Dit artikel licht toe hoe je Microsoft (MS) Teams integreert in Personio. Eenmaal verbonden, kun je:

• Personio-gerelateerde updates ontvangen in MS Teams. Updates zijn onder andere afwezigheden, verjaardagen, bedrijfsjubilea en nieuwe medewerkers.
• Afwezigheden aanvragen in MS Teams.

Beschikbare functionaliteiten

MS Teams is een samenwerkingstool van Microsoft voor bedrijven en hun medewerkers. Integreer MS Teams met Personio om informatie te delen in Teams-kanalen voor afdelingen, teams en kantoren. Met deze integratie publiceert MS Teams dagelijkse updates over:

• Afwezigheden en terugkeerdata van medewerkers
• verjaardagen
• Bedrijfsjubilea
• nieuwe medewerkers

Een medewerker kan ook afwezigheden aanvragen in MS Teams en daarbij het volgende vermelden:

• type afwezigheid
• duur van de eerste en de laatste dag (volledige of halve dag)
• vervanger tijdens de afwezigheid
• duur van de afwezigheid

De integratie berekent terugkeerdata bij afwezigheid door rekening te houden met werkroosters en feestdagen. Zo kan MS Teams nauwkeurige terugkeerdata tonen.

Opmerking:
Deze integratie ondersteunt geen afwezigheden in uren.

Vereisten voor een geslaagde integratie

Voordat je MS Teams integreert, moet je voor het volgende zorgen:

• Je hebt een beheerdersrol of bewerkingsrechten voor de Marketplace in Personio.

  1. Ga naar Instellingen.

  2. Klik in het gedeelte Medewerkers op Medewerkersrollen.

  3. Selecteer Toegangsrechten.

  4. Ga naar Accountconfiguratie en Marketplace-integratie.

• Je beschikt over een globale beheerdersrol voor Microsoft. De beheerdersrol in MS Teams is niet voldoende. 

• Selecteer het selectievakje Tray.io, Inc. in het tabblad Informatie over gegevensbescherming van je account.

MS Teams verbinden en authenticeren

Stel de MS Teams-integratie in via de Marketplace van Personio met de configuratiewizard. Hiervoor moet je Personio toegang geven tot je MS Teams-werkruimte. Volg deze stappen:

1. Ga naar Marketplace in Personio en zoek naar de MS Teams-integratie.
2. Klik op Verbinding maken om de configuratiewizard te openen.
3. Klik op MS Teams verifiëren.
4. Keer terug naar de configuratiewizard in Personio en ga verder met de volgende stap.

Personio authenticeren

Stap twee vereist dat je MS Teams toegang verleent tot de benodigde Personio-gegevens. Volg deze stappen:

1. Bekijk de voor MS Teams vereiste machtigingen.
2. Klik op Volgende om verder te gaan.

Met Personio kan de MS Teams-integratie de volgende systeemattributen lezen:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Beëindigingsdatum
• Aanstellingsdatum
• Functie
• Status
• Kantoor
• Afdeling
• Team

Teams beheren

Stap drie vereist dat je selecteert voor welke teams je kanalen wilt toewijzen.

1. Selecteer de teams waarvoor je kanalen wilt toewijzen.
2. Optioneel: voeg een nieuw attribuut toe.
3. Ga verder naar de volgende stap.

Kanaalupdates beheren

In de laatste stap moet je de instellingen voor kanaalupdates definiëren. Volg deze stappen:

1. Selecteer onder Taal van updates de taal van de kanaalupdates.
2. Selecteer onder Tijd van update het tijdstip waarop het kanaal wordt bijgewerkt.
   Evenementen die in het weekend plaatsvinden, worden niet naar MS Teams verzonden. 
3. Kies de gebeurtenissen die je in je dagelijkse updatebericht wilt opnemen.
4. Selecteer onder MS Teams-kanaal het relevante kanaal in MS Teams. Om een nieuw attribuut toe te voegen, klik je op Nieuw attribuut toevoegen.
5. Selecteer onder Personio de relevante organisatorische eenheid (bijvoorbeeld de afdeling of het team).
   Bij het toewijzen van attributen kun je in MS Teams zowel een openbaar als een privéteam selecteren. Dagelijkse kanaalupdates kunnen alleen naar een openbaar MS Teams-kanaal gaan.
6. Klik op de knop Voltooien om de MS Teams-integratie te activeren.

Tip:
Je kunt toegewezen attributen bewerken of de integratie deactiveren vanaf de Marketplace. Om te controleren of er problemen zijn met het verzenden van berichten, ga je naar het tabblad Controles.

Afwezigheidsworkflows met MS Teams

Dagelijkse update van Personio in het MS Teams-kanaal

Lees de eerder gemaakte automatische dagelijkse update van Personio in een MS Teams-kanaal. Onder elk onderwerp (bijvoorbeeld Vandaag afwezig) kun je in één oogopslag de samengevatte medewerkersgegevens bekijken.

Een afwezigheid aanvragen met de Personio-app in MS Teams

Een medewerker kan dagelijkse afwezigheden aanvragen met behulp van de Personio-app in MS Teams. De functie ondersteunt alleen afwezigheden voor volledige dagen. Afwezigheidsaanvragen in uren zijn niet beschikbaar. Een volledige dag afwezigheid aanvragen:

1. Klik op de Personio-app in MS Teams. 
2. Typ afwezigheid aanvragen.
3. Vul het formulier in en vermeld het type afwezigheid en de duur.
4. Klik op Volgende stap.
5. Kies indien nodig een vervanger.