In dit artikel lees je hoe je Microsoft (MS) Teams in Personio integreert. Je krijgt een overzicht van de installatievereisten en -instructies voor de integratie met de API voor personeelsgegevens van Personio.
MS Teams integreren met Personio
MS Teams is de samenwerkingstool van Microsoft voor bedrijven en hun medewerkers. De integratie van MS Teams met Personio maakt het mogelijk om relevante informatie over vooraf gedefinieerde teams, afdelingen en kantoren te plaatsen op specifieke MS Teams-kanalen.
Dankzij deze integratie wordt er elke dag een update gepubliceerd in MS Teams over:
- afwezigheden van medewerkers en wanneer de medewerkers weer aan het werk gaan
- verjaardagen
- jubilea in een bedrijf
- nieuwe medewerkers
Een medewerker kan ook rechtstreeks in MS Teams afwezigheden aanvragen en daarbij het volgende vermelden:
- type afwezigheid
- duur van de eerste en de laatste dag (volledige of halve dag)
- vervanger tijdens de afwezigheid
- duur van de afwezigheid
Integratievereisten
Voor een succesvolle integratie is het volgende vereist:
- Een beheerdersrol of bewerkingsrechten voor de Personio Marketplace. Om bewerkingsrechten voor de Personio Marketplace toe te wijzen, ga je naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Toegangsrechten > Accountconfiguratie > Marketplace-integraties.
- Een globale beheerdersrol voor Microsoft. De beheerdersrol in MS Teams is niet voldoende.
Hoe stel ik een integratie in?
Nieuwe API-referenties genereren
Allereerst moet je nieuwe API-referenties voor deze integratie in Personio genereren via Instellingen > INTEGRATIES > API-referenties.
Als je een integratie selecteert in het vervolgkeuzemenu Integratie, dan selecteert het systeem meestal automatisch de systeemattributen die door de integratie gelezen of geschreven moeten worden. Je kunt indien nodig handmatig attributen toevoegen of verwijderen.
Lees voor meer informatie ons Helpcentrum-artikel over het genereren en beheren van API-referenties.
MS Teams vinden in de Personio Marketplace
Volg deze stappen om MS Teams in de Personio Marketplace te vinden:
- Klik in de hoofdnavigatiebalk in Personio op Marketplace.
- De pagina Marketplace wordt weergegeven. Voer 'Microsoft Teams' in in de zoekbalk.
- Je moet de MS Teams-integratie rechtstreeks in Personio implementeren. Klik op de knop Verbinding maken om de integratie te starten.
- De wizard Verbinding maken verschijnt.
Opmerking
Als je de integratie niet kunt vinden in de Marketplace, controleer dan of het vakje Tray.io, Inc. is aangevinkt onder Instellingen > Support > Pakket & Facturatie > Verwerkersovereenkomst.
Personio gebruikt Tray.io als subverwerker om bepaalde integraties mogelijk te maken.Er worden geen gegevens doorgegeven aan Tray.io als je de genoemde integratie niet gebruikt.
Je moet alle vier stappen hieronder doorlopen om de integratie in te stellen.
Stap 1: Microsoft Teams-authenticatie
Laat Personio MS Teams authenticeren en toestemming vragen aan de beheerder of eigenaar van MS Teams.
Stap 2: Personio-authenticatie
Authenticeer Personio door de relevante attributen te whitelisten en de API-referenties in te voeren die je voor deze integratie hebt gegenereerd. In het tabblad Toegang van de API-sectie moet je toestaan dat de volgende attributen gelezen kunnen worden:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
- Beëindigingsdatum
- Aanstellingsdatum
- Functie
- Status
- Kantoor
- Afdeling
- Team
Voer de client-ID en het clientgeheim in die je eerder hebt gegenereerd in de sectie API-referenties en sla de instellingen op.
Stap 3: Teams beheren in MS Teams
Selecteer in het vervolgkeuzemenu Teams selecteren de teams waaraan je kanalen wilt toewijzen. Om een nieuw attribuut toe te voegen, klik je op Nieuw attribuut toevoegen.
Stap 4: Kanaalupdates beheren
Attributen toewijzen
Volg deze stappen om de relevante attributen uit Personio toe te wijzen:
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Taal van updates de taal van de kanaalupdates.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Tijd van update het tijdstip waarop het kanaal wordt bijgewerkt.
- Vink de relevante selectievakjes aan om de gebeurtenissen te kiezen waardoor een update moet worden geactiveerd, bijvoorbeeld een afwezigheid van een medewerker.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu onder MS Teams-kanaal het relevante kanaal. Om een nieuw attribuut toe te voegen, klik je op Nieuw attribuut toevoegen.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Personio de relevante organisatorische eenheid (bijvoorbeeld afdeling of team). Opmerking: bij het toewijzen van attributen kun je in MS Teams zowel een openbaar als een privéteam selecteren. Dagelijkse kanaalupdates moeten naar een openbaar MS Teams-kanaal worden gestuurd.
- Klik op de knop Voltooien om de MS Teams-integratie te activeren.
Tip
Vanuit de Personio Marketplace kun je op elk moment de toegewezen attributen bewerken of de integratie deactiveren.
Lees ons Helpcentrum-artikel Personio Marketplace voor meer informatie over de Personio Marketplace.
Afwezigheidsworkflows met MS Teams
Dagelijkse update van Personio in het MS Teams-kanaal
Lees de eerder gemaakte automatische dagelijkse update van Personio in een MS Teams-kanaal. Onder elk onderwerp (bijvoorbeeld Vandaag afwezig) kunnen in een oogopslag de samengevatte medewerkersgegevens worden bekeken.
Een afwezigheid aanvragen met de Personio-app in MS Teams
Een medewerker kan eenvoudig een afwezigheid aanvragen via de Personio-app in MS Teams door de volgende stappen te volgen:
- Klik op de Personio-app in MS Teams.
- Typ afwezigheid aanvragen.
- Vul het formulier in en vermeld het type afwezigheid en de duur.
- Klik op Volgende stap.
- Kies indien nodig een vervanger.
Meer informatie
Meer informatie over het beheren van afwezigheidsaanvragen in Personio en hoe je dit kunt automatiseren met integraties lees je in ons Helpcentrum-artikel Workflowbeheer voor afwezigheidsaanvragen.