personio-account. Met deze functie kun je videoconferentielinks aanmaken bij het plannen van sollicitatiegesprekken met kandidaten. De volgende stap om je Microsoft Teams-/Zoom-/GoTo Meeting-account [verwijder providers waar je niet mee werkt] te koppelen aan Personio.
Volg daarvoor deze stappen [kopieer en plak de instructies die hierboven vindt].